Печат Friendly, PDF & Email

Средният френски служител прекарва около една четвърт от седмицата, преглеждайки стотици имейли, които изпраща и получава ежедневно.

Въпреки факта, че сме заседнали в пощенската си кутия голяма част от времето си, много от нас, дори и най-професионалистите, все още не знаят как да използват имейл по подходящ начин.

Всъщност, като се има предвид обемът на съобщенията, които четем и пишем всеки ден, е по-вероятно да правим неудобни грешки, които могат да имат сериозни последици за бизнеса.

В тази статия сме дефинирали най-съществените правила за "киберкурт", които трябва да знаем.

Включете ясна и пряка линия на обекта

Примери за добър ред на темата включват „Събрание, променящо датата“, „Бърз въпрос за представянето“ или „Предложения за предложение”.

Хората често решават да отворят a електронна поща В зависимост от темата, изберете такава, която уведомява читателите, че решавате техните притеснения или бизнес проблеми.

Използвайте професионален имейл адрес

Ако работите за фирма, трябва да използвате имейл адреса на фирмата си. Но ако използвате лична електронна поща, независимо дали сте свободна практика или искате да я използвате от време на време за бизнес кореспонденция, трябва да внимавате при избора на този адрес.

Винаги трябва да имате имейл адрес, който носи името ви, така че получателят да знае точно кой изпраща имейла. Никога не използвайте имейл адрес, който не е подходящ за работа.

Помислете два пъти, преди да кликнете върху „отговори на всички“

Никой не иска да чете имейли от 20 души, които нямат нищо общо с тях. Игнорирането на имейлите може да бъде трудно, тъй като много хора получават известия за нови съобщения на смартфоните си или разсейващи изскачащи съобщения на екрана на компютъра си. Въздържайте се да кликнете върху „отговор на всички“, освен ако смятате, че всички членове на списъка трябва да получат имейла.

READ  Причини за избягване на правописни грешки в работата

Включете блок за подписване

Дайте на читателя си информация за вас. Като общо правило посочете пълното си име, заглавие, име на фирма и информация за контакт, включително телефонен номер. Можете също така да добавите реклама за себе си, но не отидете твърде далеч с думите или илюстрациите.

Използвайте същия шрифт, размер и цвят като останалата част от имейла.

Използвайте професионални поздрави

Не използвайте спокоен и познат израз като "Здравей", "Здравей!" Или "Как си?"

Спокойният характер на нашите писания не трябва да влияе на поздрава в имейл. "Здравей!" Това е много неформален поздрав и като цяло не трябва да се използва в работна ситуация. Вместо това използвайте "Здравейте" или "Добър вечер".

Използвайте удивителни знаци в умереност

Ако решите да използвате удивителен знак, използвайте само един, за да изразите ентусиазма си.

Хората понякога се ядосват и поставят няколко удивителни знака в края на присъдите си. Резултатът може да изглежда прекалено емоционален или незрял, удивителен знак трябва да се използва пестеливо.

Бъдете внимателни с хумор

Хуморът може лесно да бъде изгубен в превода без точния тон или изражението на лицето. В професионален обмен е по-добре да оставите хумора от имейли, освен ако не знаете добре получателя. Освен това нещо, което според вас е смешно, може да не е за някой друг.

Знайте, че хората от различни култури говорят и пишат различно

Лошата комуникация може лесно да се случи поради културните различия, особено в писмена форма, когато не можем да видим езика на тялото на всеки друг. Адаптирайте посланието си към културния произход на получателя или степента на познание.

READ  Изпратете имейл до вашия ръководител: каква учтива формула да използвате?

Добре е да се има предвид, че много контекстуални култури (японски, арабски или китайски) искат да се запознаят с вас, преди да работят с вас. В резултат на това може да е обичайно служителите в тези страни да бъдат по-лични в своето писане. От друга страна, хората от култури с нисък контекст (немски, американски или скандинавски) предпочитат да стигнат много бързо до точката.

Отговорете на имейлите си, дори ако имейлът не е за вас

Трудно е да отговорите на всички изпратени до вас имейли, но трябва да опитате. Това включва случаи, при които имейлът ви е бил изпратен случайно, особено ако изпращачът чака отговор. Отговорът не е необходим, но е добър етикет за електронна поща, особено ако лицето работи в една и съща компания или индустрия.

Ето примерен отговор: „Знам, че сте много зает, но не мисля, че сте искали да ми изпратите този имейл. И исках да ви уведомя, за да можете да го изпратите на правилния човек. "

Прегледайте всяко съобщение

Вашите грешки няма да останат незабелязани за получателите на имейла ви. И в зависимост от получателя, може да бъдете съден за това.

Не разчитайте на проверка на правописа. Прочетете и препрочетете пощата няколко пъти, за предпочитане на глас, преди да я изпратите.

Добавете последния имейл адрес

Избягвайте случайно да изпратите имейл, преди да приключите с писането и коригирането на съобщението. Дори когато отговаряте на съобщение, е добре да изтриете адреса на получателя и да го вмъкнете само когато сте сигурни, че съобщението е готово за изпращане.

READ  Шаблон на писмо, за да поискате да получите вашата фиш за заплащане

Уверете се, че сте избрали правилния получател

Трябва да сте много внимателни, когато въвеждате име от адресната си книга в реда „До“ на имейла. Лесно е да се избере погрешно име, което може да бъде неудобно за вас и за човека, който погрешно получава пощата.

Използвайте класически шрифтове

За професионална кореспонденция винаги пазете шрифтовете, цветовете и стандартните размери.

Основното правило: Вашите имейли трябва да бъдат лесни за четене от други хора.

Най-добре е да се използват 10 или 12 знаци с точки и лесен за четене шрифт, като Arial, Calibri или Times New Roman. Когато става въпрос за цвят, черният е най-сигурният избор.

Следете своя тон

Точно както шегите се губят в превода, вашето съобщение може бързо да бъде погрешно изтълкувано. Не забравяйте, че вашият интервюиращ няма вокалните сигнали и израженията на лицето, които биха получили в една-към-една дискусия.

За да избегнете недоразумения, препоръчваме ви да прочетете съобщението си на глас, преди да щракнете върху Изпращане. Ако ви изглежда трудно, ще изглежда трудно за читателя.

За най-добри резултати избягвайте да използвате напълно отрицателни думи ("неуспех", "лош" или "пренебрегнат") и винаги казвайте "моля" и "благодаря".