Xây dựng kiên cố là chưa đủ
Nếu sự vững chắc của kiến trúc là rất quan trọng, đừng bỏ qua tính tiện dụng khi sử dụng! Quả thực, một kế hoạch không ngừng nghỉ nhưng khó hiểu sẽ nhanh chóng khiến khán giả của bạn mất hứng thú. Do đó, tầm quan trọng của việc kết hợp các mẹo để làm thông thoáng lời nói của bạn và phá vỡ sự đơn điệu:
- Xen kẽ giữa các diễn biến dày đặc và các đoạn văn thoáng đãng hơn để tạo nhịp đọc dễ chịu.
- Minh họa các khái niệm nhất định bằng các ví dụ có ý nghĩa hoặc dữ liệu số.
- Rắc thêm một vài câu cửa miệng thông thường để thu hút lại sự chú ý.
- Sử dụng các từ liên kết một cách khôn ngoan như “hơn nữa”, “hơn nữa”, “tuy nhiên”… Chúng sẽ tạo ra hơi thở tự nhiên.
- Sử dụng định dạng (dấu đầu dòng, tiêu đề, khoảng cách) để hướng dẫn mắt một cách trực quan.
Nhiệm vụ của bạn không phải là làm người đọc quá tải mà là đồng hành cùng họ ở từng giai đoạn mà không làm mất họ! Một khuôn khổ rõ ràng là một khuôn khổ kết hợp chặt chẽ và linh hoạt của quá trình đồng hóa.
Hãy linh hoạt tùy theo ngữ cảnh
Mặc dù những nguyên tắc chung này vẫn là nền tảng của cấu trúc hiệu quả nhưng hình thức chính xác có thể thay đổi một chút tùy thuộc vào loại tài liệu.
Ví dụ: đối với một báo cáo phân tích kỹ thuật, hãy ưu tiên tiến trình suy luận từ những ý tưởng chung đến chi tiết cụ thể. Kế hoạch được thông báo ngay từ đầu sẽ là đường dẫn của bạn.
Ngược lại, một ghi chú chiến lược sẽ được hưởng lợi từ việc mở đầu bằng một câu hấp dẫn và sau đó phát triển một lập luận tiến bộ, từ phần mở đầu cho đến tầm nhìn tổng thể.
Một báo cáo sẽ tuân theo một khuôn khổ trình tự thời gian trung thực với diễn biến của các sự kiện được báo cáo. Cuối cùng, tài liệu đề xuất sẽ nêu bật những lĩnh vực chính của đề xuất ngay từ đầu.
Vì vậy hãy ghi nhớ mong đợi cụ thể của mục tiêu của bạn tinh tế điều chỉnh bản dựng của bạn cho phù hợp. Sự linh hoạt được xử lý một cách thận trọng sẽ cho phép bạn duy trì giọng điệu tự nhiên và có tác động.
Công việc sàng lọc vĩnh viễn
Ngay cả khi áp dụng những quy tắc khôn ngoan này, việc đạt được một kết quả hoàn toàn thỏa đáng có thể yêu cầu một số sửa đổi có cấu trúc vững chắc.
Sau bản thảo đầu tiên tương đối thô sơ, hãy dành thời gian để đọc lại cẩn thận. Kiểm tra sự chuyển tiếp giữa mỗi phần? Có bất kỳ sự dư thừa nào hoặc ngược lại, có những khoảng trống cần được lấp đầy không? Đánh giá xem sự tiến triển có ý nghĩa từ đầu đến cuối hay không.
Đừng ngần ngại làm lại một số phần nhất định, di chuyển những phần khác hoặc cắt giảm để cải thiện tính ngắn gọn. Mục đích là để hoàn thiện hơn nữa sự gắn kết chung.
Đồng thời kiểm tra nhịp điệu ở cấp độ câu và đoạn văn. Có thể sẽ hữu ích nếu chia một số đoạn văn dài thành nhiều đoạn rõ ràng dễ hiểu hơn. Hoặc ngược lại là hợp nhất hai yếu tố quá chặt chẽ.
Công việc viết lại không mệt mỏi này, trau chuốt đến dấu phẩy cuối cùng, là một phần không thể thiếu của quá trình cấu trúc mẫu mực. Sự nghiêm ngặt liên tục cho một kết quả hoàn hảo!
Một tài liệu rõ ràng không chỉ tạo điều kiện cho việc đọc rõ ràng mà còn nhấn mạnh sức mạnh lý luận của bạn. Ý tưởng của anh ấy dường như không thể tránh khỏi, được thực hiện bởi một quan điểm chính xác. Nhờ công thức này, hãy biến cấu trúc trở thành sự lựa chọn đồng minh để đạt được tác động tối đa cho bài viết chuyên nghiệp của bạn!
Để tìm hiểu thêm về chủ đề này, tôi mời bạn tham khảo các bài viết này
Nắm vững nghệ thuật viết email chuyên nghiệp với khóa đào tạo trực tuyến miễn phí
