مدل استاندارد متناسب با هدف خود را شناسایی کنید

الگوهای گزارش ایمیل استاندارد مختلفی در تجارت استفاده می شود. انتخاب قالب مناسب بر اساس هدف گزارش شما برای انتقال واضح و موثر پیام شما ضروری است.

برای یک گزارش نظارتی منظم مانند گزارش هفتگی یا ماهانه، ساختار جدول با ارقام کلیدی (فروش، تولید و غیره) را انتخاب کنید.

برای درخواست بودجه یا منبع، فایلی را بنویسید که در بخش‌هایی ساختار یافته است، با مقدمه، نیازهای دقیق، استدلال و نتیجه‌گیری.

در شرایط بحرانی که نیاز به واکنش فوری دارد، با فهرست کردن مشکلات، پیامدها و اقدامات در چند جمله تکان دهنده، روی یک سبک مستقیم و قدرتمند شرط بندی کنید.

هر مدلی که باشد، برای سهولت در خواندن، از قالب بندی با میان عنوان، گلوله، جداول مراقبت کنید. مثال‌های عینی زیر به شما کمک می‌کند بهترین قالب را برای هر موقعیتی برای گزارش‌های ایمیل حرفه‌ای و مؤثر انتخاب کنید.

گزارش پایش منظم در قالب جداول

گزارش نظارت منظم، به عنوان مثال ماهانه یا هفتگی، نیازمند ساختاری واضح و مصنوعی است که داده‌های کلیدی را برجسته می‌کند.

فرمت در جداول این امکان را فراهم می کند که شاخص های مهم (فروش، تولید، نرخ تبدیل و ...) را به صورت منظم و خوانا در چند ثانیه ارائه کنید.

جدول‌های خود را دقیقاً عنوان کنید، به عنوان مثال «تحول فروش آنلاین (گردش ماهانه 2022)». به یاد داشته باشید که واحدها را ذکر کنید.

شما می توانید عناصر بصری مانند گرافیک را برای تقویت پیام ترکیب کنید. اطمینان حاصل کنید که داده ها صحیح هستند و محاسبات صحیح هستند.

هر جدول یا نمودار را با تفسیر کوتاهی که روندها و نتایج اصلی را در 2 تا 3 جمله تجزیه و تحلیل می کند، همراه کنید.

فرمت جدول خواندن سریع مطالب ضروری را برای گیرنده شما آسان می کند. این برای گزارش های نظارت منظم که نیاز به ارائه خلاصه ای از داده های کلیدی دارند ایده آل است.

ایمیل تاثیرگذار در صورت بروز بحران

در یک موقعیت اضطراری که نیاز به پاسخ سریع دارد، گزارشی را در قالب جملات کوتاه و کوبنده انتخاب کنید.

مشکل را از همان ابتدا اعلام کنید: "سرور ما در پی حمله از کار افتاده است، ما آفلاین هستیم". سپس جزئیات تاثیر را شرح دهید: گردش مالی از دست رفته، مشتریان متاثر و غیره.

سپس اقدامات انجام شده برای محدود کردن آسیب و اقداماتی که باید فوراً اجرا شوند را فهرست کنید. با یک سوال یا درخواست فوری به پایان برسانید: "آیا می توانیم روی منابع اضافی برای بازگرداندن سرویس ظرف 48 ساعت حساب کنیم؟"

در یک بحران، نکته کلیدی این است که به سرعت در مورد مشکلات، پیامدها و پاسخ ها در چند جمله مستقیم اطلاع رسانی کنید. پیام شما باید مختصر و بسیج کننده باشد. سبک پانچی برای این نوع گزارش ایمیل اضطراری مؤثرتر است.

 

مثال XNUMX: گزارش تفصیلی فروش ماهانه

خانم،

لطفا گزارش دقیق فروش مارس ما را در زیر مشاهده کنید:

  1. فروش در فروشگاه

فروش در فروشگاه نسبت به ماه گذشته 5 درصد کاهش یافته و به 1 یورو رسیده است. در اینجا تکامل بر اساس بخش است:

  • لوازم خانگی: گردش مالی 550 یورو، ثابت
  • بخش DIY: گردش مالی 350 یورو، کاهش 000٪
  • بخش باغ: گردش مالی 300 یورو، کاهش 000٪
  • بخش آشپزخانه: گردش مالی 50 یورو، 000٪ افزایش

کاهش در بخش باغ به دلیل آب و هوای نامناسب در این ماه توضیح داده شده است. به رشد دلگرم کننده در بخش آشپزخانه توجه کنید.

  1. فروش آنلاین

فروش در وب سایت ما در 900 یورو ثابت است. سهم موبایل به 000 درصد از فروش آنلاین افزایش یافت. فروش مبلمان و دکوراسیون به لطف مجموعه جدید بهار ما به شدت افزایش یافته است.

  1. اقدامات بازاریابی

کمپین ایمیلی ما برای روز مادربزرگ ها گردش مالی اضافی 20 یورویی در بخش آشپزخانه ایجاد کرد.

عملیات ما در شبکه های اجتماعی پیرامون طراحی داخلی نیز فروش را در این بخش افزایش داد.

  1. نتیجه

علیرغم افت جزئی در فروشگاه‌ها، فروش ما به دلیل تجارت الکترونیک و عملیات بازاریابی هدفمند همچنان پایدار است. برای جبران افت فصلی بخش باغ باید تلاش خود را در زمینه دکوراسیون و مبلمان ادامه دهیم.

برای هر توضیحی در خدمت شما هستم.

BIEN cordialement،

ژان دوپون فروشنده بخش شرق

مثال دوم: درخواست بودجه اضافی برای راه اندازی خط تولید جدید

 

خانم مدیر کل

من این افتخار را دارم که به عنوان بخشی از راه اندازی طیف جدید محصولاتمان که برای ژوئن 2024 برنامه ریزی شده است، از شما بودجه بیشتری درخواست کنم.

این پروژه استراتژیک با ارائه 20 مرجع اضافی با هدف گسترش پیشنهاد ما به بخش شناور محصولات ارگانیک، که در آن تقاضا 15 درصد در سال رشد می کند، گسترش می دهد.

برای تضمین موفقیت این پرتاب، بسیج منابع اضافی ضروری است. در اینجا پیشنهادات عددی من است:

  1. تقویت موقت تیم:
  • استخدام 2 توسعه دهنده تمام وقت در مدت 6 ماه برای نهایی کردن بسته بندی و اسناد فنی (هزینه: 12000 یورو)
  • پشتیبانی یک آژانس دیجیتال مارکتینگ به مدت 3 ماه برای کمپین وب (8000 یورو)
  1. کمپین بازاریابی:
  • بودجه رسانه ای برای حمایت از انتشارات ما در شبکه های اجتماعی (5000 یورو)
  • ایجاد و ارسال ایمیل: طراحی گرافیکی، هزینه ارسال برای 3 کمپین (7000 یورو)
  1. تست های مصرف کننده:
  • سازماندهی پنل های مصرف کننده برای جمع آوری بازخورد در مورد محصولات (4000 یورو)

این مبلغ در مجموع 36 یورو برای استقرار منابع انسانی و بازاریابی لازم برای موفقیت این پرتاب استراتژیک است.

من در اختیار شما هستم تا در جلسه بعدی در مورد آن صحبت کنم.

در انتظار بازگشت شما ،

Cordialement،

ژان دوپون

مدیر پروژه

 

مثال سوم: گزارش فعالیت ماهانه بخش فروش

 

خانم دیورند عزیز

لطفا گزارش فعالیت بخش فروش ما برای ماه مارس را در زیر مشاهده کنید:

  • بازدیدهای جستجوگر: نمایندگان فروش ما با 25 مشتری بالقوه شناسایی شده در پرونده مشتری ما تماس گرفتند. 12 قرار تعیین شده است.
  • پیشنهادات ارسال شده: ما 10 پیشنهاد تجاری در مورد محصولات شاخص از کاتالوگ خود ارسال کرده ایم که 3 مورد از آنها قبلاً تبدیل شده است.
  • نمایشگاه های تجاری: غرفه ما در نمایشگاه Expopharm حدود 200 مخاطب را جذب کرد. ما 15 مورد از آنها را به قرارهای آینده تبدیل کرده ایم.
  • آموزش: همکار جدید ما لنا یک هفته آموزش میدانی را با مارک دنبال کرد تا با محصولات و فروش ما آشنا شود.
  • اهداف: هدف تجاری ما از 20 قرارداد جدید در طول ماه محقق شده است. گردش مالی ایجاد شده بالغ بر 30 یورو است.

ما به تلاش خود برای توسعه لیست مشتریان خود ادامه می دهیم، در ارسال توصیه های خود برای من دریغ نکنید.

BIEN cordialement،

مدیر فروش ژان دوپون

 

مثال چهارم: گزارش تفصیلی فعالیت هفتگی – نانوایی سوپرمارکت

 

همکاران عزیز،

لطفا گزارش دقیق فعالیت نانوایی ما در هفته 1 تا 7 مارس را در زیر مشاهده کنید:

تولید:

  • ما به طور متوسط ​​350 باگت سنتی در روز تولید کردیم که در مجموع 2100 عدد در طول هفته است.
  • حجم کلی به لطف فر جدید ما 5 درصد افزایش یافته است، که به ما امکان می دهد تقاضای رو به رشد را برآورده کنیم.
  • تنوع طیف نان های خاص ما (روستا، سبوس دار، غلات) به ثمر نشسته است. ما این هفته 750 پختیم.

ونتس:

  • گردش مالی کلی 2500 یورو است که نسبت به هفته گذشته ثابت است.
  • شیرینی های وین همچنان پرفروش ترین ما هستند (680 یورو)، پس از آن فرمول های ناهار (550 یورو) و نان سنتی (430 یورو).
  • به لطف پیشنهاد ویژه برانچ، فروش صبح یکشنبه به ویژه قوی بود (گردش 1200 یورو).

عرضه :

  • پذیرایی 50 کیلوگرم آرد و 25 کیلوگرم کره. سهام کافی است.
  • در حال فکر کردن به سفارش تخم مرغ و مخمر برای هفته آینده.

کارکنان:

  • جولی هفته آینده در تعطیلات خواهد بود، من برنامه ها را دوباره سازماندهی خواهم کرد.
  • با تشکر از باستین که اضافه کاری را برای فروش فراهم می کند.

مشکلات:

  • خرابی مکانیزم سکه صبح سه شنبه تعمیر در روز توسط برقکار.

BIEN cordialement،

مدیر ژان دوپون

 

مثال پنجم: مشکل فوری – نقص نرم افزار حسابداری

 

Bonjour در à توس،

امروز صبح نرم افزار حسابداری ما دارای اشکالاتی است که از ورود فاکتورها و نظارت بر دفتر کل جلوگیری می کند.

ارائه‌دهنده خدمات فناوری اطلاعات ما، که با او تماس گرفتم، تأیید می‌کند که به‌روزرسانی اخیر مورد بحث است. آنها در حال کار بر روی یک اصلاح هستند.

در این بین ثبت تراکنش ها برای ما غیر ممکن است و نظارت بر نقدینگی مختل می شود. ما در خطر عقب افتادن خیلی سریع هستیم.

برای رفع موقت مشکل:

  • فاکتورها/هزینه های خود را در یک فایل اکسل اضطراری که من بازیابی خواهم کرد، یادداشت کنید
  • برای سؤالات مشتری، با من تماس بگیرید تا حساب ها را به صورت زنده تأیید کنم
  • من تمام تلاشم را می کنم تا شما را از پیشرفت در جریان بگذارم.

ارائه دهنده خدمات ما به طور کامل بسیج شده است و امیدوار است حداکثر ظرف 48 ساعت این مشکل را حل کند. من می دانم که این نقص بد است، از درک شما متشکرم. لطفاً هر گونه مشکل فوری را به من اطلاع دهید.

Cordialement،

ژان دوپون حسابدار