ระบุโมเดลมาตรฐานที่ปรับให้เหมาะกับวัตถุประสงค์ของคุณ
มีเทมเพลตรายงานอีเมลมาตรฐานต่างๆ ที่ใช้ในธุรกิจ การเลือกรูปแบบที่เหมาะสมตามวัตถุประสงค์ของรายงานเป็นสิ่งสำคัญในการถ่ายทอดข้อความของคุณอย่างชัดเจนและมีประสิทธิภาพ
สำหรับรายงานการตรวจสอบปกติ เช่น รายงานรายสัปดาห์หรือรายเดือน เลือกใช้โครงสร้างตารางที่มีตัวเลขหลัก (ยอดขาย การผลิต ฯลฯ)
สำหรับคำของบประมาณหรือทรัพยากร ให้เขียนไฟล์ที่มีโครงสร้างเป็นส่วนๆ โดยมีบทนำ ความต้องการโดยละเอียด ข้อโต้แย้ง และบทสรุป
ในสถานการณ์วิกฤตที่ต้องการการตอบสนองอย่างเร่งด่วน ให้วางเดิมพันในรูปแบบที่ตรงไปตรงมาและทรงพลังโดยระบุปัญหา ผลที่ตามมา และการดำเนินการในประโยคสั้นๆ สองสามประโยคที่น่าตกใจ
ไม่ว่าจะเป็นรุ่นใดก็ตาม ให้ดูแลการจัดรูปแบบด้วยชื่อเรื่อง หัวข้อย่อย ตาราง เพื่ออำนวยความสะดวกในการอ่าน ตัวอย่างที่ชัดเจนด้านล่างนี้จะช่วยคุณเลือกรูปแบบที่ดีที่สุดสำหรับแต่ละสถานการณ์สำหรับรายงานทางอีเมลแบบมืออาชีพและมีประสิทธิภาพ
รายงานการติดตามผลอย่างสม่ำเสมอในรูปแบบตาราง
รายงานการตรวจสอบปกติ เช่น รายเดือนหรือรายสัปดาห์ จำเป็นต้องมีโครงสร้างที่ชัดเจนและสังเคราะห์โดยเน้นข้อมูลหลัก
รูปแบบในตารางทำให้สามารถนำเสนอตัวบ่งชี้ที่สำคัญ (ยอดขาย การผลิต อัตรา Conversion ฯลฯ) ในลักษณะที่เป็นระเบียบและอ่านง่ายได้ภายในเวลาไม่กี่วินาที
ตั้งชื่อตารางของคุณให้ถูกต้อง เช่น “วิวัฒนาการของยอดขายออนไลน์ (ผลประกอบการรายเดือน 2022)” อย่าลืมพูดถึงหน่วย
คุณสามารถรวมองค์ประกอบภาพ เช่น กราฟิก เพื่อเน้นย้ำข้อความ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลถูกต้องและการคำนวณถูกต้อง
มาพร้อมกับตารางหรือกราฟแต่ละรายการพร้อมคำอธิบายสั้น ๆ ที่วิเคราะห์แนวโน้มและข้อสรุปที่สำคัญใน 2-3 ประโยค
รูปแบบตารางทำให้ผู้รับของคุณสามารถอ่านข้อมูลสำคัญได้อย่างรวดเร็ว เหมาะอย่างยิ่งสำหรับรายงานการตรวจสอบปกติที่ต้องการการนำเสนอข้อมูลสำคัญโดยสรุป
อีเมลที่มีผลกระทบในกรณีที่เกิดวิกฤต
ในสถานการณ์ฉุกเฉินที่ต้องการการตอบสนองอย่างรวดเร็ว ให้เลือกรายงานในรูปแบบประโยคสั้นกระชับ
ประกาศปัญหาตั้งแต่ต้น: “เซิร์ฟเวอร์ของเราหยุดทำงานหลังจากการโจมตี เรากำลังออฟไลน์” จากนั้นให้รายละเอียดผลกระทบ: มูลค่าการซื้อขายที่หายไป ลูกค้าที่ได้รับผลกระทบ ฯลฯ
จากนั้นระบุการดำเนินการเพื่อจำกัดความเสียหายและสิ่งที่ต้องดำเนินการทันที ทิ้งท้ายด้วยคำถามหรือคำขอเร่งด่วน: “เราสามารถพึ่งพาทรัพยากรเพิ่มเติมเพื่อคืนค่าบริการภายใน 48 ชั่วโมงได้หรือไม่”
ในภาวะวิกฤต สิ่งสำคัญคือการแจ้งอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับความยากลำบาก ผลที่ตามมา และคำตอบในประโยคสั้นๆ ไม่กี่ประโยค ข้อความของคุณต้องสั้นและกระชับ รูปแบบที่เจาะจะมีประสิทธิภาพมากที่สุดสำหรับรายงานทางอีเมลฉุกเฉินประเภทนี้
ตัวอย่างที่ XNUMX: รายงานการขายรายเดือนโดยละเอียด
โปรดดูรายงานโดยละเอียดเกี่ยวกับการขายประจำเดือนมีนาคมของเราด้านล่าง:
- ขายของในห้าง
ยอดขายในร้านลดลง 5% จากเดือนที่แล้วเหลือ 1 ยูโร นี่คือวิวัฒนาการตามแผนก:
- เครื่องใช้ในครัวเรือน: มูลค่าการซื้อขาย 550 ยูโร คงที่
- แผนก DIY: มูลค่าการซื้อขาย €350 ลดลง 000%
- ส่วนสวน: มูลค่าการซื้อขาย 300 ยูโร ลดลง 000%
- แผนกครัว: มูลค่าการซื้อขาย 50 ยูโร เพิ่มขึ้น 000%
การลดลงของแผนกสวนอธิบายได้จากสภาพอากาศที่ไม่เอื้ออำนวยในเดือนนี้ สังเกตการเติบโตที่น่ายินดีในแผนกครัว
- Ventes en Ligne
ยอดขายบนเว็บไซต์ของเราคงที่ที่ €900 ส่วนแบ่งของมือถือเพิ่มขึ้นเป็น 000% ของยอดขายออนไลน์ ยอดขายเฟอร์นิเจอร์และของตกแต่งเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วด้วยคอลเลกชั่นฤดูใบไม้ผลิใหม่ของเรา
- การดำเนินการทางการตลาด
แคมเปญอีเมลสำหรับวันคุณยายของเราสร้างรายได้เพิ่มขึ้น €20 ในแผนกครัว
การดำเนินงานของเราบนโซเชียลเน็ตเวิร์กเกี่ยวกับการออกแบบภายในยังช่วยเพิ่มยอดขายในส่วนนี้อีกด้วย
- สรุป
แม้จะมีร้านค้าลดลงเล็กน้อย แต่ยอดขายของเรายังคงแข็งแกร่ง โดยได้แรงหนุนจากอีคอมเมิร์ซและการดำเนินการทางการตลาดที่ตรงเป้าหมาย เราต้องพยายามต่อไปในการตกแต่งและเฟอร์นิเจอร์เพื่อชดเชยแผนกสวนที่ลดลงตามฤดูกาล
ฉันพร้อมชี้แจงให้คุณทราบ
ขอแสดงความนับถือ
Jean Dupont ผู้ขายภาคตะวันออก
ตัวอย่างที่สอง: คำของบประมาณเพิ่มเติมสำหรับการเปิดตัวสายผลิตภัณฑ์ใหม่
ฉันรู้สึกเป็นเกียรติที่ได้ของบประมาณเพิ่มเติมจากคุณ ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการเปิดตัวกลุ่มผลิตภัณฑ์ใหม่ของเราซึ่งมีกำหนดในเดือนมิถุนายน 2024
โครงการเชิงกลยุทธ์นี้มีเป้าหมายเพื่อขยายข้อเสนอของเราไปยังกลุ่มผลิตภัณฑ์ออร์แกนิกที่เติบโตอย่างรวดเร็ว ซึ่งมีความต้องการเพิ่มขึ้น 20% ต่อปี โดยเสนอข้อมูลอ้างอิงเพิ่มเติม 15 รายการ
เพื่อรับประกันความสำเร็จของการเปิดตัวนี้ จำเป็นต้องระดมทรัพยากรเพิ่มเติม นี่คือข้อเสนอเชิงตัวเลขของฉัน:
- การเสริมทีมชั่วคราว:
- การรับสมัครนักพัฒนาเต็มเวลา 2 คนในระยะเวลา 6 เดือนเพื่อสรุปบรรจุภัณฑ์และเอกสารทางเทคนิค (ราคา: 12000 ยูโร)
- การสนับสนุนหน่วยงานการตลาดดิจิทัลเป็นเวลา 3 เดือนสำหรับแคมเปญบนเว็บ (8000 €)
- แคมเปญการตลาด :
- งบประมาณด้านสื่อเพื่อสนับสนุนสิ่งพิมพ์ของเราบนโซเชียลเน็ตเวิร์ก (5000€)
- การสร้างและการส่งอีเมล: การออกแบบกราฟิก ค่าจัดส่งสำหรับ 3 แคมเปญ (7000 €)
- การทดสอบผู้บริโภค:
- การจัดระเบียบแผงผู้บริโภคเพื่อรวบรวมความคิดเห็นเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ (4000 €)
นั่นคือทั้งหมด €36 เพื่อปรับใช้ทรัพยากรบุคคลและการตลาดที่จำเป็นสำหรับความสำเร็จของการเปิดตัวเชิงกลยุทธ์นี้
ฉันพร้อมที่จะหารือเกี่ยวกับเรื่องนี้ในการประชุมครั้งต่อไปของเรา
รอการกลับมาของคุณ
Cordialement,
ฌอง ดูปองต์
ผู้จัดการโครงการ
ตัวอย่างที่สาม: รายงานกิจกรรมประจำเดือนของฝ่ายขาย
โปรดดูรายงานกิจกรรมของฝ่ายขายประจำเดือนมีนาคมด้านล่าง:
- การเยี่ยมชมผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า: ตัวแทนฝ่ายขายของเราติดต่อผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า 25 รายที่ระบุในแฟ้มลูกค้าของเรา 12 นัดได้รับการแก้ไขแล้ว
- ข้อเสนอที่ส่ง: เราได้ส่งข้อเสนอเชิงพาณิชย์ 10 รายการสำหรับผลิตภัณฑ์หลักจากแค็ตตาล็อกของเรา ซึ่ง 3 รายการได้รับการแปลงแล้ว
- งานแสดงสินค้า: จุดยืนของเราที่งาน Expopharm ดึงดูดผู้ติดต่อประมาณ 200 ราย เราได้แปลง 15 รายการเป็นการนัดหมายในอนาคต
- การฝึกอบรม: Lena ผู้ทำงานร่วมกันคนใหม่ของเราได้ติดตามการฝึกอบรมภาคสนามกับ Marc หนึ่งสัปดาห์เพื่อทำความคุ้นเคยกับผลิตภัณฑ์และช่องทางการขายของเรา
- วัตถุประสงค์: บรรลุวัตถุประสงค์เชิงพาณิชย์ของเราในการทำสัญญาใหม่ 20 ฉบับในหนึ่งเดือน มูลค่าการซื้อขายสร้างจำนวนเงินถึง 30 ยูโร
เรากำลังพยายามอย่างต่อเนื่องในการพัฒนารายชื่อลูกค้าของเรา อย่าลังเลที่จะส่งคำแนะนำของคุณมาให้ฉัน
ขอแสดงความนับถือ
ฌอง ดูปองต์ ผู้จัดการฝ่ายขาย
ตัวอย่างที่สี่: รายงานกิจกรรมรายสัปดาห์โดยละเอียด – ซูเปอร์มาร์เก็ตเบเกอรี่
โปรดดูรายงานกิจกรรมโดยละเอียดของร้านเบเกอรี่ของเราสำหรับสัปดาห์วันที่ 1-7 มีนาคมด้านล่าง:
การผลิต:
- เราผลิตขนมปังบาแกตต์แบบดั้งเดิมโดยเฉลี่ย 350 ชิ้นต่อวัน รวมเป็น 2100 ชิ้นในหนึ่งสัปดาห์
- ปริมาณโดยรวมเพิ่มขึ้น 5% ต้องขอบคุณเตาอบใหม่ของเรา ซึ่งช่วยให้เราตอบสนองความต้องการที่เพิ่มขึ้นได้
- ความหลากหลายของขนมปังชนิดพิเศษของเรา (ขนมปังชนบท โฮลมีล ซีเรียล) กำลังส่งผล เราอบ 750 สัปดาห์นี้
ระบาย :
- มูลค่าการซื้อขายโดยรวมคือ 2500 ยูโร ซึ่งคงที่เมื่อเทียบกับสัปดาห์ที่แล้ว
- ขนมอบเวียนนายังคงขายดีที่สุดของเรา (680 ยูโร) ตามด้วยสูตรอาหารกลางวัน (550 ยูโร) และขนมปังแบบดั้งเดิม (430 ยูโร)
- ยอดขายในเช้าวันอาทิตย์แข็งแกร่งเป็นพิเศษ (มูลค่าการซื้อขาย 1200 ยูโร) เนื่องจากข้อเสนอพิเศษสำหรับบรันช์
จัดหา :
- การรับแป้ง 50 กก. และเนย 25 กก. หุ้นมีเพียงพอ
- กำลังคิดว่าจะสั่งไข่และยีสต์สำหรับสัปดาห์หน้า
พนักงาน:
- จูลี่จะพักร้อนในสัปดาห์หน้า ฉันจะจัดตารางใหม่
- ขอบคุณบาสเตียนที่ให้ขายล่วงเวลา
ปัญหา:
- กลไกเหรียญพังเมื่อเช้าวันอังคาร ช่างไฟฟ้าซ่อมตอนกลางวัน
ขอแสดงความนับถือ
ฌอง ดูปองต์ ผู้จัดการ
ตัวอย่างที่ห้า: ปัญหาเร่งด่วน – ซอฟต์แวร์บัญชีทำงานผิดปกติ
เช้านี้ ซอฟต์แวร์บัญชีของเรามีข้อบกพร่องที่ขัดขวางการป้อนใบแจ้งหนี้และการตรวจสอบบัญชีแยกประเภททั่วไป
ผู้ให้บริการด้านไอทีของเราที่ฉันติดต่อไปยืนยันว่าการอัปเดตล่าสุดเป็นปัญหา พวกเขากำลังดำเนินการแก้ไข
ในระหว่างนี้ เป็นไปไม่ได้ที่เราจะบันทึกธุรกรรมและการตรวจสอบเงินสดหยุดชะงัก เราเสี่ยงที่จะตามหลังอย่างรวดเร็ว
ในการแก้ไขปัญหาชั่วคราว:
- จดใบแจ้งหนี้/ค่าใช้จ่ายของคุณลงในไฟล์ excel ฉุกเฉินที่ฉันจะดึงมา
- สำหรับการสอบถามของลูกค้า โทรหาฉันเพื่อยืนยันบัญชีจริง
- ฉันพยายามอย่างดีที่สุดเพื่อแจ้งความคืบหน้าให้คุณทราบ
ผู้ให้บริการของเราพร้อมขับเคลื่อนอย่างเต็มที่และหวังว่าจะแก้ไขปัญหานี้ได้ภายใน 48 ชั่วโมงสูงสุด ฉันรู้ว่าความผิดปกตินี้ไม่ดี ขอขอบคุณสำหรับความเข้าใจของคุณ โปรดแจ้งให้เราทราบหากมีปัญหาเร่งด่วนใดๆ
Cordialement,
ฌอง ดูปองต์ นักบัญชี