Neprehliadnite dôležitosť profesionálnych podpisov
Bežná chyba pri používaní Gmail pre firmy je prehliadať dôležitosť profesionálneho podpisu. Dobre navrhnutý a úplný podpis môže posilniť vašu dôveryhodnosť u vašich partnerov a prispieť k lepšiemu obrazu vašej spoločnosti.
Ak chcete vytvoriť profesionálny podpis, nezabudnite uviesť svoje meno a priezvisko, pozíciu, názov spoločnosti, kontaktné údaje (telefón, e-mail) a prípadne odkaz na váš profil na LinkedIn. Na posilnenie vizuálnej identity vašej spoločnosti je možné pridať aj grafický nádych, napríklad logo.
Nezabudnite si tiež prispôsobiť svoj podpis tak, aby vyhovoval vašim príjemcom. Ak si napríklad vymieňate e-maily s medzinárodnými zákazníkmi, môžete pridať anglickú verziu svojho podpisu, aby ste uľahčili komunikáciu a predišli nedorozumeniam.
Vyhnite sa príliš dlhým e-mailom a objemným prílohám
Ďalšou častou chybou pri používaní Gmailu na podnikanie je odosielanie príliš dlhých e-mailov alebo veľkých príloh. To môže nielen odradiť vašich partnerov od čítania vašich správ, ale aj zahltiť ich doručenú poštu a spotrebovať úložný priestor.
Aby ste tomu zabránili, snažte sa zachovať vaše stručné a štruktúrované e-maily pomocou krátkych odsekov a jasných nadpisov. Ak potrebujete zdieľať veľké súbory, použite nástroje ako Disk Google alebo Dropbox na prepojenie s vašimi dokumentmi namiesto toho, aby ste ich pripájali priamo k svojim e-mailom.
Nakoniec nezabudnite súbory pred odoslaním skomprimovať, najmä ak obsahujú obrázky alebo videá. Zmenšíte tak ich veľkosť a uľahčíte ich sťahovanie pre vašich príjemcov.
Venujte pozornosť súkromiu a bezpečnosti vašich e-mailov
Bezpečnosť a dôvernosť sú v profesionálnom svete nevyhnutné. Chyba v službe Gmail v podnikaní môže mať vážne následky na vašu kariéru a reputáciu vašej spoločnosti. Ak sa chcete týmto problémom vyhnúť, postupujte podľa týchto základných tipov zaručiť bezpečnosť vašej komunikácie e-mailom:
- Pre svoj účet Gmail vždy používajte silné a jedinečné heslá. Pravidelne ich meňte a nepoužívajte rovnaké heslo pre rôzne online služby.
- Povoľte dvojfaktorové overenie (2FA), aby ste zvýšili bezpečnosť svojho účtu. Tým sa pridá ďalšia vrstva ochrany tým, že sa pri prihlásení bude vyžadovať zaslanie overovacieho kódu na váš telefón.
- Dávajte si pozor na phishingové e-maily a pokusy o podvod. Neklikajte na podozrivé odkazy a nikdy neposkytujte svoje osobné alebo obchodné informácie prostredníctvom e-mailu.
- Na odoslanie použite funkciu „Dôverný režim“ služby Gmail citlivé e-maily. To vám umožní nastaviť dátum vypršania platnosti vašich správ a chrániť ich heslom.
Dodržiavaním týchto tipov sa vyhnete bežným chybám s Gmailom v podnikaní a zaistíte si profesionálny úspech.
