Identifikujte standardní model přizpůsobený vašemu cíli
V podnikání se používají různé standardní šablony e-mailových zpráv. Výběr správného formátu na základě účelu vaší zprávy je nezbytný pro jasné a efektivní předání vašeho sdělení.
Pro pravidelný monitorovací report, jako je týdenní nebo měsíční report, zvolte tabulkovou strukturu s klíčovými údaji (prodej, výroba atd.).
Pro rozpočet nebo požadavek na zdroje napište soubor strukturovaný po částech s úvodem, podrobnými potřebami, argumentem a závěrem.
V krizové situaci vyžadující naléhavou reakci vsaďte na přímý a silný styl a vyjmenujte problémy, důsledky a akce v několika šokujících větách.
Ať už je model jakýkoli, postarejte se o formátování s mezititulky, odrážkami, tabulkami pro usnadnění čtení. Níže uvedené konkrétní příklady vám pomohou vybrat nejlepší formát pro každou situaci pro profesionální a efektivní e-mailové zprávy.
Pravidelná monitorovací zpráva ve formě tabulek
Pravidelná monitorovací zpráva, například měsíční nebo týdenní, vyžaduje jasnou a syntetickou strukturu zvýrazňující klíčová data.
Formát v tabulkách umožňuje prezentovat důležité ukazatele (prodej, výroba, konverzní poměr atd.) organizovaným a čitelným způsobem během několika sekund.
Pojmenujte své tabulky přesně, například „Vývoj online prodeje (měsíční obrat 2022)“. Nezapomeňte zmínit jednotky.
Pro posílení sdělení můžete začlenit vizuální prvky, jako je grafika. Ujistěte se, že údaje jsou správné a výpočty správné.
Ke každé tabulce nebo grafu přiložte krátký komentář analyzující hlavní trendy a závěry ve 2–3 větách.
Formát tabulky usnadňuje příjemci, aby si rychle přečetl to podstatné. Je ideální pro pravidelné monitorovací zprávy vyžadující souhrnnou prezentaci klíčových dat.
E-mail s dopadem v případě krize
V nouzové situaci vyžadující rychlou reakci se rozhodněte pro hlášení ve formě krátkých, úderných vět.
Oznamte problém od začátku: „Náš server je po útoku mimo provoz, jsme offline“. Poté podrobně popište dopad: ztracený obrat, ovlivnění zákazníci atd.
Poté sepište opatření přijatá k omezení škod a opatření, která mají být provedena okamžitě. Zakončete naléhavou otázkou nebo požadavkem: „Můžeme počítat s dalšími zdroji pro obnovení služby do 48 hodin?“
V krizi je klíčové rychle informovat o potížích, důsledcích a odpovědích v několika přímých větách. Vaše zpráva musí být stručná a mobilizující. Výrazný styl je pro tento typ nouzových e-mailových zpráv nejúčinnější.
Příklad XNUMX: Podrobná měsíční zpráva o prodeji
Níže naleznete podrobnou zprávu o našich březnových prodejích:
- Prodej v obchodě
Tržby v obchodech klesly o 5 % oproti minulému měsíci na 1 250 000 EUR. Zde je vývoj podle oddělení:
- Domácí spotřebiče: obrat 550 000 €, stabilní
- Oddělení pro kutily: obrat 350 000 EUR, pokles o 3 %
- Zahradní sekce: obrat 300 000 EUR, pokles o 15 %
- Kuchyňské oddělení: obrat 50 000 EUR, nárůst o 10 %
Pokles v zahradním oddělení vysvětluje nepříznivé počasí v tomto měsíci. Všimněte si povzbudivého růstu v oddělení kuchyně.
- Online prodej
Tržby na našem webu jsou stabilní na 900 000 €. Podíl mobilních zařízení vzrostl na 35 % online prodejů. Prodej nábytku a dekorací prudce stoupá díky naší nové jarní kolekci.
- Marketingové akce
Naše e-mailová kampaň ke Dni babiček vygenerovala v oddělení kuchyně dodatečný obrat ve výši 20 000 EUR.
Prodeje v tomto segmentu podpořily i naše aktivity na sociálních sítích v oblasti interiérového designu.
- Proč investovat do čističky vzduchu?
Navzdory mírnému poklesu prodejen zůstávají naše tržby solidní, tažené e-commerce a cílenými marketingovými operacemi. Musíme pokračovat v našem úsilí o dekorace a nábytek, abychom kompenzovali sezónní pokles v zahradním oddělení.
Jsem vám k dispozici pro jakékoli upřesnění.
S pozdravem,
Jean Dupont Seller East sektor
Druhý příklad: Dodatečný požadavek na rozpočet na uvedení nové produktové řady
Mám tu čest od vás požádat o dodatečný rozpočet v rámci uvedení naší nové řady produktů plánované na červen 2024.
Tento strategický projekt si klade za cíl rozšířit naši nabídku o 20 dalších referencí o dynamický segment bioproduktů, kde poptávka roste o 15 % ročně.
Aby byl zaručen úspěch tohoto startu, je nezbytné mobilizovat další zdroje. Zde jsou mé číselné návrhy:
- Dočasná posila týmu:
- Nábor 2 vývojářů na plný úvazek po dobu 6 měsíců pro dokončení balení a technické dokumentace (cena: 12000 XNUMX EUR)
- Podpora digitální marketingové agentury na 3 měsíce na webovou kampaň (8000 €)
- Marketingová kampaň :
- Mediální rozpočet na sponzorování našich publikací na sociálních sítích (5000 €)
- Tvorba a odesílání emailů: grafický návrh, náklady na dopravu na 3 kampaně (7000€)
- Spotřebitelské testy:
- Organizace spotřebitelských panelů pro shromažďování zpětné vazby na produkty (4000 €)
To je celkem 36 000 EUR na nasazení lidských a marketingových zdrojů nezbytných pro úspěch tohoto strategického startu.
Jsem vám k dispozici, abychom to projednali během našeho příštího setkání.
Než se vrátíte,
S pozdravem,
John Dupont
Projektový manažer
Třetí příklad: Měsíční zpráva o činnosti obchodního oddělení
Níže naleznete zprávu o činnosti našeho obchodního oddělení za měsíc březen:
- Návštěvy zaměřené na vyhledávání: Naši obchodní zástupci kontaktovali 25 potenciálních zákazníků uvedených v naší zákaznické složce. 12 schůzek bylo opraveno.
- Odeslané nabídky: Odeslali jsme 10 obchodních nabídek na klíčové produkty z našeho katalogu, z toho 3 již byly převedeny.
- Veletrhy: Náš stánek na výstavě Expopharm přilákal kolem 200 kontaktů. 15 z nich jsme převedli na budoucí schůzky.
- Školení: Naše nová spolupracovnice Lena absolvovala týdenní školení v terénu s Marcem, aby se seznámila s našimi produkty a prodejními nabídkami.
- Cíle: Náš obchodní cíl 20 nových smluv během měsíce byl splněn. Vygenerovaný obrat činí 30 000 €.
Pokračujeme v našem úsilí rozvíjet náš seznam klientů, neváhejte a pošlete mi svá doporučení.
S pozdravem,
Jean Dupont obchodní manažer
Příklad XNUMX: Podrobná týdenní zpráva o činnosti – Pekárna supermarketu
Níže naleznete podrobnou zprávu o činnosti naší pekárny za týden od 1. do 7. března:
Výroba :
- Denně jsme vyrobili v průměru 350 tradičních baget, celkem 2100 za týden.
- Celkový objem se díky naší nové troubě zvýšil o 5 %, což nám umožňuje uspokojit rostoucí poptávku.
- Diverzifikace našeho sortimentu speciálních chlebů (venkovské, celozrnné, obilné) přináší ovoce. Tento týden jsme jich upekli 750.
Odbyt:
- Celkový obrat je 2500 €, stabilní ve srovnání s minulým týdnem.
- Naším nejprodávanějším zbožím zůstává vídeňské pečivo (680 EUR), následují obědové receptury (550 EUR) a tradiční chléb (430 EUR).
- Nedělní ranní tržby byly obzvláště silné (obrat 1200 XNUMX EUR) díky speciální nabídce brunchů.
Zásobování:
- Příjem 50 kg mouky a 25 kg másla. Zásoby jsou dostatečné.
- Přemýšlíte o objednání vajec a kvásku na příští týden.
personál:
- Julie bude příští týden na dovolené, přeorganizuji rozvrhy.
- Díky Bastienovi, který poskytuje přesčasy na prodej.
problémy:
- Porucha mincovního mechanismu v úterý ráno, přes den opraveno elektrikářem.
S pozdravem,
manažer Jean Dupont
Pátý příklad: Naléhavý problém – porucha účetního softwaru
Dnes ráno má náš účetní software chyby, které znemožňují zadávání faktur a sledování hlavní knihy.
Náš poskytovatel IT služeb, kterého jsem kontaktoval, potvrzuje, že se jedná o nedávnou aktualizaci. Pracují na nápravě.
Mezitím je pro nás nemožné evidovat transakce a je narušeno sledování hotovosti. Riskujeme, že velmi rychle zaostaneme.
Chcete-li problém dočasně vyřešit:
- Zapisujte si faktury/výdaje do nouzového excelového souboru, který najdu
- V případě dotazů klientů mi zavolejte a ověřte účty naživo
- Snažím se vás informovat o pokroku.
Náš poskytovatel služeb je plně mobilizován a doufá, že tento problém vyřeší maximálně do 48 hodin. Vím, že tato porucha je špatná, děkuji za pochopení. Dejte mi prosím vědět o jakýchkoli naléhavých problémech.
S pozdravem,
Jean Dupont účetní
