Olet saanut kutsuviestin kokoukseen ja haluat vahvistaa läsnäolosi. Tässä artikkelissa kerrotaan, miksi on tärkeää vastata kutsun vahvistamiseen läsnäolostasi ja miten se tehdään asianmukaisessa muodossa.
Ilmoita osallistumisesta kokoukseen
Kun saat kutsun kokoukseen, henkilö, joka on lähettänyt sinulle, voi pyytää kirjallista vahvistusta osallistumisestasi kokoukseen. Jos tietyissä tapauksissa varmistat, että läsnäoloa ei ole pyydetty, on suositeltavaa tehdä se joka tapauksessa.
Kokouksen järjestäminen voi olla monimutkaista, varsinkin kun et tiedä tarkalleen kuinka monta ihmistä osallistuu. Vahvistamalla läsnäolosi helpotat paitsi järjestäjän valmistautumista, myös varmista, että kokous on tehokas, ei liian pitkä ja sopeutunut osallistujien määrään. Ei ole koskaan mukavaa tuhlata 10 minuuttia kokouksen alussa lisäämällä tuoleja tai tulostamalla tiedostoja uudelleen!
Muista myös, ettet odota liian kauan ennen vastaamista, vaikka onkin totta, että et aina pysty vahvistamaan saatavuuttasi välittömästi. Mitä aikaisemmin vahvistus tapahtuu, sitä enemmän se helpottaa kokouksen järjestämistä (kokousta ei järjestetä viime hetkellä!).
Mitä kokouksen läsnäolon vahvistusviestin tulisi sisältää?
Kokouksen vahvistusviestiin on tärkeää sisällyttää seuraavat:
- Kiitos henkilölle hänen kutsustaan
- Ilmoita selvästi läsnäolostasi
- Näytä osallistumisesi kysymällä, onko asiat valmis ennen kokousta
Seuraavassa on sähköpostimalli, jonka avulla voit ilmoittaa osallistumisesta kokoukseen.
Aihe: Vahvistus osallistumisestani kokoukseen [päivämäärä]
Sir / Madam,
Kiitän teitä kutsusta kokouksessa [kokouksen tarkoituksessa] ja vahvistan mielelläni läsnäoloni [päivämäärä] aikana [aika].
Kerro minulle, onko mitään esineitä valmistautua tähän kokoukseen. Olen edelleen käytettävissäsi saadaksesi lisätietoja tästä aiheesta.
Bien Cordialement,
[Allekirjoitus]
