Ако нямате ясна рутина при работа с имейлите си, те бързо могат да се превърнат в източник на значителна загуба на време. От друга страна, ако направите необходимото на организационно ниво, за да не се оставите да ви нахлуят от десетки непрочетени имейли. Тогава можете да освободите ума си от всяка възможност да пропуснете важен имейл. В тази статия са изброени редица доказани практики. Приемайки ги, вие със сигурност ще можете да управлявате пощенската си кутия много по-спокойно.
Автоматично или ръчно класифицирайте всеки имейл в специална папка или подпапки.
Това е типът метод, който ще ви позволи бързо да сортирате имейлите си по важност. Можете да изберете да класифицирате имейлите си по тема, тема, по срокове. Важното е да се възползвате от всички характеристиките на вашата пощенска кутия, за да управлявате пощите си по напълно оперативен начин. След като сте създали директория с папка и подпапка според организационния режим, който ви подхожда. Всяко съобщение ще има своето място във вашата пощенска кутия, както всеки хартиен файл на бюрото ви. И така, след като изтече моментът за обработка на имейлите ви, можете да се концентрирате на 100% върху останалата част от работата си.
Планирайте конкретно време за обработка на имейлите си
Разбира се, трябва да останете отзивчиви и да можете да обработвате съобщения, които очакват незабавен отговор от вас. За останалото планирайте най-подходящия момент (и), за да се справите с имейлите си последователно. Започнете с подготовката на всички елементи, необходими за обработката на вашата работа. Файлове за хартия, телбодове, принтери, всичко трябва да е удобно, за да се улесни максималната концентрация. Без значение кога избирате. Сега, когато вашата пощенска кутия е организирана като център за сортиране на пощенски услуги, имате възможност да обработвате спокойно имейлите си с ефективност и бързина.
Почистете пощенската си кутия, като изтриете всички ненужни бюлетини
Пощенската ви кутия постоянно паразитира от безинтересни бюлетини или реклами? Внимавайте да освободите пощенската си кутия от всички тези бюлетини, които приличат повече на спам, отколкото на всичко останало. Трябва систематично да се отпишете от всички тези пощенски списъци, които не ви носят нищо конкретно и които бързо могат да станат по-инвазивни. Можете да използвате инструменти като Cleanfox ОУ ОтвийтеMe направете необходимото с няколко кликвания. Без да ви взема сутрин, този тип решение ще ви помогне изключително много да сложите край на това цифрово замърсяване. Хиляди имейли могат да бъдат обработени сравнително бързо.
Настройте автоматичен отговор
Скоро ще отидете на почивка за дълго време. Детайл, който не трябва да се пренебрегва, активира автоматичния отговор на вашата пощенска кутия. Това е нещо важно, така че всички хора, с които кореспондирате професионално по имейл, да бъдат добре информирани за вашето отсъствие. Много недоразумения са възможни, когато клиент или доставчик загуби търпение, защото тези съобщения остават без отговор. Това лесно може да се избегне с кратко съобщение, което ще бъде изпратено автоматично по време на вашата ваканция. Просто трябва да посочите датата на връщането си от почивката, а защо не и имейла на колега, ако е необходимо.
Темперирайте броя на имейлите, които изпращате в копие
Систематичното използване на имейли, изпращани в копие (CC) и невидимо копие (CCI), може бързо да генерира безкраен обмен. Хората, които трябваше да получат само вашето съобщение за информация, сега изискват разяснения. Други се чудят защо са получили това съобщение и с право го възприемат като загуба на време. Когато правите избора да поставите някого в цикъла, уверете се, че вашият избор е наистина подходящ. Съобщенията, изпратени на всеки по какъвто и да е начин, трябва да се избягват.
Не забравяйте, че имейл може да има правна стойност
Доколкото е възможно, пазете всичките си имейли, те имат силата на доказване, по-специално на индустриалния съд. Електронно съобщение, ако е сертифицирано със същата правна стойност като писмо, което бихте написали на ръка. Но внимавайте, дори просто съобщение изпратен без да се замисля на колега или на клиент може да има сериозни последици. Ако клиент докаже, имейл има подкрепата, че не сте спазили ангажиментите си по отношение на доставка или други. Ще трябва да понесете последствията за вашия бизнес и за себе си. В търговските спорове, както в индустриалните съдилища, доказателството се казва, че е "безплатно". Това ще рече, че съдията ще реши и че е по-добре внимателно да класифицира имейлите му, отколкото да ги пуска в кошчето.
