Sähköposti on yksi tärkeimmistä viestintävälineistä ammatillisessa ympäristössä. Jotkut kuitenkin unohtavat säännöt. Tämä johtuu siitä, että sähköpostin katsotaan olevan vähemmän muodollinen kuin kirjeen. On tärkeää tietää, että tämä jää kuitenkin toimivaksi kirjoitukseksi, vaikka se olisikin kevyempää tai käyttäjäystävällisempää. Kuinka menestyä ammattimaisessa sähköpostissa? Tutustu alan sääntöjen laatimiseen omaksuttaviin käytäntöihin.

Sähköpostiviestin otsikkorivin on oltava lyhyt

Ensimmäinen asia, jonka vastaanottaja lukee, on tietysti sähköpostisi aihe. Tämä on oikeastaan ​​ainoa rivi, joka näkyy postilaatikossa. Tästä syystä sen on oltava lyhyt, tarkka ja siisti. Samoin sillä on oltava linkki sähköpostisi tavoitteeseen (ilmoita, ilmoita, kutsu…). Toisin sanoen, vastaanottajan on nopeasti ymmärrettävä mikä se on, vain lukemalla aihe.

Sähköpostin aihe voidaan muotoilla nimelliseksi lauseeksi, lauseeksi ilman linkkisanaa, 5-7 sanan lauseeksi, lauseeksi ilman artikkelia. Tässä on joitain esimerkkejä: "tietopyyntö", "hakemus ..." -paikkaan, "CSE-koulutuksen peruutus 25. tammikuuta", "kutsu yrityksen X 10 vuoteen", "kokouksen raportti … ", jne.

Huomaa myös, että aiheen puuttuminen voi tehdä sähköpostista ei-toivotun.

Aloituskaava

Tätä kutsutaan myös kutsukaavaksi, mikä tarkoittaa sähköpostin ensimmäisiä sanoja. Toisin sanoen sanat varmistavat yhteydenoton keskustelukumppaniin.

Tämä valituskaava riippuu erityisesti seuraavista tekijöistä:

  • Suhteesi vastaanottajaan: tunnetko vastaanottajan? Jos on, missä vaiheessa?
  • Viestinnän konteksti: muodollinen vai epävirallinen?

Siksi on selvää, ettet puhu esimiehelle samalla tavalla kuin kollegallesi. Samoin se on erilainen kaava, jota käytät puhuessasi muukalaiselle.

Valituskaavan jälkeen tulee sähköpostin ensimmäinen virke, joka on linkitettävä ammattikirjoituksen aiheeseen.

Sähköpostin runko

Harkitse käänteisen pyramiditekniikan käyttämistä sähköpostin rungon kirjoittamiseen. Tämä koostuu siitä, että aloitetaan sähköpostin päätiedot, jotka ovat useimmiten sähköpostin aihe. Sen jälkeen sinun on saatava muut tiedot esiin vähenevällä tavalla, toisin sanoen tärkeimmistä vähiten välttämättöminä.

Syy, miksi sinun pitäisi valita tämä menetelmä, on se, että lauseen ensimmäinen osa on luetuin ja eniten muistettu. 40 sanan lauseessa muistat yleensä vain 30% ensimmäisestä osasta.

Sähköpostisi tulee olla kirjoitettu lyhyillä lauseilla ja ammattimaisella, jokapäiväisellä kielellä. Vältä tässä mielessä teknisiä termejä ja varmista, että lauseiden välillä on yhdistäviä sanoja.

Lopuksi, älä unohda kohteliasta lauseesta lopettaa sähköpostisi. Käytä sitten lyhyttä kohteliaisuutta lopussa sovittamalla se vaihtoon, mutta myös suhteeseesi vastaanottajaan.