Angajatul mediu francez petrece aproximativ un sfert din săptămână trecând prin sute de e-mailuri pe care le trimit și le primește în fiecare zi.

Cu toate acestea, în ciuda faptului că suntem blocați în căsuța noastră poștală o bună parte a timpului nostru, mulți dintre noi, chiar și cei mai profesioniști încă nu știu să folosească e-mail adecvat.

De fapt, având în vedere volumul mesajelor pe care le citim și le scriem în fiecare zi, suntem mai multe șanse de a face greșeli jenante, care pot avea consecințe grave asupra afacerii.

În acest articol, am definit cele mai esențiale reguli "cybercourt" pe care trebuie să le cunoaștem.

Includeți un subiect clar și direct

Exemplele de subiect bun includ „Data schimbată a întâlnirii”, „Întrebare rapidă despre prezentarea ta” sau „Sugestii pentru propunere”.

Oamenii decid adesea să deschidă un e-mail pe baza liniei de subiect, să aleagă unul care le permite cititorilor să știe că abordezi preocupările lor sau problemele de serviciu.

Utilizați o adresă de e-mail profesională

Dacă lucrați pentru o companie, trebuie să utilizați adresa de e-mail a companiei. Dar dacă utilizați un cont personal de e-mail, indiferent dacă sunteți independent sau doriți să îl utilizați ocazional pentru corespondența de afaceri, ar trebui să fiți atenți când alegeți această adresă.

Ar trebui să aveți întotdeauna o adresă de e-mail care conține numele dvs., astfel încât destinatarul să știe exact cine trimite e-mailul. Nu utilizați niciodată o adresă de e-mail care nu este potrivită pentru muncă.

Gândiți-vă de două ori înainte de a da clic pe „răspundeți la toate”

Nimeni nu vrea să citească e-mailurile a 20 de persoane care nu au nicio legătură cu ele. Ignorarea e-mailurilor poate fi dificilă, deoarece mulți oameni primesc notificări de mesaje noi pe smartphone-ul lor sau mesaje pop-up care distrag atenția pe ecranul computerului. Evitați să faceți clic pe „Răspundeți tuturor”, decât dacă credeți că toată lumea din listă ar trebui să primească e-mailul.

Includeți un bloc de semnătură

Oferă cititorului informații despre tine. De obicei, includeți numele dvs. complet, titlul, numele companiei și informațiile de contact, inclusiv un număr de telefon. Puteți adăuga și un pic de reclamă pentru dvs., dar nu exagerați cu proverbe sau ilustrații.

Utilizați același font, dimensiune și culoare ca și restul e-mailului.

Folosește salutări profesionale

Nu folosiți expresii ocazionale, colocviale, cum ar fi „Bună ziua”, „Bună!” sau „Ce mai faci?”.

Natura relaxată a scrierilor noastre nu ar trebui să afecteze salutul într-un e-mail. "Salut!" Este un salut foarte informal și, în general, nu ar trebui să fie folosit într-o situație de lucru. Utilizați în schimb "Buna ziua" sau "Buna seara".

Folosiți cu moderație punctele de exclamare

Dacă alegeți să utilizați un semn de exclamare, utilizați doar unul pentru a vă exprima entuziasmul.

Oamenii se lasă duși uneori și pun o serie de semne de exclamare la sfârșitul propozițiilor lor. Rezultatul poate părea prea emoțional sau imatur, punctele de exclamare trebuie folosite cu moderație în scris.

Fii atent cu umorul

Umorul se poate pierde cu ușurință în traducere fără tonul sau expresiile faciale corecte. Într-o conversație de afaceri, umorul este cel mai bine lăsat în afara e-mailurilor, dacă nu cunoști bine destinatarul. De asemenea, ceva ce crezi că este amuzant ar putea să nu fie pentru altcineva.

Aflați că oamenii din diferite culturi vorbesc și scriu diferit

Comunicarea greșită poate apărea cu ușurință din cauza diferențelor culturale, în special în forma scrisă, atunci când nu ne putem vedea limbajul corpului celuilalt. Adaptați-vă mesajul la mediul cultural sau la nivelul de cunoștințe al destinatarului.

Este bine să rețineți că culturile extrem de contextuale (japoneze, arabe sau chineze) vor să te cunoască înainte de a face afaceri cu tine. În consecință, este posibil ca angajații din aceste țări să fie mai obișnuiți în scrierea lor. Pe de altă parte, oamenii din culturile cu context redus (germană, americană sau scandinavă) preferă să meargă foarte repede.

Răspundeți la e-mailurile dvs., chiar dacă e-mailul nu v-a fost destinat

Este dificil să răspunzi la toate e-mailurile trimise, dar ar trebui să încerci. Acestea includ cazurile în care e-mailul v-a fost trimis accidental, mai ales dacă expeditorul așteaptă un răspuns. Un răspuns nu este necesar, dar este o bună etichetă prin e-mail, mai ales dacă acea persoană lucrează în aceeași companie sau industrie ca tine.

Iată un exemplu de răspuns: „Știu că ești foarte ocupat, dar nu cred că ai vrut să-mi trimiți acest e-mail. Și am vrut să te anunț ca să-l poți trimite persoanei potrivite. »

Examinați fiecare mesaj

Greselile tale nu va trece neobservat de destinatarii e-mailului dvs. Și, în funcție de destinatar, puteți fi judecat pentru acest lucru.

Nu te baza pe verificatorii ortografic. Citiți și recitiți e-mailul de mai multe ori, de preferință cu voce tare, înainte de a-l trimite.

Adăugați ultima adresă de e-mail

Evitați să trimiteți accidental un e-mail înainte de a termina de compus și de corectat mesajul. Chiar și atunci când răspundeți la un mesaj, este o idee bună să eliminați adresa destinatarului și să o introduceți numai atunci când sunteți sigur că mesajul este gata de trimis.

Verificați dacă ați selectat destinatarul corect

Trebuie să fii foarte atent când introduci un nume din agenda ta pe linia „Către” a e-mailului. Este ușor să selectați numele greșit, ceea ce poate fi jenant pentru dvs. și pentru persoana care primește e-mailul din greșeală.

Folosiți fonturi clasice

Pentru corespondența profesională, păstrați întotdeauna fonturile, culorile și dimensiunile standard.

Regula principală: e-mailurile dvs. ar trebui să fie ușor de citit de alte persoane.

Ca regulă generală, cel mai bine este să utilizați un tip de 10 sau 12 puncte și un tip de literă ușor de citit, cum ar fi Arial, Calibri sau Times New Roman. Când vine vorba de culoare, negrul este cea mai sigură alegere.

Fii atent la tonul tău

La fel cum glumele se pierd în traducere, mesajul dvs. poate fi repede interpretat greșit. Amintiți-vă că intervievatorul dvs. nu are semnale vocale și expresii faciale pe care le-ar primi într-o discuție unu-la-unu.

Pentru a evita orice neînțelegere, vă recomandăm să citiți cu voce tare mesajul înainte de a da clic pe Trimitere. Dacă vi se pare greu, le va fi greu cititorului.

Pentru cele mai bune rezultate, evitați să folosiți cuvinte total negative („eșec”, „rău” sau „trecut cu vederea”) și spuneți întotdeauna „vă rog” și „mulțumesc”.