Pokud nemáte při zpracování e-mailů jasnou rutinu, mohou se rychle stát zdrojem značné časové ztráty. Na druhé straně, pokud uděláte, co je nezbytné na organizační úrovni, abyste se nenechali napadnout desítkami nepřečtených e-mailů. Poté můžete svou mysl osvobodit od jakékoli možnosti chybějící důležité zprávy. V tomto článku je uvedena řada osvědčených postupů. Jejich přijetím jistě budete moci svou poštovní schránku spravovat mnohem klidněji.
Automaticky nebo ručně klasifikujte jakýkoli e-mail do vyhrazené složky nebo podsložky.
Toto je typ metody, který vám umožní rychle třídit vaše e-maily v pořadí podle důležitosti. Můžete si vybrat, zda chcete své e-maily třídit podle témat, témat, termínů. Důležité je využít všeho funkce vaší poštovní schránky, abyste mohli své e-maily spravovat plně funkčním způsobem. Jakmile vytvoříte adresář se složkou a podsložkou podle režimu organizace, který vám vyhovuje. Každá zpráva bude mít své místo ve vaší poštovní schránce jako každý papírový soubor na stole. Jakmile se tedy dostane zpracování vašich e-mailů, můžete se 100% soustředit na zbytek své práce.
Naplánujte si konkrétní čas na zpracování vašich e-mailů
Samozřejmě musíte zůstat v pohotovosti a být schopni zpracovat zprávy, které od vás čekají na okamžitou odpověď. Pokud jde o zbytek, naplánujte nejrelevantnější okamžiky, aby se vaše e-maily vyrovnávaly. Začněte přípravou všech prvků nezbytných pro zpracování vaší práce. Papírové pilníky, sešívačky, tiskárny, vše musí být po ruce, aby se usnadnila maximální koncentrace. Nezáleží na tom, kdy se rozhodnete. Nyní, když je vaše poštovní schránka organizována jako poštovní třídicí centrum, máte možnost zpracovat vaše e-maily klidně s účinností a rychlostí.
Vyčistěte poštovní schránku odstraněním všech nepotřebných zpravodajů
Je vaše poštovní schránka neustále parazitována nezajímavými zpravodaji nebo reklamami? Dejte pozor, abyste se zbavili své poštovní schránky všech těchto zpravodajů, které vypadají spíš jako spam než cokoli jiného. Musíte se systematicky odhlásit ze všech těchto seznamů e-mailů, které vám nepřinesou nic konkrétního a které se mohou rychle stát invazivnějšími. Můžete použít nástroje jako Cleanfox où Unroll Me udělat pár kliknutí. Aniž byste si vzali ráno, tento typ řešení vám pomůže nesmírně ukončit toto digitální znečištění. Tisíce e-mailů lze zpracovat relativně rychle.
Nastavte automatickou odpověď
Brzy se chystáte na dovolenou na dlouhou dobu. Detail, který nelze přehlédnout, aktivoval automatickou odpověď vaší poštovní schránky. To je něco důležitého, aby všichni lidé, se kterými profesionálně korespondujete e-mailem, byli dobře informováni o vaší nepřítomnosti. Pokud zákazník nebo dodavatel ztratí trpělivost, je možné mnoho nedorozumění, protože tyto zprávy zůstávají nezodpovězeny. Tomu lze snadno zabránit krátkou zprávou, která bude automaticky odeslána během vaší dovolené. Stačí uvést datum návratu z dovolené a proč ne e-mail kolegy, pokud je to nutné.
Zmírněte počet e-mailů, které posíláte v kopii
Systematické používání e-mailů odeslaných v kopii uhlíku (CC) a neviditelné kopii uhlíku (CCI) může rychle generovat nekonečné výměny. Lidé, kteří měli pouze dostávat vaši zprávu pro informaci, nyní vyžadují vysvětlení. Jiní se diví, proč dostali tuto zprávu a správně ji vnímají jako ztrátu času. Když se rozhodnete dát někoho do smyčky, ujistěte se, že váš výběr je opravdu relevantní. Zprávy zaslané komukoli jakýmkoli způsobem by se měly vyhnout.
Pamatujte, že e-mail může mít právní hodnotu
Pokud je to možné, uchovávají všechny vaše e-maily, mají důkazní sílu, zejména průmyslovému soudu. Elektronická zpráva, pokud je certifikována se stejnou právní hodnotou jako dopis, který byste napsali ručně. Ale pozor, dokonce i jednoduchá zpráva poslal bez přemýšlení kolegovi nebo klientovi může mít vážné důsledky. Pokud zákazník prokáže, e-mail má podporu, že jste nedodrželi své závazky, pokud jde o doručení nebo jiné. Budete muset nést důsledky pro vaše podnikání a pro sebe. V obchodních sporech jako v průmyslových soudech je tento důkaz označen jako „svobodný“. To znamená, že o tom rozhodne soudce a že je lepší pečlivě třídit jeho e-maily, než je ukládat do koše.
