เพิ่มประสิทธิภาพองค์กรของคุณด้วย Gmail
การเพิ่มผลผลิตเกี่ยวข้องกับการจัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณให้ดีขึ้นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ แท้จริงแล้ว อีเมลที่มีการจัดการไม่ดีสามารถกลายเป็นสาเหตุของความเครียดและเสียเวลาได้อย่างรวดเร็ว เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการใช้งาน Gmail ของคุณ มีคุณลักษณะหลายอย่างที่พร้อมให้คุณใช้งาน การใช้แป้นพิมพ์ลัดเป็นวิธีที่ดีในการทำให้การเขียนและจัดการอีเมลของคุณง่ายขึ้น เมื่อเปิดใช้งานตัวเลือกนี้ในการตั้งค่า Gmail คุณจะสามารถดูรายการทางลัดที่มีอยู่ทั้งหมดและใช้ประโยชน์จากทางลัดเหล่านี้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ
ต่อไป การจัดประเภทอีเมลโดยใช้ป้ายกำกับเป็นเคล็ดลับอันมีค่าสำหรับการจัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณอย่างเหมาะสม ด้วยการสร้างป้ายกำกับที่กำหนดเองและการกำหนดสีเพื่อระบุอย่างรวดเร็ว คุณจะสามารถจัดหมวดหมู่อีเมลของคุณในรูปแบบที่ชัดเจนและมีโครงสร้างมากขึ้น นอกจากนี้ยังสามารถใช้ตัวกรองเพื่อ ทำให้งานนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ และช่วยคุณประหยัดเวลา
เพื่อป้องกันไม่ให้กล่องจดหมายของคุณรกรุงรัง สิ่งสำคัญคือต้องเก็บถาวรหรือลบอีเมลที่ไม่จำเป็น วิธีนี้จะช่วยให้คุณจดจ่อกับข้อความสำคัญได้ดีขึ้น และลดความเครียดในการจัดการอีเมลของคุณ นอกจากนี้ ฟังก์ชั่น “Snooze” ก็เป็นตัวเลือกที่น่าสนใจ เพื่อหยุดอีเมลชั่วคราว และปรากฏขึ้นอีกครั้งในภายหลัง เมื่อคุณพร้อมที่จะจัดการกับมัน
สุดท้าย ลองใช้การตอบกลับที่แนะนำโดย Gmail เพื่อตอบกลับอีเมลอย่างรวดเร็ว คุณลักษณะนี้จะช่วยประหยัดเวลาโดยเสนอคำตอบที่เขียนไว้ล่วงหน้าซึ่งปรับให้เข้ากับสถานการณ์ แน่นอนคุณสามารถปรับแต่งได้ตามสไตล์และความต้องการของคุณ
เมื่อใช้เคล็ดลับเหล่านี้ คุณจะเห็นการปรับปรุงอย่างรวดเร็วในองค์กรและประสิทธิภาพการทำงานในแต่ละวันของคุณ
เชี่ยวชาญคุณสมบัติขั้นสูงเพื่อการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ
การทำงานร่วมกันและการสื่อสารเป็นองค์ประกอบสำคัญของประสิทธิภาพทางธุรกิจ Gmail มีคุณลักษณะขั้นสูงหลายอย่างเพื่ออำนวยความสะดวกในด้านเหล่านี้ และช่วยให้คุณทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ประการแรก ฟังก์ชัน "กำหนดการส่ง" เป็นทรัพย์สินที่มีค่าสำหรับการจัดการเวลาของคุณให้ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ การตั้งเวลาส่งอีเมลตามวันและเวลาที่กำหนด ช่วยให้คุณเตรียมข้อความสำคัญล่วงหน้าและหลีกเลี่ยงการมองข้ามได้ ฟังก์ชันนี้ยังมีประโยชน์สำหรับการปรับการส่งจดหมายของคุณให้เข้ากับโซนเวลาของผู้รับ และด้วยเหตุนี้จึงอำนวยความสะดวกในการสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานที่อยู่ในประเทศอื่นๆ
ถัดไป การรวม Google Meet กับ Gmail ช่วยให้คุณจัดและเข้าร่วมการประชุมออนไลน์ได้จากกล่องจดหมายของคุณ คุณสามารถกำหนดเวลาการประชุมทางวิดีโอกับเพื่อนร่วมงานและพันธมิตรของคุณโดยไม่ต้องออกจาก Gmail คุณลักษณะนี้อำนวยความสะดวกอย่างมากในการสื่อสารและการทำงานร่วมกันจากระยะไกล นำเสนอเครื่องมือที่ง่ายและมีประสิทธิภาพสำหรับการแลกเปลี่ยนแบบเรียลไทม์
นอกจากนี้ การใช้ Google ไดรฟ์ยังเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการแบ่งปันเอกสารกับเพื่อนร่วมงานและทำงานร่วมกันในโครงการแบบเรียลไทม์ การสร้างและแชร์เอกสาร สเปรดชีต หรืองานนำเสนอโดยตรงจาก Gmail ช่วยให้คุณทำงานพร้อมๆ กันกับสมาชิกคนอื่นๆ ในทีม โดยไม่ต้องแลกเปลี่ยนหลายเวอร์ชันทางอีเมล
สุดท้าย สำรวจส่วนขยายที่มีอยู่มากมายสำหรับ Gmail ซึ่งสามารถช่วยคุณปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและการทำงานร่วมกันให้ดียิ่งขึ้น เครื่องมือต่างๆ เช่น Boomerang, Trello หรือ Grammarly จะมีประโยชน์อย่างมากในการจัดการอีเมล จัดระเบียบโครงการ หรือตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ของคุณ
คุณจะเสริมสร้างทักษะการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน และกลายเป็นทรัพย์สินที่แท้จริงสำหรับธุรกิจของคุณ
นำแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดมาใช้เพื่อการจัดการอีเมลที่ดีที่สุด
เมื่อคุณเชี่ยวชาญคุณลักษณะต่างๆ ของ Gmail แล้ว สิ่งสำคัญคือต้องนำแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดมาใช้เพื่อการจัดการอีเมลของคุณอย่างเหมาะสมที่สุด นิสัยเหล่านี้จะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและหลีกเลี่ยงความเครียดจากกล่องจดหมายที่แน่นเกินไป
ขั้นแรก สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดเวลาเฉพาะระหว่างวันเพื่อตรวจสอบและประมวลผลอีเมลของคุณ คุณจะลดการรบกวนสมาธิและโฟกัสกับงานสำคัญได้มากขึ้น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกำหนดเวลาสองหรือสามช่วงเวลาเพื่ออ่านและตอบกลับข้อความของคุณ
ประการที่สอง ต้องแน่ใจว่าได้เขียนอีเมลที่ชัดเจนและกระชับ การมุ่งตรงไปที่ประเด็นและหลีกเลี่ยงประโยคที่ยาวเกินไป คุณจะทำให้ข้อความของคุณเข้าใจได้ง่ายขึ้นและประหยัดเวลาสำหรับคุณและผู้รับ นอกจากนี้ ให้พิจารณาใช้หัวเรื่องที่ชัดเจนและมีผลกระทบเพื่อดึงดูดความสนใจและทำให้ติดตามการสนทนาได้ง่ายขึ้น
จากนั้น คุณสามารถใช้คุณสมบัติ “ปิดเสียง” เพื่อปิดการแจ้งเตือนชั่วคราวสำหรับเธรดที่ไม่สำคัญ ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่อีเมลสำคัญโดยไม่ถูกรบกวนด้วยข้อความที่ไม่จำเป็น
สุดท้าย อย่าลืมฝึกฝนตัวเองอย่างต่อเนื่องเพื่อให้เชี่ยวชาญในข่าวสารและเคล็ดลับเกี่ยวกับ Gmail และเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพอื่นๆ มีการฝึกอบรมฟรีมากมาย มีอยู่บนอินเทอร์เน็ต โดยเฉพาะบนแพลตฟอร์มอีเลิร์นนิงรายใหญ่ ด้วยการใช้เวลาในการเรียนรู้ คุณจะพัฒนาทักษะและปรับปรุงประสิทธิภาพทางธุรกิจของคุณให้ดียิ่งขึ้นไปอีก
เมื่อปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้และใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะขั้นสูงของ Gmail คุณจะสามารถจัดการกล่องจดหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพและกลายเป็นผู้เชี่ยวชาญอย่างแท้จริง
