Имейлът е едно от основните средства за комуникация в професионалната среда. Някои обаче са склонни да забравят правилата. Това, като се има предвид, че имейлът се счита за по-малко официален от писмото. Важно е да се знае, че това все пак остава работещо писане, дори ако има по-лек или по-удобен за употреба стил. Как да успеем в професионален имейл? Открийте практиките, които да възприемете за изготвяне в правилата на чл.

Темата на имейла трябва да е кратка

Първото нещо, което вашият получател ще прочете, очевидно е темата на вашия имейл. Това всъщност е единственият ред, който се появява във входящата поща. Това е причината тя да бъде кратка, точна и изчистена. По същия начин трябва да има връзка с целта на вашия имейл (уведомяване, информиране, покана ...). С други думи, получателят трябва бързо да разбере какво е, само като прочете темата.

Темата на имейла може да бъде формулирана в номинално изречение, изречение без дума за връзка, изречение от 5 до 7 думи, изречение без статия. Ето няколко примера: „искане за информация“, „кандидатстване за длъжността на ...“, „отмяна на обучението по CSE от 25 януари“, „покана за 10-те години на компания X“, „доклад от срещата от ... ”и т.н.

Също така имайте предвид, че отсъствието на тема може да направи имейла нежелан.

Стартовата формула

Наричана още формула за повикване, тя обозначава първите думи на имейла. С други думи, именно думите осигуряват контакт със събеседника.

Тази формула за обжалване зависи по-специално от следните фактори:

  • Вашите отношения с получателя: познавате ли получателя? Ако да, в кой момент?
  • Контекстът на комуникацията: официален или неформален?

Следователно е очевидно, че няма да се обръщате към началник по същия начин, по който ще се обръщате към колега. По същия начин това е различна формула, която ще използвате, когато се обръщате към непознат.

След формулата за обжалване идва първото изречение на имейла, което трябва да е свързано с предмета на професионалното писане.

Основният текст на имейла

Помислете за използването на техниката на обърната пирамида, за да напишете тялото на вашия имейл. Това се състои в започване с основната информация на имейла, която най-често е предмет на имейла. След това ще трябва да извиквате останалата информация по намаляващ начин, тоест от най-важната до най-малко съществената.

Причината, поради която трябва да се възползвате от този метод, е, че първата част на изречението е най-добре прочетеното и най-запомненото. В изречение от 40 думи обикновено си спомняте само 30% от първата част.

Вашият имейл трябва да бъде написан с кратки изречения и на професионален, ежедневен език. В този смисъл избягвайте техническите термини и се уверете, че между изреченията има свързващи думи.

И накрая, не забравяйте учтивата фраза, за да завършите имейла си. След това използвайте кратка учтивост в края, докато я адаптирате към контекста на обмена, но също така и към връзката ви с получателя.