ระบุโมเดลมาตรฐานที่ปรับให้เหมาะกับวัตถุประสงค์ของคุณ

มีเทมเพลตรายงานอีเมลมาตรฐานต่างๆ ที่ใช้ในธุรกิจ การเลือกรูปแบบที่เหมาะสมตามวัตถุประสงค์ของรายงานเป็นสิ่งสำคัญในการถ่ายทอดข้อความของคุณอย่างชัดเจนและมีประสิทธิภาพ

สำหรับรายงานการตรวจสอบปกติ เช่น รายงานรายสัปดาห์หรือรายเดือน เลือกใช้โครงสร้างตารางที่มีตัวเลขหลัก (ยอดขาย การผลิต ฯลฯ)

สำหรับคำของบประมาณหรือทรัพยากร ให้เขียนไฟล์ที่มีโครงสร้างเป็นส่วนๆ โดยมีบทนำ ความต้องการโดยละเอียด ข้อโต้แย้ง และบทสรุป

ในสถานการณ์วิกฤตที่ต้องการการตอบสนองอย่างเร่งด่วน ให้วางเดิมพันในรูปแบบที่ตรงไปตรงมาและทรงพลังโดยระบุปัญหา ผลที่ตามมา และการดำเนินการในประโยคสั้นๆ สองสามประโยคที่น่าตกใจ

ไม่ว่าจะเป็นรุ่นใดก็ตาม ให้ดูแลการจัดรูปแบบด้วยชื่อเรื่อง หัวข้อย่อย ตาราง เพื่ออำนวยความสะดวกในการอ่าน ตัวอย่างที่ชัดเจนด้านล่างนี้จะช่วยคุณเลือกรูปแบบที่ดีที่สุดสำหรับแต่ละสถานการณ์สำหรับรายงานทางอีเมลแบบมืออาชีพและมีประสิทธิภาพ

รายงานการติดตามผลอย่างสม่ำเสมอในรูปแบบตาราง

รายงานการตรวจสอบปกติ เช่น รายเดือนหรือรายสัปดาห์ จำเป็นต้องมีโครงสร้างที่ชัดเจนและสังเคราะห์โดยเน้นข้อมูลหลัก

รูปแบบในตารางทำให้สามารถนำเสนอตัวบ่งชี้ที่สำคัญ (ยอดขาย การผลิต อัตรา Conversion ฯลฯ) ในลักษณะที่เป็นระเบียบและอ่านง่ายได้ภายในเวลาไม่กี่วินาที

ตั้งชื่อตารางของคุณให้ถูกต้อง เช่น “วิวัฒนาการของยอดขายออนไลน์ (ผลประกอบการรายเดือน 2022)” อย่าลืมพูดถึงหน่วย

คุณสามารถรวมองค์ประกอบภาพ เช่น กราฟิก เพื่อเน้นย้ำข้อความ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลถูกต้องและการคำนวณถูกต้อง

มาพร้อมกับตารางหรือกราฟแต่ละรายการพร้อมคำอธิบายสั้น ๆ ที่วิเคราะห์แนวโน้มและข้อสรุปที่สำคัญใน 2-3 ประโยค

รูปแบบตารางทำให้ผู้รับของคุณสามารถอ่านข้อมูลสำคัญได้อย่างรวดเร็ว เหมาะอย่างยิ่งสำหรับรายงานการตรวจสอบปกติที่ต้องการการนำเสนอข้อมูลสำคัญโดยสรุป

อีเมลที่มีผลกระทบในกรณีที่เกิดวิกฤต

ในสถานการณ์ฉุกเฉินที่ต้องการการตอบสนองอย่างรวดเร็ว ให้เลือกรายงานในรูปแบบประโยคสั้นกระชับ

ประกาศปัญหาตั้งแต่ต้น: “เซิร์ฟเวอร์ของเราหยุดทำงานหลังจากการโจมตี เรากำลังออฟไลน์” จากนั้นให้รายละเอียดผลกระทบ: มูลค่าการซื้อขายที่หายไป ลูกค้าที่ได้รับผลกระทบ ฯลฯ

จากนั้นระบุการดำเนินการเพื่อจำกัดความเสียหายและสิ่งที่ต้องดำเนินการทันที ทิ้งท้ายด้วยคำถามหรือคำขอเร่งด่วน: “เราสามารถพึ่งพาทรัพยากรเพิ่มเติมเพื่อคืนค่าบริการภายใน 48 ชั่วโมงได้หรือไม่”

ในภาวะวิกฤต สิ่งสำคัญคือการแจ้งอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับความยากลำบาก ผลที่ตามมา และคำตอบในประโยคสั้นๆ ไม่กี่ประโยค ข้อความของคุณต้องสั้นและกระชับ รูปแบบที่เจาะจะมีประสิทธิภาพมากที่สุดสำหรับรายงานทางอีเมลฉุกเฉินประเภทนี้

 

ตัวอย่างที่ XNUMX: รายงานการขายรายเดือนโดยละเอียด

ท่านผู้หญิง

โปรดดูรายงานโดยละเอียดเกี่ยวกับการขายประจำเดือนมีนาคมของเราด้านล่าง:

  1. ขายของในห้าง

ยอดขายในร้านลดลง 5% จากเดือนที่แล้วเหลือ 1 ยูโร นี่คือวิวัฒนาการตามแผนก:

  • เครื่องใช้ในครัวเรือน: มูลค่าการซื้อขาย 550 ยูโร คงที่
  • แผนก DIY: มูลค่าการซื้อขาย €350 ลดลง 000%
  • ส่วนสวน: มูลค่าการซื้อขาย 300 ยูโร ลดลง 000%
  • แผนกครัว: มูลค่าการซื้อขาย 50 ยูโร เพิ่มขึ้น 000%

การลดลงของแผนกสวนอธิบายได้จากสภาพอากาศที่ไม่เอื้ออำนวยในเดือนนี้ สังเกตการเติบโตที่น่ายินดีในแผนกครัว

  1. Ventes en Ligne

ยอดขายบนเว็บไซต์ของเราคงที่ที่ €900 ส่วนแบ่งของมือถือเพิ่มขึ้นเป็น 000% ของยอดขายออนไลน์ ยอดขายเฟอร์นิเจอร์และของตกแต่งเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วด้วยคอลเลกชั่นฤดูใบไม้ผลิใหม่ของเรา

  1. การดำเนินการทางการตลาด

แคมเปญอีเมลสำหรับวันคุณยายของเราสร้างรายได้เพิ่มขึ้น €20 ในแผนกครัว

การดำเนินงานของเราบนโซเชียลเน็ตเวิร์กเกี่ยวกับการออกแบบภายในยังช่วยเพิ่มยอดขายในส่วนนี้อีกด้วย

  1. สรุป

แม้จะมีร้านค้าลดลงเล็กน้อย แต่ยอดขายของเรายังคงแข็งแกร่ง โดยได้แรงหนุนจากอีคอมเมิร์ซและการดำเนินการทางการตลาดที่ตรงเป้าหมาย เราต้องพยายามต่อไปในการตกแต่งและเฟอร์นิเจอร์เพื่อชดเชยแผนกสวนที่ลดลงตามฤดูกาล

ฉันพร้อมชี้แจงให้คุณทราบ

ขอแสดงความนับถือ

Jean Dupont ผู้ขายภาคตะวันออก

ตัวอย่างที่สอง: คำของบประมาณเพิ่มเติมสำหรับการเปิดตัวสายผลิตภัณฑ์ใหม่

 

ท่านอธิบดี

ฉันรู้สึกเป็นเกียรติที่ได้ของบประมาณเพิ่มเติมจากคุณ ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการเปิดตัวกลุ่มผลิตภัณฑ์ใหม่ของเราซึ่งมีกำหนดในเดือนมิถุนายน 2024

โครงการเชิงกลยุทธ์นี้มีเป้าหมายเพื่อขยายข้อเสนอของเราไปยังกลุ่มผลิตภัณฑ์ออร์แกนิกที่เติบโตอย่างรวดเร็ว ซึ่งมีความต้องการเพิ่มขึ้น 20% ต่อปี โดยเสนอข้อมูลอ้างอิงเพิ่มเติม 15 รายการ

เพื่อรับประกันความสำเร็จของการเปิดตัวนี้ จำเป็นต้องระดมทรัพยากรเพิ่มเติม นี่คือข้อเสนอเชิงตัวเลขของฉัน:

  1. การเสริมทีมชั่วคราว:
  • การรับสมัครนักพัฒนาเต็มเวลา 2 คนในระยะเวลา 6 เดือนเพื่อสรุปบรรจุภัณฑ์และเอกสารทางเทคนิค (ราคา: 12000 ยูโร)
  • การสนับสนุนหน่วยงานการตลาดดิจิทัลเป็นเวลา 3 เดือนสำหรับแคมเปญบนเว็บ (8000 €)
  1. แคมเปญการตลาด :
  • งบประมาณด้านสื่อเพื่อสนับสนุนสิ่งพิมพ์ของเราบนโซเชียลเน็ตเวิร์ก (5000€)
  • การสร้างและการส่งอีเมล: การออกแบบกราฟิก ค่าจัดส่งสำหรับ 3 แคมเปญ (7000 €)
  1. การทดสอบผู้บริโภค:
  • การจัดระเบียบแผงผู้บริโภคเพื่อรวบรวมความคิดเห็นเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ (4000 €)

นั่นคือทั้งหมด €36 เพื่อปรับใช้ทรัพยากรบุคคลและการตลาดที่จำเป็นสำหรับความสำเร็จของการเปิดตัวเชิงกลยุทธ์นี้

ฉันพร้อมที่จะหารือเกี่ยวกับเรื่องนี้ในการประชุมครั้งต่อไปของเรา

รอการกลับมาของคุณ

Cordialement,

ฌอง ดูปองต์

ผู้จัดการโครงการ

 

ตัวอย่างที่สาม: รายงานกิจกรรมประจำเดือนของฝ่ายขาย

 

เรียน คุณ Durand

โปรดดูรายงานกิจกรรมของฝ่ายขายประจำเดือนมีนาคมด้านล่าง:

  • การเยี่ยมชมผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า: ตัวแทนฝ่ายขายของเราติดต่อผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า 25 รายที่ระบุในแฟ้มลูกค้าของเรา 12 นัดได้รับการแก้ไขแล้ว
  • ข้อเสนอที่ส่ง: เราได้ส่งข้อเสนอเชิงพาณิชย์ 10 รายการสำหรับผลิตภัณฑ์หลักจากแค็ตตาล็อกของเรา ซึ่ง 3 รายการได้รับการแปลงแล้ว
  • งานแสดงสินค้า: จุดยืนของเราที่งาน Expopharm ดึงดูดผู้ติดต่อประมาณ 200 ราย เราได้แปลง 15 รายการเป็นการนัดหมายในอนาคต
  • การฝึกอบรม: Lena ผู้ทำงานร่วมกันคนใหม่ของเราได้ติดตามการฝึกอบรมภาคสนามกับ Marc หนึ่งสัปดาห์เพื่อทำความคุ้นเคยกับผลิตภัณฑ์และช่องทางการขายของเรา
  • วัตถุประสงค์: บรรลุวัตถุประสงค์เชิงพาณิชย์ของเราในการทำสัญญาใหม่ 20 ฉบับในหนึ่งเดือน มูลค่าการซื้อขายสร้างจำนวนเงินถึง 30 ยูโร

เรากำลังพยายามอย่างต่อเนื่องในการพัฒนารายชื่อลูกค้าของเรา อย่าลังเลที่จะส่งคำแนะนำของคุณมาให้ฉัน

ขอแสดงความนับถือ

ฌอง ดูปองต์ ผู้จัดการฝ่ายขาย

 

ตัวอย่างที่สี่: รายงานกิจกรรมรายสัปดาห์โดยละเอียด – ซูเปอร์มาร์เก็ตเบเกอรี่

 

ถึงเพื่อนร่วมงาน,

โปรดดูรายงานกิจกรรมโดยละเอียดของร้านเบเกอรี่ของเราสำหรับสัปดาห์วันที่ 1-7 มีนาคมด้านล่าง:

การผลิต:

  • เราผลิตขนมปังบาแกตต์แบบดั้งเดิมโดยเฉลี่ย 350 ชิ้นต่อวัน รวมเป็น 2100 ชิ้นในหนึ่งสัปดาห์
  • ปริมาณโดยรวมเพิ่มขึ้น 5% ต้องขอบคุณเตาอบใหม่ของเรา ซึ่งช่วยให้เราตอบสนองความต้องการที่เพิ่มขึ้นได้
  • ความหลากหลายของขนมปังชนิดพิเศษของเรา (ขนมปังชนบท โฮลมีล ซีเรียล) กำลังส่งผล เราอบ 750 สัปดาห์นี้

ระบาย :

  • มูลค่าการซื้อขายโดยรวมคือ 2500 ยูโร ซึ่งคงที่เมื่อเทียบกับสัปดาห์ที่แล้ว
  • ขนมอบเวียนนายังคงขายดีที่สุดของเรา (680 ยูโร) ตามด้วยสูตรอาหารกลางวัน (550 ยูโร) และขนมปังแบบดั้งเดิม (430 ยูโร)
  • ยอดขายในเช้าวันอาทิตย์แข็งแกร่งเป็นพิเศษ (มูลค่าการซื้อขาย 1200 ยูโร) เนื่องจากข้อเสนอพิเศษสำหรับบรันช์

จัดหา :

  • การรับแป้ง 50 กก. และเนย 25 กก. หุ้นมีเพียงพอ
  • กำลังคิดว่าจะสั่งไข่และยีสต์สำหรับสัปดาห์หน้า

พนักงาน:

  • จูลี่จะพักร้อนในสัปดาห์หน้า ฉันจะจัดตารางใหม่
  • ขอบคุณบาสเตียนที่ให้ขายล่วงเวลา

ปัญหา:

  • กลไกเหรียญพังเมื่อเช้าวันอังคาร ช่างไฟฟ้าซ่อมตอนกลางวัน

ขอแสดงความนับถือ

ฌอง ดูปองต์ ผู้จัดการ

 

ตัวอย่างที่ห้า: ปัญหาเร่งด่วน – ซอฟต์แวร์บัญชีทำงานผิดปกติ

 

Bonjour à tous,

เช้านี้ ซอฟต์แวร์บัญชีของเรามีข้อบกพร่องที่ขัดขวางการป้อนใบแจ้งหนี้และการตรวจสอบบัญชีแยกประเภททั่วไป

ผู้ให้บริการด้านไอทีของเราที่ฉันติดต่อไปยืนยันว่าการอัปเดตล่าสุดเป็นปัญหา พวกเขากำลังดำเนินการแก้ไข

ในระหว่างนี้ เป็นไปไม่ได้ที่เราจะบันทึกธุรกรรมและการตรวจสอบเงินสดหยุดชะงัก เราเสี่ยงที่จะตามหลังอย่างรวดเร็ว

ในการแก้ไขปัญหาชั่วคราว:

  • จดใบแจ้งหนี้/ค่าใช้จ่ายของคุณลงในไฟล์ excel ฉุกเฉินที่ฉันจะดึงมา
  • สำหรับการสอบถามของลูกค้า โทรหาฉันเพื่อยืนยันบัญชีจริง
  • ฉันพยายามอย่างดีที่สุดเพื่อแจ้งความคืบหน้าให้คุณทราบ

ผู้ให้บริการของเราพร้อมขับเคลื่อนอย่างเต็มที่และหวังว่าจะแก้ไขปัญหานี้ได้ภายใน 48 ชั่วโมงสูงสุด ฉันรู้ว่าความผิดปกตินี้ไม่ดี ขอขอบคุณสำหรับความเข้าใจของคุณ โปรดแจ้งให้เราทราบหากมีปัญหาเร่งด่วนใดๆ

Cordialement,

ฌอง ดูปองต์ นักบัญชี