पढ़ा लिखा होना
एक सहकर्मी ने आपको एक घंटे में होने वाली मीटिंग के बारे में अभी-अभी ईमेल किया है। ईमेल में वह महत्वपूर्ण जानकारी होनी चाहिए जो आपको एक महत्वपूर्ण परियोजना के हिस्से के रूप में प्रस्तुत करने की आवश्यकता है।
लेकिन एक समस्या है: ईमेल इतनी बुरी तरह से लिखा गया है कि आपको वह डेटा नहीं मिल रहा है जिसकी आपको आवश्यकता है। वर्तनी की गलतियाँ और अधूरे वाक्य हैं। पैराग्राफ इतने लंबे और भ्रमित करने वाले हैं कि आपको वांछित जानकारी खोजने में लगने वाले समय से तीन गुना अधिक समय लगता है। परिणामस्वरूप, आप मीटिंग के लिए कम तैयार हैं और यह आपकी अपेक्षा के अनुरूप नहीं चल रहा है।
क्या आपने कभी ऐसी स्थिति का सामना किया है? सूचनाओं से भरी दुनिया में, स्पष्ट, संक्षिप्त और प्रभावी ढंग से संवाद करना आवश्यक है। लोगों के पास पुस्तक-लंबाई वाले ईमेल पढ़ने का समय नहीं है, और उनके पास उन ईमेल की व्याख्या करने का धैर्य नहीं है जो खराब तरीके से बनाए गए हैं और जहां उपयोगी जानकारी हर जगह बिखरी हुई है।
साथ ही आपका लेखन कौशल अच्छे हैं, आप अपने बॉस, सहकर्मियों और ग्राहकों सहित अपने आस-पास के लोगों पर बेहतर प्रभाव डालेंगे। आप कभी नहीं जानते कि ये अच्छे इंप्रेशन आपको कितनी दूर तक ले जाएंगे।
इस लेख में, हम देखेंगे कि आप अपने लेखन कौशल को कैसे सुधार सकते हैं और सामान्य गलतियों से बच सकते हैं।
श्रोता और प्रारूप
स्पष्ट रूप से लिखने के लिए पहला कदम उपयुक्त प्रारूप चुनना है। क्या आपको एक अनौपचारिक ईमेल भेजने की आवश्यकता है? विस्तृत रिपोर्ट लिखें? या औपचारिक पत्र लिखें?
आपके दर्शकों के साथ प्रारूप, आपकी "लेखन की आवाज़" को परिभाषित करेगा, यानी स्वर कितना औपचारिक या आरामदेह होना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी संभावित ग्राहक को ईमेल लिख रहे हैं, तो क्या उसका स्वर मित्र को ईमेल के समान होना चाहिए?
निश्चित रूप से नहीं।
यह पहचान कर शुरू करें कि आपका संदेश कौन पढ़ेगा। क्या यह वरिष्ठ अधिकारियों, पूरी टीम या किसी विशिष्ट फ़ाइल पर काम करने वाले छोटे समूह के लिए है? आप जो कुछ भी लिखते हैं, उसमें आपके पाठकों, या प्राप्तकर्ताओं को आपके स्वर के साथ-साथ सामग्री के पहलुओं को परिभाषित करने की आवश्यकता होती है।
रचना और शैली
एक बार जब आप जान जाते हैं कि आप क्या लिख रहे हैं और किसके लिए लिख रहे हैं, तो आपको लिखना शुरू करना चाहिए।
एक खाली, सफेद कंप्यूटर स्क्रीन अक्सर डराने वाली होती है। फंसना आसान है क्योंकि आप नहीं जानते कि कैसे शुरू करें। अपना दस्तावेज़ बनाने और स्वरूपित करने के लिए इन युक्तियों को आज़माएँ:
- अपने दर्शकों से शुरुआत करें: याद रखें कि आपके पाठकों को आपके द्वारा बताई गई बातों के बारे में कुछ भी पता नहीं हो सकता है। उन्हें पहले क्या पता होना चाहिए?
- एक योजना बनाएं: यह विशेष रूप से उपयोगी है यदि आप एक लंबा दस्तावेज़ लिख रहे हैं, जैसे रिपोर्ट, प्रस्तुति या भाषण। रूपरेखा आपको यह पहचानने में मदद करती है कि किस क्रम में किन चरणों का पालन करना है और कार्य को प्रबंधनीय जानकारी में विभाजित करना है।
- थोड़ी सहानुभूति का प्रयास करें: उदाहरण के लिए, यदि आप संभावित ग्राहकों के लिए बिक्री ईमेल लिख रहे हैं, तो उन्हें आपके उत्पाद या आपकी बिक्री पिच की परवाह क्यों करनी चाहिए? उनके लिए क्या लाभ है? अपने दर्शकों की जरूरतों को हर समय याद रखें।
- बयानबाजी त्रिकोण का उपयोग करें: यदि आप किसी को कुछ करने के लिए मनाने की कोशिश कर रहे हैं, तो यह स्पष्ट करना सुनिश्चित करें कि लोगों को आपकी बात क्यों सुननी चाहिए, अपना संदेश इस तरह से वितरित करें जो आपके दर्शकों को आकर्षित करे, और जानकारी को तर्कसंगत और सुसंगत तरीके से प्रस्तुत करे।
- अपने मुख्य विषय को पहचानें: यदि आपको अपने संदेश के मुख्य विषय को परिभाषित करने में कठिनाई होती है, तो दिखाएँ कि आपके पास अपनी स्थिति स्पष्ट करने के लिए 15 सेकंड शेष हैं। क्यों भाई क्या कहते हो ? यह शायद आपका मुख्य विषय है।
- सादी भाषा का प्रयोग करें: जब तक आप एक वैज्ञानिक पेपर नहीं लिख रहे हैं, तब तक साधारण, सीधी भाषा का उपयोग करना आम तौर पर सबसे अच्छा होता है। केवल लोगों को प्रभावित करने के लिए लंबे शब्दों का प्रयोग न करें।
संरचना
आपका दस्तावेज़ यथासंभव उपयोगकर्ता के अनुकूल होना चाहिए। पाठ को अलग करने के लिए शीर्षक, उपशीर्षक, गोलियों और संख्याओं का यथासंभव उपयोग करें।
आखिर, क्या पढ़ना आसान हो सकता है: लंबे पैराग्राफ से भरा एक पेज या सेक्शन हेडिंग और बुलेट पॉइंट्स के साथ छोटे पैराग्राफ में टूटा हुआ पेज? एक दस्तावेज़ जो स्कैन करने में आसान है, उसे लंबे, घने पैराग्राफ वाले दस्तावेज़ की तुलना में अधिक बार पढ़ा जाएगा।
शीर्षकों को पाठक का ध्यान आकर्षित करना चाहिए। प्रश्नों का उपयोग करना अक्सर एक अच्छा विचार होता है, विशेष रूप से विज्ञापन प्रति में, क्योंकि प्रश्न पाठक की रुचि और उत्सुकता बनाए रखने में मदद करते हैं।
ई-मेल और प्रस्तावों में, इस आलेख में उन जैसे लघु, तथ्यात्मक शीर्षक और उपशीर्षक का उपयोग करें।
ग्राफिक्स जोड़ना आपके पाठ को अलग करने का एक स्मार्ट तरीका है। ये दृश्य एड्स न केवल पाठक को सामग्री पर अपना ध्यान रखने की अनुमति देते हैं, बल्कि महत्वपूर्ण जानकारी को पाठ की तुलना में बहुत तेजी से संवाद करने के लिए भी अनुमति देते हैं।
व्याकरण संबंधी त्रुटियां
आप शायद जानते हैं कि आपके ईमेल में गलतियाँ आपके काम को गैर-पेशेवर बना देंगी। अपने आप को एक वर्तनी परीक्षक प्राप्त करके और अपनी वर्तनी को यथासंभव संशोधित करके घोर गलतियों से बचना आवश्यक है।
यहाँ आमतौर पर इस्तेमाल किए जाने वाले शब्दों के कुछ उदाहरण दिए गए हैं:
- मैं आपको भेजता / भेजती हूं
क्रिया "पहले समूह की क्रिया होने के नाते" भेजने के लिए, एक हमेशा एक "ई" के साथ विलक्षण "मैं भेज" के पहले व्यक्ति में लिखूंगा। "ई" के बिना "शिपमेंट" एक नाम ("शिपमेंट") है और बहुवचन हो सकता है: "शिपमेंट"।
- मैं आपसे जुड़ता हूं / मैं आपसे जुड़ता हूं
एक हमेशा एक "s" के साथ "I join you" लिखेगा। एक "टी" के साथ "संयुक्त" तीसरे व्यक्ति एकवचन का संयुग्मन है "वह जुड़ता है"।
- समय सीमा / समय सीमा
यहां तक कि अगर "बम्पर" एक स्त्री नाम से चिपका है, तो प्रलोभन न दें और हमेशा "ई" के बिना "बम्पर" लिखें।
- सिफारिश / सिफारिश
यदि अंग्रेजी में हम एक "ई" के साथ "सिफारिश" लिखते हैं, तो फ्रेंच में हम हमेशा "ए" के साथ "सिफारिश" लिखते हैं।
- वहाँ है / वहाँ है / वहाँ है
हम उच्चारण को सुविधाजनक बनाने और उत्तराधिकार में दो स्वरों को रोकने के लिए पूछताछ सूत्र में एक यूफोनिक "टी" जोड़ते हैं। इसलिए हम "वहाँ है" लिखेंगे।
- के संदर्भ में / के संदर्भ में
कोई भी कभी भी बिना "s" के "नहीं" लिखता है। इस अभिव्यक्ति के उपयोग में वास्तव में हमेशा कई "शब्द" होते हैं।
- के बीच /
सावधान रहें कि "सिवाय" शब्द को गुमराह न किया जाए जो एक "एस" के साथ समाप्त होता है। एक "एस" के साथ "के बीच" कभी नहीं लिखता है। यह एक पूर्वसर्ग है और यह अविभाज्य है।
- के रूप में सहमत / सहमति व्यक्त की
यहां तक कि एक स्त्री नाम से चिपका, "जैसा कि सहमत है" हमेशा अपरिवर्तनीय है और कभी भी "ई" नहीं लेता है।
- रखरखाव / सेवा
नाम और क्रिया को भ्रमित न करें। "टी" के बिना "साक्षात्कार" नाम एक विनिमय या एक "नौकरी साक्षात्कार" का वर्णन करता है। एकवचन के तीसरे व्यक्ति में संयुग्मित क्रिया "बनाए रखता है" का उपयोग तब किया जाता है जब वह किसी चीज को बनाए रखने की क्रिया को करने के लिए आता है।
आपके कुछ पाठक वर्तनी और व्याकरण में परिपूर्ण नहीं होंगे। यदि आप ये गलतियाँ करते हैं तो वे नोटिस नहीं कर सकते हैं। लेकिन इसे एक बहाने के रूप में उपयोग न करें: आमतौर पर लोग होंगे, विशेष रूप से वरिष्ठ अधिकारी, जो नोटिस करेंगे!
इस कारण से, आप जो कुछ भी लिखते हैं वह सभी पाठकों के लिए स्वीकार्य गुणवत्ता का होना चाहिए।
सत्यापन
एक अच्छे प्रूफरीडिंग का दुश्मन गति है। बहुत से लोग अपने ईमेल के माध्यम से भागते हैं, लेकिन इस तरह आप त्रुटियों से चूक जाते हैं। आपने जो लिखा है उसे सत्यापित करने के लिए इन निर्देशों का पालन करें:
- अपने हेडर और फुटर की जांच करें: लोग अक्सर केवल पाठ पर ध्यान केंद्रित करने के लिए उनकी उपेक्षा करते हैं। सिर्फ इसलिए कि हेडर बड़े और बोल्ड हैं इसका मतलब यह नहीं है कि वे त्रुटि मुक्त हैं!
- ईमेल को जोर से पढ़ें: यह आपको धीमे चलने के लिए मजबूर करता है, जिसका अर्थ है कि आप त्रुटियों का पता लगाने की अधिक संभावना रखते हैं।
- पाठ को पढ़ने के लिए अपनी उंगली का प्रयोग करें: यह एक और बात है जो आपको धीमा करने में मदद करती है।
- अपने पाठ के अंत में प्रारंभ करें: शुरू से अंत तक एक वाक्य फिर से पढ़ें, यह आपको त्रुटियों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करता है न कि सामग्री पर।
