Print Friendly, PDF & Email

Skryf om gelees te word

'n Kollega het sopas vir jou 'n e-pos gestuur oor 'n vergadering wat jy oor 'n uur het. Die e-pos is veronderstel om die sleutelinligting te bevat wat jy as deel van 'n belangrike projek moet aanbied.

Maar daar is 'n probleem: die e-pos is so sleg geskryf dat jy nie die data kan kry wat jy nodig het nie. Daar is spelfoute en onvolledige sinne. Die paragrawe is so lank en verwarrend dat dit jou drie keer so lank neem as wat dit neem om die inligting te vind wat jy wil hê. Gevolglik is jy ondervoorbereid vir die vergadering en dit gaan nie so goed soos jy gehoop het nie.

Het jy al ooit in 'n soortgelyke situasie te staan ​​gekom? In 'n wêreld wat oorlaai is met inligting, is dit noodsaaklik om duidelik, bondig en doeltreffend te kommunikeer. Mense het nie tyd om boeklengte-e-posse te lees nie, en hulle het nie die geduld om e-posse te interpreteer wat swak saamgestel is en waar nuttige inligting oral versprei is nie.

Plus jou skryfvaardighede goed is, hoe beter is die indruk wat jy sal maak op diegene rondom jou, insluitend jou baas, kollegas en kliënte. Jy weet nooit hoe ver hierdie goeie indrukke jou sal neem nie.

In hierdie artikel sal ons sien hoe jy jou skryfvaardighede kan verbeter en algemene foute vermy.

Gehoor en formaat

Die eerste stap om duidelik te skryf, is om die toepaslike formaat te kies. Moet jy 'n informele e-pos stuur? Skryf 'n gedetailleerde verslag? Of 'n formele brief skryf?

Die formaat, saam met jou gehoor, sal jou "skryfstem" definieer, dit wil sê hoe formeel of ontspanne die toon moet wees. As jy byvoorbeeld 'n e-pos aan 'n potensiële kliënt skryf, moet dit dieselfde toon hê as 'n e-pos aan 'n vriend?

Beslis nie.

Begin deur te identifiseer wie jou boodskap sal lees. Is dit vir senior bestuurders, die hele span of 'n klein groepie wat aan 'n spesifieke lêer werk? In alles wat jy skryf, moet jou lesers, of ontvangers, jou toon sowel as aspekte van die inhoud definieer.

LEES  Professionele e-pos handtekening

Samestelling en styl

Sodra jy weet wat jy skryf en vir wie jy skryf, moet jy begin skryf.

’n Leë, wit rekenaarskerm is dikwels intimiderend. Dit is maklik om vas te loop, want jy weet nie hoe om te begin nie. Probeer hierdie wenke vir die samestelling en formatering van jou dokument:

 

  • Begin met jou gehoor: Onthou dat jou lesers dalk niks weet van wat jy vir hulle vertel nie. Wat moet hulle eers weet?
  • Skep 'n plan: Dit is veral nuttig as jy 'n langer dokument skryf, soos 'n verslag, aanbieding of toespraak. Omlynings help jou om te identifiseer watter stappe om te volg in watter volgorde en breek die taak af in hanteerbare inligting.
  • Probeer 'n bietjie empatie: As jy byvoorbeeld 'n verkoops-e-pos vir potensiële kliënte skryf, hoekom moet hulle omgee vir jou produk of jou verkoopspraatjie? Wat is die voordeel vir hulle? Onthou die behoeftes van jou gehoor te alle tye.
  • Gebruik die retoriese driehoek: As jy iemand probeer oorreed om iets te doen, maak seker dat jy verduidelik hoekom mense na jou moet luister, jou punt oordra op 'n manier wat jou gehoor sal betrek, en die inligting op 'n rasionele en samehangende manier aanbied.
  • Identifiseer jou hoof tema: As jy sukkel om die hooftema van jou boodskap te definieer, maak asof jy 15 sekondes oor het om jou posisie te verduidelik. Wat sê jy ? Dit is waarskynlik jou hooftema.
  • Gebruik eenvoudige taal: Tensy jy 'n wetenskaplike referaat skryf, is dit gewoonlik die beste om eenvoudige, reguit taal te gebruik. Moenie lang woorde gebruik net om mense te beïndruk nie.

struktuur

Jou dokument moet so gebruikersvriendelik as moontlik wees. Gebruik titels, onderskrifte, koeëls en nommers so veel as moontlik om die teks te skei.

Per slot van rekening, wat kan makliker wees om te lees: 'n bladsy gevul met lang paragrawe of 'n bladsy opgebreek in kort paragrawe met afdelingopskrifte en kolpunte? 'n Dokument wat maklik is om te skandeer, sal meer gereeld gelees word as 'n dokument met lang, digte paragrawe.

LEES  Die beste manier om 'n professionele brief goed te skryf 

Opskrifte moet die leser se aandag trek. Die gebruik van vrae is dikwels 'n goeie idee, veral in advertensiekopie, want vrae help om die leser geïnteresseerd en nuuskierig te hou.

In e-posse en voorstelle gebruik kort, feitelike titels en onderskrifte, soos dié in hierdie artikel.

Om grafieke te voeg is ook 'n slim manier om jou teks te skei. Hierdie visuele hulpmiddels gee nie net die leser toe om sy aandag op die inhoud te hou nie, maar ook om belangrike inligting baie vinniger as die teks te kommunikeer.

Grammatikale foute

Jy weet waarskynlik dat foute in jou e-pos jou werk onprofessioneel sal laat lyk. Dit is noodsaaklik om growwe foute te vermy deur vir jou 'n speltoetser te kry en jou spelling soveel as moontlik te hersien.

Hier is 'n paar voorbeelde van algemeen gebruikte woorde:

 

  • Ek stuur / stuur / stuur jou

 

Die werkwoord 'om te stuur' is 'n werkwoord van die eerste groep, een sal altyd in die eerste persoon van die enkelvoud "Ek stuur" met 'n "e" skryf. "Versending" sonder "e" is 'n naam ('n verskeping) en kan meervoud wees: "verskepings".

 

  • Ek sluit by jou aan / ek sluit by jou aan

 

'N Mens sal altyd "Ek by jou aansluit" met 'n "s". "Gesamentlike" met 'n "t" is die vervoeging van die derde persoon enkelvoud "hy sluit aan".

 

  • Sperdatum / sperdatum

 

Selfs as "bumper" op 'n vroulike naam geheg word, moenie aan versoeking gee nie en skryf altyd "buffer" sonder "e".

 

  • Aanbeveling / aanbeveling

 

As ons in Engels skryf "aanbeveling" met 'n "e", in Frans skryf ons altyd "aanbeveling" met 'n "a".

 

  • Is daar / is daar / is daar

 

Ons voeg 'n eufoniese 't' in vraende formules by om uitspraak te vergemaklik en twee klinkers agtereenvolgens te voorkom. Ons sal dus skryf "is daar".

 

  • In terme van

 

'N Mens skryf nooit' in terme van 'sonder' s 'nie. Daar is inderdaad altyd 'n paar terme in die gebruik van hierdie uitdrukking.

LEES  Die Voltaire-projek neem jou na die beroemde ortografiese kompetisie

 

  • Van / onder

 

Wees versigtig om nie mislei te word deur die woord "behalwe" wat eindig met 'n "s" nie. 'N Mens skryf nooit' onder 'met 'n' s 'nie. Dit is 'n voorsetsel en dit is onveranderlik.

 

  • Soos ooreengekom / soos ooreengekom

 

Selfs vasgeheg aan 'n vroulike naam, "soos ooreengekom" is altyd onveranderlik en neem nooit 'n "e" nie.

 

  • Onderhoud / diens

Moenie die naam en die werkwoord verwar nie. Die naam "onderhoud" sonder "t" beskryf 'n ruil of 'n "werksonderhoud". Die vervoegde werkwoord in die derde persoon van die enkelvoud "handhaaf" word gebruik wanneer dit kom by die handeling van die handhawing van iets.

Sommige van u lesers sal nie perfek wees in spelling en grammatika nie. Hulle mag dalk nie sien as jy hierdie foute maak nie. Maar moenie dit as verskoning gebruik nie: daar sal gewoonlik mense wees, veral senior bestuurders, wat sal oplet!

Om hierdie rede moet enigiets wat jy skryf van 'n aanvaarbare kwaliteit vir alle lesers wees.

verifikasie

Die vyand van 'n goeie proeflees is spoed. Baie mense jaag deur hul e-pos, maar dit is hoe jy foute mis. Volg hierdie instruksies om te verifieer wat jy geskryf het:

  • Gaan jou kop en voetnote na: Mense ignoreer hulle dikwels om net op die teks te fokus. Net omdat die opskrifte groot en vet is, beteken dit nie dat hulle foutloos is nie!
  • Lees die e-pos hardop: Dit dwing jou om stadiger te gaan, wat beteken dat jy meer waarskynlik foute opspoor.
  • Gebruik jou vinger om die teks te volg soos jy lees: Dit is 'n ander ding wat jou help vertraag.
  • Begin aan die einde van jou teks: Lees weer 'n sin van die begin tot die begin, dit help jou om te fokus op die foute en nie die inhoud nie.