மின்னஞ்சல்களை அனுப்பும் கலையில் தேர்ச்சி பெறுங்கள்
இன்றைய வணிக உலகில், மின்னஞ்சல் மூலம் தொடர்பு தவிர்க்க முடியாததாகிவிட்டது. ஜிமெயில், ஒரு முக்கிய அங்கமாக கூகிள் பணியிடம், இந்த தகவல்தொடர்புக்கு மிகவும் பயன்படுத்தப்படும் கருவிகளில் ஒன்றாகும். ஒரு நிறுவனத்தில் புதிதாக நுழைந்து, ஜிமெயில் கணக்கை ஐடி மூலம் நிறுவிய பயனருக்கு, மின்னஞ்சல்களை அனுப்புவதற்கான அடிப்படைகளைப் புரிந்துகொள்வது அவசியம்.
மின்னஞ்சலை உருவாக்கும் போது, பெறுநரின் மின்னஞ்சல் முகவரியை உள்ளிடுவது முதல் படியாகும். தவறான புரிதல்கள் அல்லது தாமதங்களைத் தவிர்க்க, இந்த முகவரி சரியானது என்பதை உறுதிப்படுத்துவது முக்கியம். அடுத்து, பொருள் வரியை எழுதுவது பெரும்பாலும் கவனிக்கப்படாத ஒரு படியாகும், ஆனால் அது மிக முக்கியமானது. தெளிவான மற்றும் துல்லியமான தலைப்பு வரியானது பெறுநருக்கு அது என்ன என்பதை உடனடியாகத் தெரியப்படுத்துகிறது, இது மின்னஞ்சல்களை நிர்வகிப்பது மற்றும் முன்னுரிமை அளிப்பதை எளிதாக்குகிறது.
மின்னஞ்சலின் உடலை எழுதுவதற்கும் சிறப்பு கவனம் தேவை. ஒரு தொழில்முறை சூழலில், சுருக்கமாகவும், தெளிவாகவும், மரியாதையுடனும் இருப்பது முக்கியம். பெறுநர் புரிந்துகொள்வார் என்று நீங்கள் உறுதியாக நம்பாத வரை, வாசகங்களைத் தவிர்க்க பரிந்துரைக்கப்படுகிறது. இறுதியாக, "அனுப்பு" பொத்தானை அழுத்துவதற்கு முன், உங்கள் மின்னஞ்சலில் பிழைகள் இல்லை என்பதையும், அது விரும்பிய செய்தியை திறம்பட தெரிவிக்கிறது என்பதையும் உறுதிப்படுத்த, அதைச் சரிபார்ப்பது எப்போதும் நல்லது.
மின்னஞ்சல்களைப் பெறுதல்: வரிசைப்படுத்துதல் மற்றும் மேலாண்மை
மின்னஞ்சல்களைப் பெறுவது பெரும்பாலான தொழில் வல்லுநர்களின் தினசரிச் செயலாகும். ஜிமெயில் மூலம், மின்னஞ்சல்களைப் பெறுவது எளிமைப்படுத்தப்பட்டுள்ளது, ஆனால் இந்தச் செய்திகளை எவ்வாறு திறம்பட நிர்வகிப்பது என்பதை அறிவது உங்கள் நேரத்தையும் உற்பத்தித்திறனையும் அதிகரிப்பதற்கு முக்கியமாகும்.
நீங்கள் ஜிமெயிலைத் திறக்கும்போது, முதலில் பார்ப்பது உங்கள் இன்பாக்ஸைத்தான். இதில் படிக்காத மற்றும் சமீபத்திய மின்னஞ்சல்கள் அனைத்தும் உள்ளன. படிக்காத மின்னஞ்சலானது தடிமனாகத் தோன்றும், இது மற்றவர்களிடமிருந்து வேறுபடுத்துவதை எளிதாக்குகிறது. மின்னஞ்சலைக் கிளிக் செய்வதன் மூலம், அதை விரிவாகப் படிக்கலாம்.
Gmail தானாகவே மின்னஞ்சல்களை "முதன்மை", "விளம்பரங்கள்" அல்லது "அறிவிப்புகள்" போன்ற பல்வேறு வகைகளாக வகைப்படுத்துகிறது என்பதைக் கவனத்தில் கொள்ள வேண்டும். இந்த வகைப்பாடு முக்கியமான மின்னஞ்சல்களை குறைந்த முன்னுரிமையில் இருந்து பிரிக்க உதவுகிறது. மின்னஞ்சல் தவறாக வகைப்படுத்தப்பட்டால், அதை விரும்பிய வகைக்கு இழுப்பதன் மூலம் அதை நகர்த்தலாம்.
பெறப்பட்ட மின்னஞ்சல்களை நிர்வகிப்பதற்கான மற்றொரு முக்கிய அம்சம் லேபிள்களைப் பயன்படுத்துவதாகும். திட்டம், கிளையன்ட் அல்லது உங்களுக்கு தொடர்புடைய வேறு எந்த அளவுகோல் மூலம் மின்னஞ்சல்களை வகைப்படுத்த அவை உங்களை அனுமதிக்கின்றன. எடுத்துக்காட்டாக, நீங்கள் ஒரு குறிப்பிட்ட திட்டத்தில் பணிபுரிகிறீர்கள் என்றால், திட்டத்தின் பெயருடன் ஒரு லேபிளை உருவாக்கி, அந்தத் திட்டத்துடன் தொடர்புடைய அனைத்து மின்னஞ்சல்களுக்கும் அந்த லேபிளை ஒதுக்கலாம்.
இறுதியாக, உங்கள் இன்பாக்ஸை ஒழுங்கமைப்பது முக்கியம். மின்னஞ்சலைத் தவறாமல் நீக்கவும் அல்லது காப்பகப்படுத்தவும், இனி தகவல் சுமைகளைத் தவிர்க்கவும், எதிர்காலத்தில் குறிப்பிட்ட மின்னஞ்சல்களைக் கண்டறிவதை எளிதாக்கவும் தேவையில்லை.
மின்னஞ்சல்களுக்கு பதிலளிப்பது: செயல்திறன் மற்றும் தொழில்முறை
மின்னஞ்சலுக்குப் பதிலளிப்பது இன்றைய தொழில்முறை உலகில் இன்றியமையாத திறமையாகும். ஒரு விரைவான மற்றும் நன்கு வடிவமைக்கப்பட்ட பதிலளிப்பானது, கைப்பற்றப்பட்ட வாய்ப்பிற்கும் தவறவிட்ட வாய்ப்பிற்கும் உள்ள வித்தியாசமாக இருக்கலாம். ஜிமெயில், ஒரு முக்கிய தகவல் தொடர்பு கருவியாக, இந்த பணியை எளிதாக்க பல அம்சங்களை வழங்குகிறது.
பதில் தேவைப்படும் மின்னஞ்சலைப் பெறும்போது, நியாயமான நேரத்திற்குள் அதைச் செய்வது நல்லது. இது உங்கள் தொழில்முறை மற்றும் உங்கள் உரையாசிரியர்களுக்கான உங்கள் அர்ப்பணிப்பை நிரூபிக்கிறது. ஜிமெயில் விரைவான பதில் அம்சத்தை வழங்குகிறது, இது பெறப்பட்ட மின்னஞ்சலின் உள்ளடக்கத்தின் அடிப்படையில் தானியங்கி பதில்களை பரிந்துரைக்கிறது. எளிமையானது என்றாலும், சூழ்நிலைக்கு ஏற்றவாறு இந்தப் பதில்களைத் தனிப்பயனாக்குவது எப்போதும் நல்லது.
வடிவமைப்பதும் முக்கியமானது. உங்கள் உரையை வளப்படுத்த, இணைப்புகளைச் செருக அல்லது இணைப்புகளைச் சேர்க்க ஜிமெயில் வடிவமைப்பு கருவிப்பட்டியை வழங்குகிறது. நீண்ட உரைத் தொகுதிகளைத் தவிர்த்து, உங்கள் செய்தி தெளிவாகவும் கட்டமைக்கப்பட்டதாகவும் இருப்பதை உறுதிசெய்யவும். எளிதாக படிக்க சிறிய பத்திகள் மற்றும் எளிய வாக்கியங்களைப் பயன்படுத்தவும்.
இறுதியாக, உங்கள் பதிலை அனுப்பும் முன், எழுத்துப்பிழை அல்லது இலக்கணப் பிழைகளைத் தவிர்க்க எப்போதும் சரிபார்த்துக் கொள்ளவும். ஜிமெயிலில் உள்ளமைக்கப்பட்ட எழுத்துப்பிழை சரிபார்ப்பு உள்ளது, அது தவறாக எழுதப்பட்ட வார்த்தைகளை அடிக்கோடிட்டுக் காட்டுகிறது. நன்கு எழுதப்பட்ட பதில் உங்கள் தொழில்முறையை பிரதிபலிக்கிறது மற்றும் உங்கள் உரையாசிரியர்களின் நம்பிக்கையை உருவாக்குகிறது.
ஜிமெயில் மூலம் மின்னஞ்சல்களுக்குப் பதிலளிப்பதில் தேர்ச்சி பெறுவதன் மூலம், உங்கள் வணிகத் தகவல்தொடர்புகளை மேம்படுத்தி, உங்கள் பணி உறவுகளை பலப்படுத்துவீர்கள்.
