การเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุดของคุณด้วย Gmail: พื้นฐาน
Gmail เป็นมากกว่าแพลตฟอร์มการส่งข้อความ เป็นเครื่องมืออันทรงพลังที่สามารถเปลี่ยนวิธีจัดการการสื่อสารทางธุรกิจได้เมื่อใช้งานเต็มศักยภาพ สำหรับพนักงานที่บัญชีได้รับการกำหนดค่าล่วงหน้าโดยบริษัท จำเป็นต้องทราบเคล็ดลับบางประการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการใช้งาน Gmail ในแต่ละวัน
ขั้นแรก การใช้แป้นพิมพ์ลัดสามารถเร่งงานทั่วไปของคุณได้อย่างมาก ตัวอย่างเช่น เพียงกด "c" คุณก็เขียนอีเมลใหม่ได้ เมื่อใช้ทางลัดเหล่านี้จนเชี่ยวชาญ คุณจะประหยัดเวลาอันมีค่าในแต่ละวันได้
ต่อไป คุณลักษณะ "คำตอบที่แนะนำ" ของ Gmail เป็นสิ่งมหัศจรรย์สำหรับผู้ที่ได้รับอีเมลจำนวนมากทุกวัน ต้องขอบคุณปัญญาประดิษฐ์ที่ทำให้ Gmail ตอบกลับอีเมลของคุณอย่างสั้นและเกี่ยวข้อง ทำให้คุณตอบกลับได้ในคลิกเดียว
นอกจากนี้ฟีเจอร์ “ยกเลิกการส่ง” ยังช่วยชีวิตได้อีกด้วย ใครบ้างที่ไม่เคยเสียใจที่ต้องส่งอีเมลเร็วเกินไป? ด้วยฟังก์ชันนี้ คุณจะมีเวลาไม่กี่วินาทีในการยกเลิกการส่งอีเมลหลังจากคลิกที่ "ส่ง"
สุดท้ายนี้ การปรับเปลี่ยนกล่องจดหมายในแบบของคุณจะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพของคุณได้ ด้วยการจัดระเบียบอีเมลของคุณด้วยป้ายกำกับสีสันสดใสและการใช้ฟีเจอร์ "ลำดับความสำคัญ" คุณสามารถแยกแยะอีเมลที่สำคัญจากอีเมลที่มีความสำคัญน้อยกว่าได้อย่างง่ายดาย
โดยรวมแล้ว Gmail นำเสนอฟีเจอร์มากมายที่เมื่อใช้อย่างชาญฉลาด จะทำให้ประสบการณ์อีเมลของคุณราบรื่นและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นมาก
เพิ่มประสิทธิภาพการจัดการอีเมลด้วยตัวกรองและกฎเกณฑ์
การจัดการอีเมลอาจกลายเป็นงานที่น่ากังวลได้อย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณได้รับข้อความหลายร้อยข้อความทุกวัน โชคดีที่ Gmail มีเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการจัดเรียง จัดระเบียบ และจัดการอีเมลของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ
คุณสมบัติที่มีประโยชน์ที่สุดประการหนึ่งของ Gmail คือความสามารถในการสร้างตัวกรอง สมมติว่าคุณได้รับรายงานเป็นประจำจากทีมขายของคุณ แทนที่จะจัดเรียงอีเมลเหล่านี้ด้วยตนเอง คุณสามารถตั้งค่าตัวกรองเพื่อให้อีเมลทั้งหมดที่มีคำว่า "รายงาน" จะถูกวางในโฟลเดอร์เฉพาะโดยอัตโนมัติ วิธีนี้ช่วยให้คุณรักษากล่องจดหมายของคุณให้สะอาดและเป็นระเบียบ
นอกจากนี้ กฎของ Gmail ยังสามารถใช้เพื่อดำเนินการบางอย่างโดยอัตโนมัติได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณไม่ต้องการถูกรบกวนจากจดหมายข่าวหรือการส่งเสริมการขาย คุณสามารถสร้างกฎเพื่อเก็บถาวรโดยอัตโนมัติหรือทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้วทันทีที่มาถึง
เคล็ดลับอันทรงคุณค่าอีกประการหนึ่งคือการใช้คุณลักษณะ "การค้นหาขั้นสูง" แทนที่จะกรองอีเมลนับพันเพื่อค้นหาข้อความที่ต้องการ ให้ใช้เกณฑ์การค้นหาขั้นสูงเพื่อค้นหาอีเมลที่คุณต้องการอย่างรวดเร็ว คุณสามารถค้นหาตามวันที่ ตามผู้ส่ง หรือแม้แต่ตามไฟล์แนบ
ด้วยการใช้เครื่องมือเหล่านี้ คุณสามารถเปลี่ยนกล่องขาเข้าที่วุ่นวายให้กลายเป็นพื้นที่ทำงานที่จัดระเบียบได้ ช่วยให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญที่สุดและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานในแต่ละวันของคุณ
บูรณาการกับแอป Google อื่น ๆ เพื่อประสิทธิภาพสูงสุด
ข้อดีที่ใหญ่ที่สุดประการหนึ่งของ Gmail คือความสามารถในการผสานรวมกับแอปอื่นๆ ของ Google ได้อย่างราบรื่น การทำงานร่วมกันระหว่างเครื่องมือต่างๆ นี้ช่วยให้ผู้ใช้เพิ่มประสิทธิภาพสูงสุดและประหยัดเวลาอันมีค่าในการทำงานประจำวันได้
ยกตัวอย่าง Google Calendar หากคุณได้รับอีเมลพร้อมรายละเอียดการนัดหมายหรือกิจกรรมที่กำลังจะเกิดขึ้น Gmail อาจแนะนำให้เพิ่มกิจกรรมนั้นลงใน Google ปฏิทินของคุณโดยอัตโนมัติ เพียงคลิกเดียว กิจกรรมก็จะถูกบันทึก ช่วยให้คุณไม่ต้องยุ่งยากในการป้อนรายละเอียดด้วยตนเอง
ในทำนองเดียวกันการบูรณาการกับ Google Drive ถือเป็นข้อดีที่สำคัญ เมื่อคุณได้รับอีเมลพร้อมไฟล์แนบ คุณสามารถบันทึกลงในไดรฟ์ของคุณได้โดยตรง สิ่งนี้ไม่เพียงแต่ช่วยให้จัดระเบียบเอกสารของคุณได้ง่ายขึ้น แต่ยังช่วยให้เข้าถึงได้ง่ายและรวดเร็วจากอุปกรณ์ใดๆ ก็ตาม
สุดท้ายนี้ คุณลักษณะงานของ Gmail เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการจัดการรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ เพียงคลิกเดียว เปลี่ยนอีเมลให้เป็นสิ่งที่ต้องทำ คุณสามารถกำหนดกำหนดเวลา เพิ่มงานย่อย และแม้กระทั่งซิงค์รายการของคุณกับแอปอื่นๆ ของ Google
ด้วยการใช้ประโยชน์จากการบูรณาการเหล่านี้ ผู้ใช้สามารถสร้างระบบนิเวศการทำงานที่ราบรื่น โดยที่แต่ละเครื่องมือสื่อสารกับเครื่องมืออื่นๆ ได้อย่างราบรื่น ทำให้การจัดการอีเมลและงานที่เกี่ยวข้องง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
