'N Professionele brief is 'n geskrewe dokument wat 'n formele verhouding tussen verskillende gespreksgenote verseker. Dit het 'n doodgewone interne struktuur. In wese op een bladsy geskryf, of twee uitsonderlik. Die beroepsbrief bevat meestal 'n enkele onderwerp. Hierdie interne struktuur het 'n voordeel. Sy skryfplan kan dieselfde bly, ongeag wat. Uiteraard sal daar veranderinge plaasvind met die oog op die doel. Of dit nou 'n eenvoudige versoek om inligting, 'n aansoek of selfs 'n klag is. Die plan vir die skryf van professionele korrespondensie sal feitlik onveranderd bly.
Verlede, hede, toekoms: 'n driefase-plan vir 'n suksesvolle professionele brief
Die gebruik van die verlede, hede en toekoms, in hierdie chronologiese hiërargie, verwys na die drieluik van die skryfplan van 'n professionele brief. Dit is die eenvoudige en effektiewe plan om in alle situasies te implementeer. Om vrae te vra, inligting oor te dra, 'n gegewe onderwerp te verduidelik of selfs u leser te oorreed. Doeltreffendheid, wat geregverdig is t.o.v.logiese volgorde in sy struktuur waargeneem.
Die verlede: stap nommer 1 van die plan
Ons skryf meestal 'n brief aan die hand van 'n presedent, 'n aanvanklike of vorige situasie. Dit kan 'n brief ontvang, 'n vergadering, 'n besoek, 'n telefoniese onderhoud, ens. Die doel van die skryf van die eerste gedeelte van hierdie brief is om die redes vir die versending te gee. Of eenvoudig die konteks wat die situasie beskryf. Die herinnering aan die feite word gewoonlik in een en dieselfde sin uitgedruk. Dit is egter gemakliker om hierdie sin in subsinne saam te stel. Ter illustrasie kan ons die volgende uitdrukkings hê:
- Ek erken die ontvangs van u brief en stel my in kennis van ...
- In u brief gedateer ………
- U het tot ons kennis gebring ...
- Met die oog op u persverklaring gepubliseer deur die koerant XXX (verwysing nr. 12345), het ons pas voorgestel ...
- Nadat ons u rekening geverifieer het, het ons gevind ...
In situasies waar die rede vir die skryf van die brief nie verband hou met 'n feit uit die verlede nie. Op daardie stadium het ons die eerste paragraaf van die brief waar die skrywer homself en sy vestiging voorstel. Gaan dan voort deur u versoek te spesifiseer of deur die verskillende dienste aan te bied. As deel van 'n versoek om inligting of 'n diensvoorstel, kan ons byvoorbeeld die volgende uitdrukkings hê:
- As kundiges in die sekuriteitsektor kom ons op hierdie manier ...
- Met die tevredenheid van ons kliënte op die hart, wil ons ...
- Ons is baie bly om aan te kondig dat ons vir ons kliënte beplan het ...
In die konteks van 'n spontane aansoek (internskap of werk) kan ons ook die volgende uitdrukkings hê:
- U onderneming trek my aandag en as student in ………… wil ek aansoek doen vir 'n internskap ………
- Onlangs gegradueer in ...
Die ontvanger aan wie die brief gerig is, moet vanaf die eerste paragraaf die onderwerp van u brief verstaan.
Die hede: stap nommer twee van die plan
Hierdie tweede deel van die plan verwys na die redes wat die skrywe van die brief destyds regverdig. Met betrekking tot die vorige situasie wat in die eerste deel uitgedruk is. Op hierdie vlak is dit 'n kwessie van argumenteer, inlig, verduidelik of selfs bevraagteken. Afhangend van die kompleksiteit van die situasie, kan hierdie gedeelte in 'n volledige paragraaf geskryf word of die hoofgedagte in 'n enkele sin aangebied word. Ter illustrasie kan ons die volgende uitdrukkings hê:
- Opgemerk dat op die datum van ... faktuur nr ... nie skoongemaak word nie, moet ons ...
- Die lidmaatskap van ons organisasie verseker u ook ...
- Ondanks die feit dat die kontrak voorsiening maak vir die begin van die werk op die datum van ..., neem ons met verbasing waar en het ons probleme ondervind met die vertragings wat mnr. ……… aangemeld het.
Die toekoms: stap nommer 3 van die plan
Hierdie derde en laaste deel sluit die eerste twee af deur verslag te doen oor nadraai om te kom.
Of ons spreek ons voornemens uit as outeur van die brief, en ons kan dus uitdrukkings van die tipe gebruik:
- Vandag sal ek persoonlik sorg vir die versending van die items wat u versoek het
- Ons is gereed om te vervang ... met inagneming van die oorspronklike.
- Kom asseblief nader aan die kaartjiekantoor ...
Of ons spreek 'n wens uit, of ons vra of die ontvanger aanmoedig om op te tree of te reageer. Ons kan dus die volgende formulerings hê:
- U word uitgenooi om nader aan die toonbank te kom
- Ek vra u dus om u kundiges vinnig te beroep om ...
- Daar word gretig gewag op u vinnige oplossing om hierdie situasie op te los.
Die doel van die skryf van hierdie brief kan moontlik gepaard gaan met 'n argument:
- U sal die situasie so vinnig as moontlik (objektief) aanpas volgens die algemene en spesifieke bepalings van die kontrak. (Argument)
- Kan u my aflewering so spoedig moontlik reël? ? (Doelstelling) Dit is nutteloos om u daaraan te herinner dat die aflewering op die geskeduleerde datum moet geskied, met inagneming van u verkoopvoorwaardes. (Argument)
'N Beleefde formule wat noodsaaklik is om u professionele brief te sluit !
Om 'n professionele brief behoorlik te beëindig, is dit noodsaaklik om 'n beleefde frase te skryf. Dit is in werklikheid 'n dubbele beleefde formule, bestaande uit 'n uitdrukking, maar ook uit 'n 'pre-conclusie' formule.
Of ons het 'n hoflikheidsformule wat 'n sekere hartlikheid weerspieël:
- Ontvang vooraf ons dank vir ...
- Ons vra om verskoning vir hierdie onverwagse situasie
- Ek sal altyd beskikbaar wees om dit tydens 'n vergadering te bespreek
- U kan ons te eniger tyd kontak om ...
- Ons hoop dat hierdie aanbod aan u verwagtinge sal voldoen en ons is natuurlik tot u beskikking vir verdere inligting.
Of ons het 'n beleefde formule:
- Ons vra u om u vriendelike groete te aanvaar, mevrou.
- Glo asseblief, meneer, in die uitdrukking van ons beste gevoelens.
- Aanvaar asb, mevrou, ons beste groete.
Die voordeel van hierdie plan in die skryf van 'n professionele brief is enersyds die soberheid in die skryf van die inhoud, en andersyds die eenvoud van lees ten opsigte van die ontvanger. Hierdie tydlyn word egter nie aanbeveel vir meer komplekse en langer inhoud nie.
