Прафесійны ліст - гэта пісьмовы дакумент, які забяспечвае афіцыйныя адносіны паміж рознымі суразмоўцамі. Ён мае вельмі звычайную ўнутраную структуру. Па сутнасці напісана на адной старонцы, альбо на дзвюх выключна. У прафесійным лісце часцей за ўсё ўтрымліваецца адна тэма. Гэта ўнутраная структура мае перавагу. Яго план напісання можа застацца ранейшым, нягледзячы ні на што. Відавочна, што з улікам мэты будуць змены. Аднак няхай гэта будзе просты запыт на інфармацыю, заяўка ці нават скарга. План напісання прафесійнай перапіскі застанецца практычна нязменным.
Мінулае, сучаснасць, будучыня: трохфазны план паспяховага прафесійнага ліста
Выкарыстанне мінулага, сучаснасці і будучыні ў гэтай храналагічнай іерархіі адносіцца да трыпціха плана напісання прафесійнага ліста. Гэта просты і эфектыўны план для рэалізацыі ў любых сітуацыях. Каб задаць пытанне, перадаць інфармацыю, растлумачыць зададзеную тэму ці нават пераканаць чытача. Эфектыўнасць, якая апраўданалагічны парадак назіраецца ў яго структуры.
Мінулае: этап нумар 1 плана
Мы пішам ліст часцей за ўсё на падставе прэцэдэнта, першапачатковай ці папярэдняй сітуацыі. Гэта можа быць атрыманы ліст, сустрэча, візіт, тэлефоннае інтэрв'ю і г.д. Мэтай напісання першай часткі гэтага ліста з'яўляецца паведамленне пра прычыны адпраўкі. Ці зусім проста кантэкст, які апісвае сітуацыю. Напамін пра факты звычайна выражаецца адным і тым жа сказам. Аднак зручней будаваць гэты сказ у пад-сказах. У якасці ілюстрацыі мы можам мець наступныя выразы:
- Я пацвярджаю атрыманне вашага ліста, паведамляючы пра ...
- У вашым лісце ад ………
- Вы даведаліся пра нашы веды ...
- Улічваючы ваш прэс-рэліз, апублікаваны ў газеце XXX (спасылка № 12345), мы толькі што прапанавалі ...
- Пасля праверкі вашага ўліковага запісу мы выявілі ...
У сітуацыях, калі прычына напісання ліста не звязана з мінулым фактам. На гэты момант у нас ёсць першы абзац ліста, дзе аўтар прадстаўляе сябе і сваю арганізацыю. Затым працягвайце, паказваючы ваш запыт альбо прапаноўваючы розныя паслугі. Напрыклад, у рамках запыту на інфармацыю альбо прапановы аб паслузе мы можам мець наступныя выразы:
- Як эксперты ў галіне бяспекі, мы ідзем гэтым шляхам….
- Маючы задавальненне нашых кліентаў, мы хацелі ...
- Мы вельмі рады паведаміць, што мы запланавалі для нашых кліентаў ...
У кантэксце стыхійнай заяўкі (стажыроўкі ці працы) мы таксама можам мець выразы ніжэй:
- Ваша кампанія прыцягнула маю ўвагу, і як студэнт …………, я хацеў бы падаць заяўку на стажыроўку ………
- Нядаўна скончыла ...
Атрымальнік, якому адрасаваны ліст, павінен з першага абзаца разумець тэму вашага ліста.
Сапраўднае: крок нумар два плана
Гэтая другая частка плана спасылаецца на прычыны, якія апраўдваюць напісанне ліста ў часе Т. Што тычыцца папярэдняй сітуацыі, выказанай у першай частцы. На гэтым узроўні гаворка ідзе альбо пра спрэчкі, паведамленні, тлумачэнні альбо нават пра допыт. У залежнасці ад складанасці сітуацыі гэтая частка можа быць напісана альбо поўным абзацам, альбо прадстаўлена асноўная ідэя адным сказам. У якасці ілюстрацыі мы можам мець наступныя выразы:
- Адзначаючы, што на дату… рахунак-фактура №… не ачышчаны, мы…
- Членства ў нашай арганізацыі таксама запэўнівае вас ...
- Нягледзячы на тое, што кантракт прадугледжвае пачатак работ з даты…, мы назіраем са здзіўленнем і мелі праблемы з разуменнем затрымак, паведамленых спадаром ……….
Будучыня: этап № 3 плана
Гэтая трэцяя і заключная частка закрывае першыя дзве, паведамляючы пра атава прыходзяць.
Альбо мы выказваем свае намеры як аўтар ліста, і, такім чынам, мы можам выкарыстоўваць выразы тыпу:
- Сёння я асабіста паклапочуся аб адпраўцы патрэбных вам рэчаў
- Мы гатовыя падмяніць ... улічваючы, вядома, арыгінал.
- Калі ласка, падыдзіце бліжэй да касы ... ..
Альбо мы выказваем пажаданне, просім альбо заахвочваем атрымальніка дзейнічаць альбо рэагаваць. Такім чынам, мы можам мець наступныя фармулёўкі:
- Вам прапануецца падысці бліжэй да прылаўка
- Таму я прашу вас хутка звярнуцца да сваіх экспертаў, каб ...
- З нецярпеннем чакаем вашай аператыўнасці ў вырашэнні гэтай сітуацыі.
Мэта напісання гэтага ліста патэнцыйна можа суправаджацца аргументам:
- Вы адкарэктуеце сітуацыю як мага хутчэй (аб'ектыўна) у адпаведнасці з агульнымі і канкрэтнымі палажэннямі кантракта. (Аргумент)
- Ці можаце вы арганізаваць маю дастаўку як мага хутчэй ? (Мэта) Бескарысна нагадваць, што дастаўка павінна ажыццяўляцца ў прызначаную дату, з улікам вашых умоў продажу. (Аргумент)
Ветлівая формула, неабходная для закрыцця вашага прафесійнага ліста !
Каб правільна скончыць прафесійны ліст, вельмі важна напісаць ветлівую фразу. У рэчаіснасці гэта двайная ветлівая формула, якая складаецца з выразу, але таксама і з формулы "да заключэння".
Альбо ў нас ёсць формула ветлівасці, якая адлюстроўвае пэўную сардэчнасць:
- Загадзя атрымайце нашу падзяку за ...
- Прыносім свае прабачэнні за гэтую нечаканую сітуацыю
- Я заўсёды буду ў стане абмеркаваць гэта на сустрэчы
- Вы можаце звязацца з намі ў любы час, каб ...
- Мы спадзяемся, што гэтая прапанова адпавядае вашым чаканням, і мы, вядома, у вашым распараджэнні для атрымання дадатковай інфармацыі.
Альбо ў нас ветлівая формула:
- Мы просім Вас прыняць, спадарыня, сэр, з найлепшымі пажаданнямі.
- Верыце, сэр, у выражэнні нашых самых лепшых пачуццяў.
- Прыміце, спадарыня, нашы найлепшыя пажаданні.
Перавага гэтага плана ў напісанні прафесійнага ліста - гэта, з аднаго боку, цвярозасць у напісанні зместу, а з іншага - прастата чытання ў адносінах да атрымальніка. Аднак гэты графік не рэкамендуецца выкарыстоўваць для больш складанага і працяглага зместу.