Средният френски служител прекарва около една четвърт от седмицата, преглеждайки стотици имейли, които изпраща и получава всеки ден.
Въпреки факта, че сме заседнали в пощенската си кутия голяма част от времето си, много от нас, дори и най-професионалистите, все още не знаят как да използват имейл по подходящ начин.
Всъщност, като се има предвид обемът на съобщенията, които четем и пишем всеки ден, е по-вероятно да правим неудобни грешки, които могат да имат сериозни последици за бизнеса.
В тази статия сме дефинирали най-съществените правила за "киберкурт", които трябва да знаем.
Включете ясна и директна тема
Примерите за добра тема включват „Променена дата на срещата“, „Бърз въпрос относно вашата презентация“ или „Предложения за предложението“.
Хората често решават да отворят имейл въз основа на темата, избират такъв, който позволява на читателите да знаят, че решавате техните притеснения или работни проблеми.
Използвайте професионален имейл адрес
Ако работите за компания, трябва да използвате имейл адреса на вашата фирма. Но ако използвате личен имейл акаунт, независимо дали сте самостоятелно заети или обичате да го използвате от време на време за бизнес кореспонденция, трябва да бъдете внимателни при избора на този адрес.
Винаги трябва да имате имейл адрес с вашето име, така че получателят да знае точно кой изпраща имейла. Никога не използвайте имейл адрес, който не е подходящ за работа.
Помислете два пъти, преди да кликнете върху „отговори на всички“
Никой не иска да чете имейли на 20 души, които нямат нищо общо с тях. Игнорирането на имейли може да бъде трудно, тъй като много хора получават известия за нови съобщения на своя смартфон или разсейващи изскачащи съобщения на екрана на компютъра си. Въздържайте се от щракване върху „отговор на всички“, освен ако не смятате, че всички в списъка трябва да получат имейла.
Включете блок за подписване
Предоставете на читателя си информация за себе си. Обикновено включете пълното си име, титла, име на фирма и информация за контакт, включително телефонен номер. Можете също да добавите малко реклама за себе си, но не прекалявайте с поговорки или илюстрации.
Използвайте същия шрифт, размер и цвят като останалата част от имейла.
Използвайте професионални поздрави
Не използвайте небрежни, разговорни изрази като "Здравей", "Здравей!" или "Как си?".
Спокойният характер на нашите писания не трябва да влияе на поздрава в имейл. "Здравей!" Това е много неформален поздрав и като цяло не трябва да се използва в работна ситуация. Вместо това използвайте "Здравейте" или "Добър вечер".
Използвайте пестеливо удивителни знаци
Ако решите да използвате удивителен знак, използвайте само един, за да изразите ентусиазма си.
Хората понякога се увличат и поставят редица удивителни знаци в края на изреченията си. Резултатът може да изглежда твърде емоционален или незрял, удивителните знаци трябва да се използват пестеливо в писмена форма.
Бъдете внимателни с хумор
Хуморът може лесно да се загуби в превода без правилния тон и изражение на лицето. В професионалния разговор хуморът е най-добре да се изключи от имейлите, освен ако не познавате добре получателя. Освен това нещо, което смятате за смешно, може да не е за някой друг.
Знайте, че хората от различни култури говорят и пишат различно
Неправилно общуване може лесно да възникне поради културни различия, особено в писмена форма, когато не можем да видим езика на тялото на другия. Адаптирайте съобщението си към културния произход или нивото на знания на получателя.
Добре е да се има предвид, че много контекстуални култури (японски, арабски или китайски) искат да се запознаят с вас, преди да работят с вас. В резултат на това може да е обичайно служителите в тези страни да бъдат по-лични в своето писане. От друга страна, хората от култури с нисък контекст (немски, американски или скандинавски) предпочитат да стигнат много бързо до точката.
Отговорете на имейлите си, дори ако имейлът не е предназначен за вас
Трудно е да се отговори на всички имейли, изпратени до вас, но трябва да опитате. Това включва случаи, когато имейлът е бил изпратен случайно до вас, особено ако подателят очаква отговор. Отговорът не е необходим, но е добър етикет за имейл, особено ако този човек работи в същата компания или индустрия като вас.
Ето пример за отговор: „Знам, че си много зает, но не мисля, че искаше да ми изпратиш този имейл. И исках да ви уведомя, за да можете да го изпратите на точния човек. »
Прегледайте всяко съобщение
Вашите грешки няма да остане незабелязано от получателите на вашия имейл. И в зависимост от получателя може да бъдете съдени за това.
Не разчитайте на проверките на правописа. Прочетете и препрочетете пощата си няколко пъти, за предпочитане на глас, преди да я изпратите.
Добавете последно имейл адреса
Избягвайте случайно изпращане на имейл, преди да сте приключили с съставянето му и коригирането на съобщението. Дори когато отговаряте на съобщение, добре е да премахнете адреса на получателя и да го поставите само когато сте сигурни, че съобщението е готово за изпращане.
Уверете се, че сте избрали правилния получател
Трябва да бъдете много внимателни, когато пишете име от адресната си книга в реда „До“ на имейла. Лесно е да изберете грешно име, което може да бъде неудобно за вас и за човека, който получава имейла по погрешка.
Използвайте класически шрифтове
За професионална кореспонденция винаги пазете шрифтовете, цветовете и стандартните размери.
Основното правило: Вашите имейли трябва да бъдат лесни за четене от други хора.
Като общо правило, най-добре е да използвате тип с 10 или 12 точки и лесен за четене шрифт, като Arial, Calibri или Times New Roman. Когато става въпрос за цвят, черното е най-сигурният избор.
Следете своя тон
Точно както шегите се губят в превода, вашето съобщение може бързо да бъде погрешно изтълкувано. Не забравяйте, че вашият интервюиращ няма вокалните сигнали и израженията на лицето, които биха получили в една-към-една дискусия.
За да избегнете недоразумения, препоръчваме ви да прочетете съобщението си на глас, преди да щракнете върху Изпращане. Ако ви изглежда трудно, ще изглежда трудно за читателя.
За най-добри резултати избягвайте да използвате напълно отрицателни думи („провал“, „лош“ или „пренебрегван“) и винаги казвайте „моля“ и „благодаря“.
