La rellevància de l'informe és que li dóna tota la informació sense haver de passar per cent pàgines. Si haguéssim de limitar-nos a copiar els intercanvis durant les reunions, tindríeu documents de gran volum. Però això s'evita quan es fan els informes i, sobretot, quan es fa amb la metodologia correcta. A la reunions de treball, seminaris, missions, molts punts es debaten, es fan llargues presentacions, s'identifiquen grans reptes. Tot això s'ha de presentar al personal de la companyia, seminaristes o patrocinadors d'operacions. a continuació, com escriure un informe rellevant en aquest context? Escriure-la no és una tasca fàcil, sobretot si cal ressaltar tots els elements obligatoris d’un informe.

Generalitats i especificitats per escrit un informe

L'informe hauria d'informar íntegrament les decisions que es van prendre durant la reunió, així com els temes que es van estudiar. Ha de presentar les línies generals que es van evocar durant les converses. És un referent fiable per a tots els empleats de l'empresa. De fet, no tothom pot estar a les reunions al mateix temps a causa d'una malaltia o d'una altra. Per tant, l'informe permet estar al mateix nivell d'informació que els altres. la redactant un informe es presenta en forma d'escriptura, és totalment diferent de les actes o les simples declaracions de les discussions.

Si s'han presentat documents a la reunió, cal esmentar-los. També poseu els llocs on trobar-los, feu una fotocòpia que us adjuntareu a l'informe. Quan s'hagin pres decisions que es prenguin mesures, cal especificar qui les executarà. De la mateixa manera, cal destacar el temps d'execució determinat durant la reunió. Un cop definides aquestes accions, serà fàcil donar la paraula als intèrprets a les pròximes reunions per resumir el que s'ha fet de forma concreta. Escriure un informe, exigeix ​​tenir cura de tenir una neutralitat absoluta, els punts a corregir, cal evitar les dificultats trobades durant la reunió. També presenta tots els aspectes positius que s'han observat.

Saber escriure un informe rellevant

Un informe rellevant s'ha d'escriure en qüestió d'hores de l'esdeveniment. Si esperes els dies posteriors, és segur que deixareu informació vital. De la mateixa manera, la immediatesa de l'escriptura us permet posar tots els esdeveniments en el seu context. La concreció és la paraula clau per escriure un bon informe. Tota la informació necessària per al lector ha de destacar-se directament. Eviteu les superflues o les voltes massa llargues. Anar directament al punt.

Tirar escriure un bon informe, cal presentar els punts que han interessat l'ordre del dia. Fes un text perfectament estructurat perquè farà que la lectura sigui més fluida. En general, la presentació en una introducció, un desenvolupament i una conclusió és un document adequat. Podeu tenir tants paràgrafs al cos de l'informe com punts estudiats. El pla també s'ha de prendre molt seriosament. Fareu un pla analític si una sola preocupació ha ocupat tota la reunió. D'altra banda, si s'han resolt molts punts, caldrà fer un pla temàtic que els presentarà per ordre decreixent d'importància. A nivell de conclusió de l'informe, caldrà que destaquin clarament els punts que queden per estudiar. El mateix, per descomptat, per a les tasques que encara s'han d'executar. Finalment, per redactar un informe rellevant, seria preferible tenir uns coneixements força precís en l'àmbit en què es tractaran les qüestions. Això permetrà produir textos breus i sintètics, amb terminologies adients.

Criteris per escriure un informe

Respecte criteris per escriure un informe és essencial, permet ser objectius i fidels als esdeveniments. Cal evitar donar opinions personals o agradar el que s'ha decidit. Cal evitar transcriure totes les intervencions dels participants a la reunió. Cal limitar-se a esmentar l'essència del que s'ha dit, les grans línies.

Per aconseguir-ho, és la vostra responsabilitat seleccionar la informació. En la seva classificació, eviteu especialment centrar-se en l'accessori mentre el director no surt de l'informe. Feu un esforç real per resumir i prioritzar la informació per ordre d'importància.

Eviteu fer servir termes personals, és a dir, eviteu el "jo" i el "WE", tot el que suggereix la implicació personal de l'autor. Com que haureu de romandre el més neutre possible, no utilitzeu adjectius ni adverbis d’apreciació. Aneu amb compte per minimitzar la repetició del text.

De la mateixa manera, s'han de proscriure tots els comentaris que s'allunyin del debat. També és important controlar la teva gramàtica, vocabulari i la vostra ortografia. Els francesos que utilitzareu han de ser impecables.

Trieu l'estil d'escriure un informe

Abans de començar, pensa primer en triar el informe d'estil d'escriptura que faràs:

  • L'estil complet per als principiants

Si és la primera vegada que necessiteu escriure un informeés millor que triïs l'estil exhaustiu. Aquest estil és encara més apropiat quan s'han realitzat presentacions en el seminari o reunió amb PowerPoint. Per tant, serà necessari evitar la reducció innecessària de la informació. No obstant això, caldrà pensar en reelaborar la seva transcripció, per evitar dir-ho tot, que ja no seria un informe. Per triar aquest estil, heu d'haver tingut cura de registrar el seminari.

Podeu portar un dispositiu adequat o sol·licitar els enregistraments realitzats per la sala de control quan estigui equipada. Si no voleu registrar, tome notes acorcentant el màxim possible. Ser eficient i ràpid. Tots els documents que es compartiran durant el seminari hauran d'estar en possessió. Per a aquests documents, simplement podeu adjuntar-los als minuts. No hi ha necessitat de repetir. Simplement assegureu-vos d'incloure'ls al cos de l'informe.

  • Estil mixt

Tindrà un estil directe i totalment neutral. En casos de debat, és més apropiat triar una forma nominativa. Aquest formulari permetrà esmentar el nom, el nom i els serveis representats per cadascun dels parlants.

  • A nivell de formulari

Destaca la data, els participants i el programa que es va seguir durant les reunions. Assegureu-vos que la vostra informació sigui tan fiable com sigui possible actualitzant-la a mesura que progressi el seminari.

Quina informació s’ha de trobar en un informe?

Tirar informe sobre una reunióheu de començar el nom de l'empresa en qüestió. També hi col·loqueu les coordenades. Posteriorment, ressalteu el títol del document i la identitat de la persona que la va escriure. Afegiu també la data de la vostra reunió, així com el lloc on es realitza. A més, serà necessari comptar les persones que van participar realment a la reunió. Esmenten també els absents i els que van proporcionar una excusa per la seva absència.

De totes aquestes persones, també destaquen les seves respectives funcions dins de l'empresa. A continuació, destaqueu l'objectiu de la vostra reunió, comunament conegut com l'ordre del dia. A continuació, introduïu els temes que es van tractar posant títols a cadascun. Caldrà que destaquin clarament les resolucions preses al final dels debats. No oblideu posar la vostra signatura, és important que coneguem la identitat de la persona que va redactar l'informe.

Recomanació per escriure un informe de missió

La escrivint l'informe d'una missió és una tasca encara més específica. Les missions d’auditoria, les missions humanitàries, les missions comptables especialitzades o fins i tot les missions legals s’han de condensar en un informe. Aquest resum s’ha d’enviar al patrocinador de la missió. En aquest cas, heu de destacar les vostres observacions, però també les vostres recomanacions i les vostres anàlisis:

  • La fase d'elaboració

A la primera pàgina del vostre informe, heu d'esmentar el nom dels agents i el nom del representant autoritzat. També han d'aparèixer les dates, el propòsit de l'assignació i la durada real de l'assignació. En el nivell de resum, ha de mostrar clarament els aspectes més evidents de la missió. És millor fer un resum, abans d'iniciar la introducció.

La introducció ha de ser senzilla i enumerar íntegrament els problemes que es van tractar durant la missió. En el desenvolupament, cal indicar les empreses de l'agent(s). També has de transcriure l'essencial de la carta que autoritza la missió. Això permet destacar el marc i el pressupost de la missió.

  • Altres mencions

L'objecte, el nom del comitè d'experts i les seves funcions. El mètode d’expertesa, les dificultats que eren prerrogatives de la missió. Totes aquestes dades haurien de constar. Sempre que es realitzaran entrevistes amb els membres de l'estructura, caldrà realitzar els informes corresponents i inserir-los a l'informe general de la missió.

Si durant la teva missió has garantit l'anonimat d'alguns dels teus interlocutors, pots transcriure la informació que t'han enviat en forma estadística no nominativa. Assegureu-vos de marcar l'esperit de l'agent amb una conclusió ben treballada. Finalment, podeu adjuntar els informes per a anàlisis, comptes, mesuraments i sobretot, fer una bibliografia exhaustiva.

  • Petites recomanacions

Tirar escriure un bon informe, el document ha de ser conciso i conciso, podeu utilitzar gràfics, fotos i fins i tot plans. Si les vostres anàlisis tenen detalls molt detallats, poseu-los en apèndixs. Atès que el document pot ser llegit per tothom, evita massa termes tècnics i és incomprensible per al lector habitual. Si heu de posar-los endavant, expliqueu-los ràpidament.

El vostre informe hauria de tenir capçaleres i subtítols amb marques completes, paràgrafs i numeració. No us sembli haver d’afegir tots els documents. Limiteu-vos bàsicament a aquells que heu esmentat al vostre informe de missió. Eviteu els errors que embrutin el vessant professional de la vostra feina. Descarregueu programes de correcció com Cordial o Antídot per corregir errors. O bé, que un ésser estimat faci una lectura final que també avaluarà la rellevància del vostre treball. Fins i tot us pot dir ràpidament si és comprensible o no.

L'informe pot ser finalment abreviado o fins i tot sinòptic. El que és sinòptic es fa amb taules en format Word o Excel. D'altra banda, l'estenogràfic agrupa tota la informació de forma cronològica mitjançant una transcripció que a vegades pot ser integral. Escriure bé, l'informe servirà com a arxiu i informació addicional per a tots els empleats.