Is uirlis riachtanach é ríomhphost le fada an lá le haghaidh cumarsáide gnó, ach pobalbhreith a rinne Sendmail. Nochtadh go raibh sé ina chúis le teannas, mearbhall nó iarmhairtí diúltacha eile do 64% de dhaoine gairmiúla.
Mar sin, conas is féidir leat é seo a sheachaint le do r-phoist? Agus conas is féidir leat ríomhphoist a scríobh a thugann na torthaí atá ag teastáil? San Airteagal seo, déanaimid athbhreithniú ar na straitéisí is féidir leat a úsáid chun a chinntiú go bhfuil do úsáid ríomhphoist soiléir, éifeachtach agus rathúil.
Faigheann meán-oibrí oifige faoi r-phoist 80 in aghaidh an lae. Leis an toirt ríomhphoist seo, is féidir dearmad a dhéanamh ar theachtaireachtaí aonair. Lean na rialacha simplí sin ionas go mbeidh do r-phoist faoi deara agus á n-úsáid.
- Ná cumarsáid an iomarca trí ríomhphost.
- Bain úsáid mhaith as rudaí.
- Teachtaireachtaí soiléire agus gairid a dhéanamh.
- Bí dea-bhéasach.
- Seiceáil do ton.
- Reread.
Ná cumarsáid an iomarca trí ríomhphost
Ceann de na foinsí is mó struis ag an obair is ea an líon mór ríomhphost a fhaigheann daoine. Mar sin, sula dtosaíonn tú ag scríobh ríomhphost, fiafraigh díot féin: “An bhfuil sé seo fíor-riachtanach?”
Sa chomhthéacs seo, ba cheart duit an teileafón nó teachtaireachtaí meandracha a úsáid chun déileáil le ceisteanna ar dócha go mbeidh siad ina n-ábhar do phlé ar ais. Úsáid uirlis phleanála cumarsáide agus sainaithin na bealaí is fearr le haghaidh cineálacha éagsúla teachtaireachtaí.
Nuair is féidir, tabhair droch-nuacht go pearsanta. Cabhraíonn sé leat cumarsáid a dhéanamh le comhbhá, truailliú agus tuiscint agus é a fhuascailt má tá do theachtaireacht déanta go mícheart.
Bain úsáid mhaith as rudaí
Déanann ceannlíne nuachtáin dhá rud: tarraingíonn sé d’aird agus déanann sé achoimre ar an alt ionas gur féidir leat cinneadh a dhéanamh ar cheart é a léamh nó nach bhfuil. Ba cheart go ndéanfadh do líne ábhair ríomhphoist an rud céanna.
Rud is dóichí go mbreathnófar ar spás folamh nó go ndiúltófar dó mar “thurscar”. Mar sin bain úsáid as cúpla focal dea-roghnaithe i gcónaí chun a chur in iúl don fhaighteoir cad atá i gceist leis an ríomhphost.
B'fhéidir gur mhaith leat an dáta a chur san áireamh sa líne ábhair má tá do theachtaireacht mar chuid de shraith ríomhphoist rialta, mar thuairisc sheachtainiúil ar thionscadail. Le haghaidh teachtaireacht a éilíonn freagra, is féidir leat glaoch chun gnímh a áireamh freisin, mar shampla "Le do thoil faoin 7 Samhain."
Soláthraíonn líne ábhair dea-scríofa, cosúil leis an gceann thíos, an fhaisnéis is tábhachtaí gan fiú go gcaithfidh an faighteoir an ríomhphost a oscailt. Feidhmíonn sé seo mar leid a chuireann do chruinniú i gcuimhne d'fhaighteoirí aon uair a sheiceálann siad a mbosca isteach.
| Droch-shampla Dea-shampla |
|
| Ábhar: cruinniú | Ábhar: Cruinniú ar an bpróiseas PASSERELLE - 09 a.m. an 25 Feabhra, 2018 |
Coinnigh teachtaireachtaí soiléir agus gairid
Ní mór do ríomhphoist, cosúil le litreacha gnó traidisiúnta, a bheith soiléir agus beacht. Coinnigh do chuid abairtí gearr agus beacht. Caithfidh comhlacht an r-phoist a bheith díreach agus faisnéiseach, agus go bhfuil an fhaisnéis ábhartha go léir ann.
Murab ionann agus litreacha traidisiúnta, ní chosnaíonn seoladh ríomhphoist iolracha níos mó ná ceann a sheoladh. Mar sin más gá duit cumarsáid a dhéanamh le duine ar roinnt ábhar éagsúil, smaoinigh ar ríomhphost ar leith a scríobh do gach ceann díobh. Soiléiríonn sé seo an teachtaireacht agus ligeann sé do chomhfhreagraí freagra a thabhairt ar ábhar amháin ag an am.
| Droch-shampla | Dea-shampla |
| Ábhar: Athbhreithnithe ar an tuarascáil díolacháin
Dia duit Michelin,
Go raibh maith agat as an tuarascáil seo a sheoladh an tseachtain seo caite. Léigh mé inné é agus mothaím go dteastaíonn faisnéis níos sainiúla i gCaibidil 2 maidir lenár bhfigiúirí díolacháin. Sílim freisin go bhféadfadh an ton a bheith níos foirmiúla.
Ina theannta sin, bhí mé ag iarraidh a chur in iúl duit go bhfuil cruinniú sceidealta agam an Aoine seo leis an rannóg caidrimh phoiblí maidir leis an bhfeachtas nua fógraíochta. Tá sí ag 11:00 agus beidh sí sa seomra comhdhála beag.
Cuir in iúl dom má tá tú ar fáil.
Go raibh maith agat,
Camille |
Ábhar: Athbhreithnithe ar an tuarascáil díolacháin
Dia duit Michelin,
Go raibh maith agat as an tuarascáil seo a sheoladh an tseachtain seo caite. Léigh mé inné é agus mothaím go dteastaíonn faisnéis níos sainiúla i gCaibidil 2 maidir lenár bhfigiúirí díolacháin.
Sílim go bhféadfadh an ton a bheith níos foirmeálta.
An bhféadfaí tú a mhodhnú leis na tuairimí seo san áireamh?
Go raibh maith agat as do chuid oibre crua!
Camille
(Cuireann Camille r-phost eile faoin gcruinniú PR.) |
Tá sé tábhachtach cothromaíocht a bhaint amach anseo. Níl tú ag iarraidh teachtaireachtaí ríomhphoist a chur ar dhuine éigin, agus tá ciall leis roinnt pointí gaolmhara a chomhcheangal in aon phostáil amháin. Nuair a tharlaíonn sé seo, coinnigh simplí é le hailt uimhrithe nó le pointí urchair, agus smaoinigh ar an bhfaisnéis a “ghearradh” ina haonaid bheaga dea-eagraithe chun é a dhéanamh níos éasca le díolama.
Tabhair faoi deara freisin gur shonraigh Camille sa dea-shampla thuas cad a theastaigh uaithi Michelin a dhéanamh (sa chás seo, athraigh an tuarascáil). Má chabhraíonn tú le daoine fios a bheith agat cad atá uait, is mó an seans go dtabharfaidh siad duit é.
Bí dea-bhéasach
Is minic a cheapann daoine gur féidir le ríomhphoist a bheith níos foirmiúla ná litreacha traidisiúnta. Ach tá na teachtaireachtaí a sheolann tú machnamh ar do ghairmiúlacht, do luachanna agus d'aird ar shonraí féin tábhachtach, mar sin tá gá le leibhéal áirithe foirmiúlacht.
Mura bhfuil tú ar théarmaí maithe le duine, seachain teanga neamhfhoirmiúil, slang, béarlagair, agus giorrúcháin mhíchuí. Is féidir le straoiseoga a bheith cabhrach chun do rún a shoiléiriú, ach is fearr iad a úsáid ach amháin le daoine a bhfuil aithne mhaith agat orthu.
Dún do theachtaireacht le "Ó chroí," "Dea-lá / tráthnóna duit" nó "Dea-chugat," ag brath ar an staid.
Féadfaidh faighteoirí roghnú ríomhphoist a phriontáil agus iad a roinnt le daoine eile, mar sin bí dea-bhéasach i gcónaí.
Seiceáil an ton
Nuair a chomhlíonfaimid daoine duine le duine, bainimid úsáid as a dteanga comhlacht, toin ghutha, agus abairtí facial chun measúnú a dhéanamh ar an gcaoi a mbraitheann siad. Tugann an r-phost dúinn an fhaisnéis seo, rud a chiallaíonn nach féidir linn a fháil amach nuair a thuigeann daoine ár dteachtaireachtaí.
Is féidir do rogha focal, fad abairte, poncaíocht agus caipitlithe a mhíthuiscint go héasca gan leideanna amhairc agus éisteachta. Sa chéad sampla thíos, b’fhéidir go gceapfadh Louise go bhfuil frustrachas nó fearg ar Yann, ach i ndáiríre, mothaíonn sé go maith.
| Droch-shampla | Dea-shampla |
| Louise,
Teastaíonn uaim do thuairisc faoi 17 pm inniu nó caillfidh mé mo spriocdháta.
Yann |
Dia duit Louise,
Go raibh maith agat as do chuid oibre crua ar an tuarascáil seo. An bhféadfá do leagan a thabhairt duit roimh 17 uair an chloig, ionas nach gcaillfidh mé mo spriocdháta?
Go raibh maith agat roimh ré,
Yann |
Smaoinigh ar “bhraith” do ríomhphoist ar leibhéal mothúchánach. Más féidir míthuiscint a dhéanamh ar d’intinn nó do mhothúcháin, faigh bealach nach bhfuil débhríoch chun do chuid focal a abairt.
léamh profaí
Ar deireadh, sula cliceáil "Seol", tóg nóiméad chun do r-phost a sheiceáil le haghaidh aon earráidí litrithe, gramadaí agus poncaíochta. Tá do ríomhphoist mar chuid de d’íomhá ghairmiúil chomh mór leis na héadaí a chaitheann tú. Dá bhrí sin ní bhíonn aon ghá leis teachtaireacht a sheoladh ina bhfuil earráidí sa tsraith.
Le linn léamh cruthú, aird a thabhairt ar fad do r-phoist. Is dócha go n-léifear daoine ríomhphoist ghearr, gonta ná ríomhphoist fhada, gan nascadh, mar sin déan cinnte go bhfuil do r-phoist chomh gearr agus is féidir gan an fhaisnéis is gá a áireamh.
Eochairphointí
Caitheann an chuid is mó againn cuid mhaith dár lá ag ríomhphoist a léamh agus a chumadh. Ach is féidir leis na teachtaireachtaí a sheolaimid mearbhall a chur ar dhaoine eile.
Chun ríomhphoist éifeachtacha a scríobh, iarr tú féin ar dtús más rud é gur chóir duit an cainéal seo a úsáid i ndáiríre. Uaireanta b'fhéidir go mbeadh sé níos fearr an fón a ghlacadh.
Déan do r-phoist beacht agus beacht. Seol iad ach amháin do dhaoine a dteastaíonn uathu iad a fheiceáil agus léirigh go soiléir cad ba mhaith leat an fhaighteoir a dhéanamh ina dhiaidh sin.
Cuimhnigh gur léiriú iad do ríomhphoist ar do ghairmiúlacht, ar do luachanna agus ar d’aird ar mhionsonraí. Déan iarracht a shamhlú conas a d’fhéadfadh daoine eile ton do theachtaireachta a léirmhíniú. Bí dea-bhéasach agus seiceáil faoi dhó ar a bhfuil scríofa agat i gcónaí sula mbuaileann tú “seol”.
