سازمان خود را با Gmail بهینه کنید
به دست آوردن بهره وری ناگزیر مستلزم سازماندهی بهتر صندوق ورودی شما است. در واقع، یک ایمیل با مدیریت ضعیف می تواند به سرعت به منبع استرس و اتلاف وقت تبدیل شود. برای بهینه سازی استفاده از جیمیل، چندین ویژگی در دسترس شماست. در میان آنها، استفاده از میانبرهای صفحه کلید یک راه عالی برای آسان کردن نوشتن و مدیریت ایمیل های شما است. با فعال کردن این گزینه در تنظیمات جیمیل، می توانید لیست کامل میانبرهای موجود را مشاهده کرده و از آنها برای به دست آوردن کارایی بهره ببرید.
در مرحله بعد، طبقه بندی ایمیل ها با استفاده از برچسب ها یک نکته ارزشمند برای سازماندهی بهینه صندوق ورودی شما است. با ایجاد برچسب‌های سفارشی و اختصاص رنگ‌ها برای شناسایی سریع آنها، می‌توانید ایمیل‌های خود را به روشی واضح‌تر و ساختار یافته‌تر دسته‌بندی کنید. از فیلترها نیز می توان استفاده کرد این کار را خودکار کنید و در وقت شما صرفه جویی می کند.
برای جلوگیری از شلوغ شدن صندوق ورودی خود، مهم است که ایمیل های غیر ضروری را بایگانی یا حذف کنید. این به شما امکان می دهد تا بهتر روی پیام های مهم تمرکز کنید و استرس مدیریت ایمیل خود را کاهش دهید. علاوه بر این، عملکرد "Snooze" گزینه جالبی است برای مکث ایمیل و بعداً زمانی که آماده مقابله با آن هستید دوباره ظاهر شود.
در نهایت، از پاسخ‌های پیشنهادی Gmail برای پاسخ‌دهی سریع به ایمیل‌ها استفاده کنید. این ویژگی با ارائه پاسخ های از پیش نوشته شده متناسب با شرایط، در وقت شما صرفه جویی می کند. البته می توانید آنها را با توجه به سبک و نیاز خود سفارشی کنید.
با به کارگیری این نکات به سرعت شاهد بهبود در سازمان و بهره وری روزانه خود خواهید بود.
بر ویژگی های پیشرفته برای همکاری موثر مسلط شوید
همکاری و ارتباطات عناصر کلیدی بهره وری کسب و کار هستند. Gmail چندین ویژگی پیشرفته را برای تسهیل این جنبه ها ارائه می دهد و به شما امکان می دهد به طور مؤثر با همکاران خود کار کنید.
اول از همه، عملکرد "زمان بندی ارسال" دارایی ارزشمندی برای مدیریت هر چه بهتر زمان شما است. با برنامه ریزی برای ارسال ایمیل های خود در تاریخ و زمان مشخص، می توانید پیام های مهم خود را از قبل آماده کنید و از سهل انگاری اجتناب کنید. این عملکرد همچنین برای تطبیق نامه های شما با مناطق زمانی گیرندگان شما و در نتیجه تسهیل ارتباط با همکاران مستقر در کشورهای دیگر مفید است.
سپس، ادغام Google Meet با Gmail به شما امکان می‌دهد جلسات آنلاین را مستقیماً از صندوق ورودی خود میزبانی کنید و به آنها بپیوندید. می‌توانید جلسات ویدیویی با همکاران و شرکای خود را بدون نیاز به ترک جیمیل برنامه‌ریزی کنید. این ویژگی ارتباط و همکاری از راه دور را تا حد زیادی تسهیل می کند و ابزاری ساده و موثر برای تبادل در زمان واقعی به شما ارائه می دهد.
بعلاوه، استفاده از Google Drive یک راه عالی برای به اشتراک گذاری اسناد با همکاران و همکاری در پروژه ها در زمان واقعی است. با ایجاد و به اشتراک گذاری اسناد، صفحات گسترده یا ارائه ها به طور مستقیم از Gmail، می توانید بدون نیاز به مبادله چندین نسخه از طریق ایمیل، به طور همزمان با سایر اعضای تیم خود کار کنید.
در نهایت، با خیال راحت به کاوش در بسیاری از برنامه‌های افزودنی موجود برای Gmail بپردازید، که می‌تواند به شما در بهبود بهره‌وری و همکاری شما کمک کند. ابزارهایی مانند Boomerang، Trello یا Grammarly می توانند برای مدیریت ایمیل های شما، سازماندهی پروژه ها یا بررسی املا و دستور زبان بسیار مفید باشند.
با تسلط بر این ویژگی های پیشرفته، مهارت های ارتباطی و همکاری خود را تقویت کرده و به یک دارایی واقعی برای تجارت خود تبدیل خواهید شد.
بهترین شیوه ها را برای مدیریت بهینه ایمیل اتخاذ کنید
اکنون که بر ویژگی های Gmail مسلط شده اید، اتخاذ بهترین شیوه ها برای مدیریت بهینه ایمیل های خود ضروری است. این عادات به شما کمک می‌کند بهره‌وری بیشتری داشته باشید و از استرس ناشی از شلوغی صندوق ورودی دوری کنید.
اول اینکه، تعیین زمان‌های خاصی در طول روز برای بررسی و پردازش ایمیل‌هایتان مهم است. با اجتناب از بررسی مداوم صندوق ورودی خود، حواس پرتی را کاهش می دهید و بیشتر روی کارهای اولویت دار خود تمرکز می کنید. برای مثال می‌توانید دو یا سه بازه زمانی برای خواندن و پاسخ به پیام‌های خود برنامه‌ریزی کنید.
دوم، حتما ایمیل های واضح و مختصر بنویسید. با رفتن مستقیم به سر اصل مطلب و اجتناب از جملات بیش از حد طولانی، درک پیام های خود را آسان تر می کنید و در وقت خود و گیرندگان خود صرفه جویی می کنید. همچنین استفاده از خطوط موضوعی واضح و تاثیرگذار را برای جلب توجه و آسان‌تر کردن دنبال کردن مکالمات در نظر بگیرید.
سپس، با خیال راحت از ویژگی «بی‌صدا کردن» برای غیرفعال کردن موقت اعلان‌ها برای رشته‌های بی‌اهمیت استفاده کنید. این به شما این امکان را می دهد که بر روی ایمیل های اولویت دار تمرکز کنید بدون اینکه پیام های غیر ضروری شما را پرت کنند.
در نهایت، به یاد داشته باشید که به طور مداوم خود را برای تسلط بر اخبار و نکات مربوط به Gmail و سایر ابزارهای بهره وری آموزش دهید. بسیاری از آموزش های رایگان هستند موجود در اینترنت، به ویژه در پلتفرم های اصلی آموزش الکترونیکی. با صرف زمان برای یادگیری، مهارت های خود را توسعه داده و بهره وری کسب و کار خود را بیشتر خواهید کرد.
با پیروی از این بهترین شیوه‌ها و بهره‌گیری از ویژگی‌های پیشرفته Gmail، می‌توانید صندوق ورودی خود را به طور مؤثر مدیریت کنید و به یک متخصص واقعی تبدیل شوید.
