Zaujměte čtenáře od úvodu

Úvod je zásadní, aby upoutal pozornost vašeho čtenáře a povzbudil je, aby si přečetli zbytek vaší zprávy. emailem.

Začněte silnou větou, která stanoví kontext nebo podtrhne hlavní cíl, například: „Po neúspěšném uvedení naší nové produktové řady je nutné analyzovat příčiny a rychle jednat“.

Strukturujte tento krátký úvod do 2–3 klíčových vět: současná situace, hlavní problémy, perspektiva.

Vsaďte na přímý styl a silná slova. Důležité informace umístěte na začátek vět.

Na podporu svého názoru můžete zahrnout čísla.

V několika cílených řádcích by váš úvod měl přimět čtenáře číst dál, aby se dozvěděl více. Od prvních vteřin se vaše slova musí chytit.

Díky dobře zpracovanému úvodu vaše e-mailová zpráva upoutá pozornost a motivuje vašeho čtenáře, aby se dostal k jádru vaší analýzy.

Vylepšete svou sestavu pomocí relevantních vizuálů

Vizuály mají nepopiratelnou poutavou sílu v e-mailové zprávě. Posilují vaše sdělení mocným způsobem.

Neváhejte integrovat grafy, tabulky, diagramy, fotografie, pokud máte k dispozici relevantní data. Jednoduchý koláčový graf znázorňující rozložení tržeb bude mít větší dopad než dlouhý odstavec.

Buďte však opatrní a volte jasné vizuální prvky, které jsou rychle srozumitelné. Vyvarujte se přetížené grafiky. Vždy citujte zdroj a v případě potřeby přidejte vysvětlující popisek.

Zkontrolujte také, že vaše vizuální prvky zůstanou čitelné na mobilu. V případě potřeby vytvořte verzi vhodnou pro malé obrazovky.

Obměňujte vizuály ve zprávě, abyste podnítili pozornost, střídmě. E-mail přeplněný obrázky ztratí přehlednost. Alternativní text a vizuální prvky pro dynamickou sestavu.

Díky dobře zvýrazněným relevantním datům zaujmou vaše vizuální prvky a vaše e-mailová zpráva bude srozumitelnější, a to poutavým a profesionálním způsobem.

Na závěr otevřete perspektivy

Váš závěr by měl čtenáře inspirovat k tomu, aby na základě vaší zprávy zakročil.

Nejprve rychle shrňte klíčové body a závěry do 2–3 stručných vět.

Zvýrazněte informace, které si má příjemce zapamatovat jako první. Pro vyvolání struktury můžete použít určitá klíčová slova z titulků.

Poté dokončete svůj e-mail otevřením toho, co bude dál: návrh na následnou schůzku, žádost o ověření akčního plánu, následná opatření, abyste dostali rychlou odpověď...

Váš závěr má být poutavý, aby vyvolal reakci vašeho čtenáře. Tento cíl usnadní afirmativní styl s akčními slovesy.

Tím, že budete pracovat na svém závěru, poskytnete své zprávě perspektivu a motivujete příjemce k reakci nebo akci.

 

Příklad zprávy e-mailem pro eskalaci technických problémů a návrh akčního plánu

 

Předmět: Zpráva – Vylepšení naší aplikace

milý Thomasi,

Nedávné negativní recenze na naší aplikaci mě znepokojují a potřebují nějaké rychlé úpravy. Musíme reagovat, než ztratíme další uživatele.

Aktuální problémy

  • Hodnocení App Store kleslo na 2,5/5
  • Časté stížnosti na chyby
  • Omezené funkce ve srovnání s našimi konkurenty

Vylepšení Track

Navrhuji, abychom se nyní zaměřili na:

  • Oprava hlavních hlášených chyb
  • Přidávání oblíbených nových funkcí
  • Kampaň na propagaci našich služeb zákazníkům

Uspořádejme tento týden schůzku, abychom přesně definovali technická a obchodní řešení, která mají být implementována. Je velmi důležité jednat rychle, abychom znovu získali důvěru našich uživatelů a zvýšili hodnocení aplikace.

Čekám na tvůj návrat, Jean