Σε επαγγελματικό πλαίσιο, οποιαδήποτε απουσία πρέπει να αιτιολογείται εκ των προτέρων και να δικαιολογείται, ειδικά εάν πρόκειται για εξαιρετική απουσία (για μισή ημέρα, για παράδειγμα). Σε αυτό το άρθρο, σας δίνουμε κάποιες συμβουλές για τη σύνταξη μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δικαιολογεί την απουσία.
Δικαιολογήστε μια απουσία
Η αιτιολόγηση της απουσίας είναι σημαντική, ειδικά εάν η απουσία έρχεται απροσδόκητα (λίγες μέρες νωρίτερα) ή πέφτει σε μια ημέρα που υπάρχει κάτι σημαντικό για το τμήμα σας, όπως μια συνάντηση ή μια μεγάλη βιασύνη. Εάν πρόκειται για άδεια ασθενείας, πρέπει να έχετε ιατρικό πιστοποιητικό που να δικαιολογεί την ασθένεια! Ομοίως, σε περίπτωση έκτακτης άδειας λόγω θανάτου: πρέπει να προσκομίσετε πιστοποιητικό θανάτου.
Ορισμένες συμβουλές που δικαιολογούν την απουσία
Για να δικαιολογηθεί η απουσία e-mailπρέπει να ξεκινήσετε ξεκινώντας με σαφή ανακοίνωση της ημερομηνίας και της ώρας της απουσίας σας, έτσι ώστε από την αρχή να μην υπάρχει παρεξήγηση.
Στη συνέχεια, δικαιολογεί την ανάγκη για την απουσία σας, περικλείοντας ένα συνημμένο ή άλλο μέσο.
Μπορείτε επίσης, αν η απουσία πέσει πολύ άσχημα, προτείνετε στον ανώτερο σας μια εναλλακτική λύση για να αντισταθμίσετε αυτήν την απουσία.
Πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να δικαιολογήσει μια απουσία
Ακολουθεί ένα παράδειγμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δικαιολογεί την απουσία:
Θέμα: Απουσία λόγω ιατρικών εξετάσεων
Κύριε / Κυρία,
Σας ενημερώνω ότι θα μείνω μακριά από το γραφείο μου στις [ημερομηνία], όλο το απόγευμα, επειδή πρέπει να περάσω ιατρικές εξετάσεις μετά από τροχαίο ατύχημα.
Θα συνεχίσω την επαγγελματική μου δραστηριότητα από [ημερομηνία].
Επισυνάπτεται το πιστοποιητικό ιατρικής συνάντησης και η διακοπή εργασίας που εξέδωσε ο γιατρός μου για το απόγευμα της [ημερομηνίας].
Όσον αφορά τη συνεδρίαση που έχει προγραμματιστεί μέχρι στιγμής, ο κ. So-and-so θα με αντικαταστήσει και θα μου στείλει λεπτομερή έκθεση.
Με εκτίμηση,
[Υπογραφή]
