Pochopte dôležitosť spravovania neaktívneho účtu Gmail
Správa našich online účtov sa stala neoddeliteľnou súčasťou nášho každodenného života. Medzi týmito účtami vyniká Gmail ako jedna zo služieb najobľúbenejší poslovia a najpoužívanejšie. Čo sa však stane, keď prestaneme používať účet Gmail?
Je dôležité poznamenať, že aj keď je účet Gmail neaktívny, naďalej dostáva e-maily. To môže spôsobiť problémy, pretože vaši partneri nemusia vedieť, že e-mailová adresa, na ktorú píšu, už nie je konzultovaná. Našťastie spoločnosť Google poskytla riešenie: automatickú odpoveď pre neaktívne účty.
Od 1. júna 2021 spoločnosť Google zaviedla zásadu, že údaje z neaktívnych účtov, ktoré majú úložný priestor, môžu byť odstránené, ak sa do účtu Gmail počas 24 mesiacov neprihlásite. Váš účet však nebude vymazaný a zostane funkčný, pokiaľ sa nerozhodnete inak.
Je tiež možné skrátiť čas, od ktorého by mal byť váš účet Gmail považovaný za neaktívny. Na aktiváciu automatickej odpovede nemusíte čakať 2 roky. Nastavenia umožňujú nastaviť nečinnosť na 3 mesiace, 6 mesiacov, 12 mesiacov alebo 18 mesiacov. Automatickú odpoveď aktivujete aj od neaktívneho správcu účtu.
Ako nastaviť účet Gmail na neaktívny a povoliť automatickú odpoveď
Je dôležité pochopiť, kedy a ako sa účet Gmail považuje za neaktívny. Od 1. júna 2021 spoločnosť Google zaviedla politiku odstraňovania údajov z neaktívnych účtov, ktoré majú úložný priestor. Ak sa neprihlásite do svojho účtu Gmail po dobu 24 mesiacov, spoločnosť Google bude považovať účet za neaktívny a môže uložené údaje vymazať. Google však neodstráni váš účet, aj keď sa vaša e-mailová adresa nepoužíva dlhšie ako 2 roky. Váš účet Gmail zostane vždy v prevádzke, pokiaľ sa nerozhodnete inak.
V nastaveniach vášho účtu Google je možnosť požiadať o automatické vymazanie vašej adresy Gmail po zvolenom období nečinnosti. Môžete sa tiež rozhodnúť skrátiť čas, po ktorom by mal byť váš účet Gmail považovaný za neaktívny. Na aktiváciu odoslania automatickej odpovede nie je potrebné čakať 2 roky. Nastavenia umožňujú nastaviť nečinnosť na 3 mesiace, 6 mesiacov, 12 mesiacov alebo 18 mesiacov. Automatickú odpoveď aktivujete aj od neaktívneho správcu účtu.
Ak chcete povoliť automatickú odpoveď, keď niekto napíše e-mail na váš neaktívny účet Gmail, musíte najskôr nastaviť časové obdobie, po ktorom sa má váš účet považovať za neaktívny. Tu sú rôzne kroky, ktoré treba dodržať:
- Prejdite na správcu neaktívneho účtu.
- Definujte trvanie, od ktorého by mal byť váš účet považovaný za neaktívny.
- Uveďte kontaktné telefónne číslo a e-mailovú adresu (keď príde čas, dostanete upozornenia, že účet sa stáva neaktívnym).
- Kliknutím na Ďalej nakonfigurujete odosielanie automatického e-mailu po definovaní doby nečinnosti v správcovi neaktívnych účtov.
- Vyberte predmet a napíšte správu, ktorá bude odoslaná.
Tieto kroky vám umožnia nastaviť automatické správy v prípade nečinnosti. Na tej istej stránke môžete uviesť kontaktné údaje ľudí, ktorí potom môžu prevziať váš účet v prípade nečinnosti. Nasledujúca stránka vám umožňuje vybrať si, či chcete alebo nechcete, aby bol váš účet vymazaný po nastavenom čase nečinnosti.
Svoje nastavenia môžete kedykoľvek zmeniť tak, že prejdete do časti Správa účtu Google > Údaje a súkromie > Naplánujte si historické dedičstvo.
Výhody a nevýhody povolenia automatickej odpovede na neaktívnom účte Gmail
Aktivácia automatickej odpovede na neaktívnom účte Gmail môže byť praktickým riešením, ako informovať svojich korešpondentov, že tento účet už nekontrolujete. Táto funkcia má však výhody aj nevýhody.
Medzi výhody patrí, že sa vyhnete akémukoľvek zmätku alebo frustrácii na strane vašich korešpondentov. Nebudú sedieť a čakať na odpoveď, ktorá nikdy nepríde. Navyše vám môže pomôcť udržať si profesionálny imidž, aj keď už tento účet nekontrolujete.
Treba však zvážiť aj nevýhody. Povolenie automatickej odpovede môže napríklad povzbudiť spamerov, aby posielali viac správ na váš účet s vedomím, že dostanú odpoveď. Ak na tento účet dostávate dôležité e-maily, môžu vám chýbať, ak už účet nekontrolujete.
