Chữ ký email là một danh thiếp thương mại thường bao gồm một liên kết đến một địa chỉ email hoặc trang web giới thiệu. Nó thường được thiết lập bằng cách chèn danh tính và tài liệu tham khảo chuyên nghiệp của một công ty. Chữ ký email hiện diện nhiều hơn trong vũ trụ B đến B hoặc trong các cuộc trao đổi giữa các chuyên gia nơi email vẫn có vị trí ưu tiên. Chữ ký email được thêm vào cuối mỗi email và nó cho phép người đối thoại trao đổi chi tiết liên hệ và nghề nghiệp của họ. Tạo chữ ký email không phải lúc nào cũng dễ dàng, bạn phải nắm vững một số khái niệm nhất định về mã HTML, đặc biệt nếu bạn muốn minh họa chữ ký của mình hoặc tích hợp các liên kết. Nhưng có những công cụ trên web có thể tạo chữ ký tùy chỉnh. Đây là hướng dẫn về cách tạo chữ ký email trực tuyến.
Thủ tục cơ bản để tạo chữ ký email của bạn trực tuyến
Để bắt đầu tạo ra chữ ký email, điều cần thiết phải đề cập đến các chi tiết cá nhân và chuyên nghiệp của bạn như họ, tên, tên công ty và vị trí của bạn, số điện thoại, trang web của bạn, v.v. Sau bước này, bạn có thể thêm ảnh của chính mình, cùng với biểu tượng công ty của bạn để minh họa cho chữ ký email cách thiết kế. Sau đó, bạn cũng có thể chèn các liên kết vào các mạng xã hội như Facebook, Twitter, Instagram, Google+, LinkedIn, v.v.
Do đó, bạn sẽ có thể cải thiện khả năng hiển thị của mình như một phần của chiến lược xây dựng thương hiệu nhân sự hoặc công ty của bạn. Sau khi hoàn thành các bước sơ bộ này, bạn phải chọn một dịch vụ trực tuyến để tạo chữ ký thư chuyên nghiệp được thực hiện để đo lường. Một số mẫu có thể theo giải pháp sẽ có sở thích của bạn và bạn sẽ có thể cá nhân hóa chúng bằng cách sửa đổi kích thước, phông chữ, màu sắc của văn bản, biểu mẫu và màu sắc của biểu tượng của mạng xã hội.
Cách tạo chữ ký email của bạn với Gmail?
Có thể sửa đổi hoặc tạo chữ ký điện tử trên Gmail cho dù bạn đang sử dụng PC, điện thoại thông minh, máy tính bảng Android hay iOS. Trên PC, chỉ cần mở Gmail và nhấp vào "Cài đặt" ở trên cùng bên phải. Khi ở trong cài đặt, bạn sẽ thấy một phần "chữ ký" và bằng cách nhấp vào nó, bạn sẽ có thể thêm và sửa đổi chữ ký của bạn như bạn muốn. Khi quy trình hoàn tất, hãy nhấp vào "lưu" ở cuối trang và lưu các thay đổi vào chữ ký của bạn. Trên điện thoại thông minh và máy tính bảng, trước tiên bạn phải có ứng dụng Gmail cho thêm chữ ký email chuyên nghiệp vào tài khoản của bạn.
Bạn sẽ phải thực hiện chính xác điều tương tự trên thiết bị iOS ngoại trừ việc máy chủ thư sẽ diễn giải chữ ký của bạn khác và nó có thể xuất hiện dưới dạng tệp đính kèm hoặc ảnh. Nếu máy Mac hoặc các thiết bị iOS khác của bạn được kết nối với tài khoản iCloud Drive, chữ ký của bạn sẽ tự động cập nhật và khả dụng trên tất cả các thiết bị được kết nối. Thậm chí có thể gửi email các tệp PDF đã ký.
Tạo chữ ký điện tử với Outlook
Với Outlook, quy trình này hơi khác một chút, người ta có thể tạo một hoặc nhiều chữ ký và tùy chỉnh chúng cho mỗi thư email. Nếu bạn có phiên bản Outlook cổ điển, phương pháp đơn giản nhất là vào menu tệp và chọn "Tùy chọn". Trong phần này, nhấp vào “mail” và chọn “Chữ ký”. Ở cấp độ này, điều quan trọng là bắt đầu bằng cách chọn một tài khoản email cụ thể nếu bạn có nhiều tài khoản. Việc còn lại là điền thông tin như với thủ tục cơ bản. Phần khó sẽ là lựa chọn từ nhiều tùy chọn sửa đổi có sẵn.
Nếu bạn sử dụng Outlook trên HTML, nhiệm vụ sẽ tinh tế hơn so với phiên bản cổ điển. vì tạo chữ ký email của bạn trực tuyến với HTML, bạn sẽ phải sử dụng Microsoft Word hoặc trình soạn thảo web. Giải pháp này hiệu quả hơn khi không có hình ảnh để minh họa. Trên Word, chúng tôi thực hiện theo quy trình cơ bản và cuối cùng, chúng tôi không quên lưu tài liệu ở định dạng HTML. Nhưng, vấn đề xảy ra thường xuyên với phương pháp này đặc biệt là nếu bạn sử dụng Word.
Để giải quyết vấn đề của hình ảnh hoặc biểu trưng xuất hiện dưới dạng tệp đính kèm, cần có giải pháp sửa đổi mã HTML. Để thực hiện việc này, bạn phải thay thế đường dẫn cục bộ của URL của hình ảnh để không gửi hình ảnh minh họa chữ ký email như một tệp đính kèm và cũng để hài hòa chữ ký của bạn trên tất cả các email của bạn, ngay cả những email đã được gửi đi. Thao tác này được hoàn tất bằng cách sao chép tệp HTML vào một thư mục tùy thuộc vào phiên bản Windows (trên Windows 7, thư mục được đề cập sẽ là C: \ Users \ username \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Signatures \).
Công cụ tạo dễ dàng và chữ ký email miễn phí
MySignature
Thêm chữ ký email chuyên nghiệp vào tài khoản của bạn không dễ dàng đặc biệt nếu bạn không có bất kỳ khái niệm nào về mã HTML. Một cách đơn giản để làm mọi thứ dễ dàng hơn là sử dụng công cụ trực tuyến tạo chữ ký email miễn phí. Một số công cụ được liệt kê cho đến nay, bao gồm cả MySignature. Công cụ này có một số lượng lớn các mẫu và trang phục tất cả các ngành nghề. Nó có quy trình cơ bản để tạo chữ ký thư chuyên nghiệp bao gồm việc bổ sung thông tin liên lạc, mạng xã hội, biểu tượng, v.v.
Ngoài ra, MySignature có một liên kết theo dõi có thể được thêm vào các biểu tượng của các tài khoản của nó trên các mạng xã hội. Nhờ liên kết này, chúng tôi có thể biết số lần nhấp được tạo nhờ chữ ký này. Công cụ này cho phép bạn tạo chữ ký cho Gmail, Outlook, thư Apple, v.v. Để đạt được việc sử dụng và tạo chữ ký của bạn, email trực tuyếnbạn phải truy cập trang web của mình và nhấp vào "Tạo chữ ký thư miễn phí". Bạn sẽ được chuyển đến trang có hai phương thức tạo chữ ký, một phương pháp tự động và hướng dẫn khác.
Phương pháp tự động được thực hiện bằng tài khoản Facebook hoặc LinkedIn của mình. Phương pháp thủ công thông thường hơn được thực hiện bằng cách điền vào các khoảng trống được sắp xếp cho mục đích này và bạn có khả năng xem trước chữ ký của mình trước khi lưu dữ liệu. Các hoạt động rất dễ dàng và không mất nhiều hơn 5 phút. Ngoài ra, việc sử dụng MySignature là miễn phí và không cần đăng ký. Đối với những người không sử dụng các dịch vụ email như Gmail hoặc Outlook, mã HTML có sẵn.
Zippisig
Là một công cụ khác, chúng tôi có Zippisig, tương tự như MySignature cũng rất dễ sử dụng dễ dàng và nhanh chóng tạo chữ ký điện tử trực tuyến. Zippisig cung cấp tất cả các tính năng cơ bản để tạo chữ ký của nó (nhắc đến thông tin, thêm biểu tượng và biểu tượng hồ sơ mạng xã hội). Sự khác biệt là nó miễn phí chỉ trong một tuần và vượt quá thời gian này, việc sử dụng nó trở nên trả tiền.
Chữ ký
Nếu không thì cũng có Si.gnatu.re, rất đầy đủ và dễ sử dụng để dễ dàng tạo chữ ký email và cá nhân hóa nó theo ý muốn. Nó miễn phí 100% và cung cấp khả năng tùy chỉnh phông chữ, màu sắc, kích thước của các biểu tượng của hồ sơ mạng xã hội, vị trí của hình ảnh hoặc logo và căn chỉnh của văn bản. Ưu điểm của công cụ này là nó có thể tham khảo trên một số mạng xã hội, giúp bạn dễ dàng chuyển hướng danh bạ đến tài khoản của mình hơn.
Trình tạo chữ ký
Ngoài ra còn có Signature Maker mà chắc chắn là công cụ đơn giản nhất để tạo chữ ký thư. Nó không phải là bắt buộc để đăng ký sử dụng nó và nó là hoàn toàn miễn phí. Bởi khuyết điểm, nó là một chút hạn chế về thiết kế, nó chỉ cung cấp một loại. Nhưng nó rất chuyên nghiệp và có khả năng thích nghi với mọi lĩnh vực hoạt động. Khi quá trình tạo hoàn tất, mã HTML được đề xuất để bạn tích hợp nó vào thư của bạn.
WiseStamp
WiseStamp là một công cụ hơi khác vì nó là một phần mở rộng của Firefox. Nó cho phép tạo chữ ký email của bạn trực tuyến cho tất cả các địa chỉ e-mail của bạn (Gmail, Outlook, Yahoo, v.v.) Vì vậy, nó là công cụ được đề nghị nếu chúng tôi quản lý nhiều địa chỉ e-mail. Bạn phải cài đặt WiseStamp để sử dụng nó và hoàn toàn tùy chỉnh chữ ký email của bạn. Ngoài các dịch vụ cơ bản, công cụ thậm chí còn cho phép chèn một nguồn cấp dữ liệu RSS trong chữ ký của mình, công cụ này sẽ thêm các bài viết của bạn nếu bạn có một blog. Nó cũng mang lại khả năng đăng ký báo giá hoặc trình bày một video trên YouTube. Phần mở rộng này thậm chí còn cho phép tạo một vài chữ ký cho mỗi địa chỉ email của nó.
Hubspot
Trình tạo chữ ký email của Hubspot cũng là công cụ để tạo chữ ký thư chuyên nghiệp. Nó có lợi thế là hiện đại, thanh lịch và đơn giản. Nó cung cấp một thiết kế rõ ràng, gọn gàng và dễ dàng tìm thấy tất cả các thông tin quan trọng của nó. Máy phát điện này có lợi thế là tạo lời gọi hành động để khuyến khích người đối thoại tải xuống các giấy tờ trắng của bạn hoặc đăng ký nhận bản tin của bạn. Ngoài ra, công cụ này cung cấp huy hiệu chứng nhận để chèn vào chữ ký của nó.
Hỗ trợ qua email
Cuối cùng, chúng ta cũng có thể nói về Hỗ trợ qua Email, một công cụ khác tạo điều kiện cho việc tạo và cá nhân hóa mail miễn phí chữ ký. Nhanh chóng và dễ sử dụng, nó cung cấp các dịch vụ cơ bản cần thiết để tạo chữ ký email của bạn trực tuyến. Sử dụng nếu bạn không muốn bao gồm ảnh hoặc biểu trưng và bạn không có mặt trên mạng xã hội.
