Hoxe, o correo electrónico é a mellor forma de comunicarse con facilidade, rapidez e eficiencia. Para intercambios profesionais, é a forma máis utilizada.
Para escribir un correo profesionaldebemos respectar certos criterios, suxestións e normas, que intentaremos explicarlle en todo o artigo.
Exemplo dun plan de escritura para un correo electrónico profesional
Ás veces o correo pode ser complicado de xestionar nun contexto profesional. O plan a seguir para escribir un correo electrónico profesional debe poñer a disposición do destinatario todos os elementos necesarios que sexan breves e precisos.
Para escribir un correo electrónico profesional, pode adoptar o seguinte plan:
- Un obxecto claro e explícito
- Unha fórmula de recurso
- Un comezo que debe situar o contexto de comunicación
- Unha fórmula de cortesía para concluír
- Unha sinatura
Elixe o tema dun correo electrónico profesional
Estímase que un profesional pode recibir unha media de 100 correos electrónicos ao día. Polo tanto, debes escoller o asunto do teu correo electrónico para animalos a abrilo. Para iso, hai regras a seguir:
1: escribe un obxecto curto
Para aumentar a taxa de apertura do seu correo electrónico, os expertos recomendan usar un asunto de máximo 50 caracteres.
Só ten un espazo limitado para escribir o seu obxecto, polo que debe elixir un obxecto específico, mentres usa verbos de acción relacionados co contido do seu correo electrónico.
En xeral, os obxectos longos son mal leídos nos teléfonos intelixentes, que cada vez son máis utilizados polos profesionais para comprobar os seus correos electrónicos.
2: personaliza o asunto do teu correo electrónico
Se é posible, debes mencionar o nome e o nome dos teus contactos no nivel do obxecto. É un elemento que pode aumentar a velocidade de apertura.
Ao poñer os detalles do seu destinatario ao nivel do asunto do correo electrónico, sentirase valorado e recoñecido, o que o animará a abrir e ler o seu correo electrónico.
O corpo dun correo electrónico profesional
Para escribir un correo electrónico profesional, é aconsellable escribir claramente o corpo do seu correo electrónico sen saír da materia e todo con base en certos estándares de estilo e presentación.
Ten coidado de escribir un correo breve, con frases curtas e precisas que lle darán máis confort ao seu destinatario.
Aquí tes algunhas cousas que hai que recordar:
1: usa unha fonte clásica
A maioría dos servizos de correo electrónico permiten ao usuario escoller a fonte e o estilo do texto. Cando se trata dun correo electrónico empresarial, elixe unha fonte clásica como "Times New Roman" ou "Arial".
Non se recomenda a utilización dunha fonte decorativa.
Tamén recomendamos:
- Adopte un tamaño de letra lexible
- Evite cursiva, resaltado ou cores
- Non escribir todo o texto en maiúsculas
2-Escribindo unha boa fórmula de chamada
Para un correo electrónico profesional, é preferible como se menciona anteriormente para dirixirse ao destinatario por nome, mentres que inclúe o título de civilidade da persoa seguido polo seu apelido.
3: introduza-se no primeiro parágrafo
Se está escribindo a alguén por primeira vez (un cliente novo, por exemplo), é moi importante presentarse e explicar brevemente o propósito da súa mensaxe.
Podes dedicar a esta pequena presentación unha ou dúas frases.
4: a información máis importante en prioridade
Despois da súa presentación, imos ao punto máis importante.
É moi interesante citar a información máis importante ao comezo do seu correo electrónico. Gardarás o tempo do teu destinatario aclarando as túas intencións.
Ten que chamar a atención do seu correspondente e chegar ao punto.
5: usa un vocabulario formal
Xa está escribindo un correo electrónico profesional, ten que ter unha boa impresión.
Recomendámosche que escreba oracións completas en estilo educado.
Non se recomenda usar:
- Palabras xergas;
- Abreviaturas inútiles;
- Emoticonos ou emojis;
- Bromas;
- Palabras maleducadas;
6: fai unha conclusión adecuada
Para finalizar un correo electrónico, debemos pensar na sinatura a usar, o ton a adoptar e a fórmula de cortesía para elixir.
Debemos ter en conta que a comunicación profesional segue sendo a lingua altamente codificada. É moi importante coñecer as regras e elixir a fórmula correcta para usar ao final do correo electrónico.
A fórmula utilizada debe adaptarse á calidade do destinatario e ao contexto do intercambio.
Por exemplo, se está a falar cun supervisor ou un cliente, pode usar "saúdos sinceros", que é a frase máis adecuada. Mentres que se é un compañeiro, podemos rematar o noso correo electrónico coa expresión "Bo fin do día!" "
En canto á sinatura, pode configurar o seu software de correo electrónico para inserir automaticamente unha sinatura personalizada ao final dos nosos correos electrónicos.
Para ser efectiva, a sinatura debe ser curta:
- Non máis de 4 liñas;
- Non máis de 70 caracteres por liña;
- Introduza o seu nome e apelidos, a súa función, o nome da empresa, o enderezo da súa páxina web, o seu número de teléfono e fax e, posiblemente, unha ligazón ao seu perfil de LinkedIn ou Viadeo;
Exemplo :
Robert Holliday
Representante da empresa Y
http: /www.votresite.com
Teléfono. : 06 00 00 00 00 / Fax: 06 00 00 00 00
Móbil: 06 00 00 00 00
Algunhas expresións educadas:
- Cordialmente;
- Saúdos cordiais;
- Saúdos cordiais;
- Respectuosamente;
- Saúdos cordiais;
- Saúdos cordiais;
- Teu,
- É un pracer verte de novo;
- Saúdos quentes ...
Para as persoas que coñecemos especialmente ben, podemos usar fórmulas cordiais como "ola", "amizades", "verte" ...
Outros exemplos de fórmulas clásicas:
- Acepte, señor / señora, a expresión dos meus distinguidos sentimentos;
- Acepte, señor / señora, a expresión dos meus cordiais saúdos;
- Reciba, señor / señora, os meus mellores cumprimentos;
- Por favor, reciba, señor / señora, os meus sentimentos respectuosos e entregados;
- Acepte, señor / señora, os meus sinceros saúdos;
- Acepte, señor / señora, a expresión da miña máis alta consideración;
- Ao pedirlle que acepte os meus mellores saúdos;
- Grazas pola atención á miña petición;
- Digne a aceptar, señor / señora, a homenaxe do meu profundo respecto;
- Mentres agarda ler de vostede, por favor, acepte, señor / señora, a garantía da miña máis alta consideración;
- Co meu agradecemento, pídolle que atope aquí, señor / señora, a expresión dos meus distinguidos sentimentos;
7-Incluír anexos
En canto aos anexos, non se esqueza de informar ao destinatario mencionándolles no corpo do seu correo electrónico con cortesía.
É moi interesante mencionar o tamaño eo número de anexos enviados ao destinatario.
Foco: A pirámide invertida
No que se refire ao chamado método de pirámide inversa, consiste en iniciar o texto do seu correo electrónico profesional coa información principal da súa mensaxe e continuar coa outra información en orde descendente de importancia.
Pero por que adoptar este método?
Normalmente a primeira frase le mellor que o resto da mensaxe. Debe ser atractivo. Adoptando o método de pirámide invertida, podemos captar facilmente a atención do lector e facerlle querer ler o correo electrónico ata o final.
No que se refire á escritura, recoméndase usar un máximo de catro parágrafos, desde as liñas 3 ata 4 cada unha, mentres se centra nunha idea específica por parágrafo.
Se desexa adoptar este método, aconsellámoslle que use:
- frases relativamente curtas;
- ligar palabras para unir as frases;
- un idioma actual e profesional.
recordatorio
Como entendes, un correo electrónico profesional non ten nada que ver cun enviado a un amigo. Hai regras que hai que seguir ao pé da letra.
1: trata coidadosamente o tema
Como especificamos claramente, debes escribir correctamente o campo do asunto (ou asunto) do teu correo electrónico profesional. Debe ser conciso e explícito. O teu destinatario debe comprender inmediatamente o contido do teu correo electrónico. Polo tanto, pode decidir se abre inmediatamente ou le máis tarde.
2: ser cortés
Como ben entendes, cómpre empregar en contexto as fórmulas de saúdo e cortesía.
As fórmulas deben ser breves e moi ben escollidas.
3: corrixir erros ortográficos
Primeiro de todo, tes que volver ler o teu correo e asegurarte de non esquecer a información necesaria e por que non alguén lelo. É moi interesante ter a opinión de outra persoa.
Para corrixir os erros ortográficos e gramaticais, recomendámosche copiar e pegar o teu correo electrónico nun procesador de texto e facer unha comprobación automática. Aínda que este software non corrixa todas as faltas, pode axudarche. Alternativamente, tamén pode investir en software de corrección profesional.
4: asina o teu correo electrónico
É moi importante engadir unha sinatura ao teu correo electrónico profesional. Debe seguir as regras mencionadas arriba para escribir unha sinatura profesional.
Ao mencionar a información sobre a súa función, a súa empresa ... o seu destinatario vai entender rapidamente quen está a tratar.
5: personaliza o teu correo electrónico
Se é xeral, o correo é menos probable que se lea. Debe facer que o destinatario senti que o correo só se dirixa a el. Entón tes que personalizar o obxecto e elixir a fórmula a adoptar para comezar o teu correo electrónico.
Se se trata dun correo electrónico de grupo, é importante crear diferentes listas segundo as características dos seus destinatarios, as súas preferencias, os seus intereses e a súa situación. A segmentación dos seus destinatarios permítelle aumentar a taxa de apertura dos seus correos electrónicos.
6: desexa abrir o correo
Ao escribir un correo electrónico profesional, sempre debes facer que o destinatario queira abrila. Xeralmente, o obxecto é o primeiro elemento que emprega un correspondente para abrir o seu correo electrónico e lelo. Entón tes que dar máis importancia ao teu obxecto, curalo e facelo o máis atractivo posible.
No mesmo sentido, as dúas primeiras frases do teu correo electrónico deberían facer que o destinatario queira seguir lendo. Recoméndase citar a información máis importante ao comezo do seu correo electrónico e desencadear a curiosidade do seu correspondente.
7: Evita obxectos engañosos
Nunca debería usar un obxecto enganoso para aumentar a velocidade de apertura dos seus correos electrónicos.
Debes saber que o teu correo electrónico transmite a túa imaxe (ou a da túa empresa). Por iso, é moi importante evitar obxectos provocativos e enganosos. O obxecto debe cumprir o contido do seu correo electrónico.
8: pórche en zapatos do lector
A empatía é un elemento moi importante a ter en conta. Debes poñerte no lugar do teu destinatario para escribir correctamente o asunto do teu correo electrónico e facelo atractivo. Tes que poñerte na pel do teu correspondente e enumerar unha serie de preguntas que el mesmo se pode facer. A partir das respostas podes adaptar o título do teu correo electrónico.
9: use un enderezo de correo electrónico profesional
Os enderezos persoais como lovelygirl @ ... ou gentleman @ ... están absolutamente prohibidos. No contexto das relacións profesionais, nunca nos diriximos a un interlocutor mediante este tipo de enderezo de correo electrónico.
Recoméndase usar un enderezo de correo electrónico profesional ou polo menos un enderezo persoal co seu nome e apelidos.
O correo electrónico profesional require unha comunicación moi boa, un vocabulario preciso, un texto conciso, unha solicitude clara e unha ortografía irreprochable. Ao adoptar as regras, consellos e consellos que acabamos de citar, podes escribir un correo electrónico atractivo, que inmediatamente interesará ao teu destinatario e espertará o seu interese.
