Prentvæn, PDF og tölvupóstur

Efnislínan er mikilvægur þáttur í öllum viðskiptaskilaboðum sem þú vilt senda með tölvupósti. Til þess að tölvupósturinn þinn þjóni tilgangi sínum þarf efnislínan að vekja athygli þína á viðeigandi hátt. Margir taka ekki þennan þátt af sínu Tölvupóst eða alvarlega. Reyndar, sumir senda bara tölvupóst án efnis og búast við niðurstöðum úr slíkum tölvupósti! Að bæta efnislínu við vinnupóstinn þinn er ekki valfrjáls eiginleiki við að skrifa viðskiptapóst, það er lykilhluti þess.

Skulum kíkja á nokkrar af ástæðunum fyrir því að viðskipti tölvupóstinn þinn þarf raunverulega hluti.

Forðastu að pósturinn þinn sé talinn óæskilegur

Póstur sendur án hlutar er hægt að senda til ruslpóstsins eða ruslpóstsins. Þetta er gert sjálfkrafa, fólk tekur ekki skilaboðin í ruslpóstmöppunni alvarlega. Að auki, flestir sem þú vilt senda faglega tölvupóst til að eru of uppteknir til að greina ruslpóstsmöppuna sína. Ef þú vilt virkilega að netfangið þitt sé lesið skaltu ganga úr skugga um að efni tölvupóstsins sé vel skilgreint.

Forðastu að eyða netfanginu þínu

Óákveðinn greinir í ensku tölvupóstur án efnis er ekki hægt að lesa. Þegar fólk skoðar tölvupóstinn sinn eyðir þeir líklega tölvupósti sem á ekki við. Og þeir hafa góðar ástæður fyrir því. Í fyrsta lagi gæti tölvupóst verið talið vírus. Næstum viðkvæmum tölvupósti eru autt efni Þess vegna getur viðtakandinn einfaldlega eytt því til að koma í veg fyrir að vírusar komist inn í pósthólfið eða tölvuna sína. Í öðru lagi geta e-póstur sem ekki er talinn teljast óviðkomandi af viðtakanda þínum. Þar sem hann er vanur að sjá efnislínurnar fyrst þá munu þeir sem eru án mótmæla líklega vera eytt eða ekki lesin af því að þeir gætu talist óviðkomandi.

LESA  Hvernig forðastu stafsetningarvillur í vinnunni?

Fáðu athygli viðtakanda

Efnislína tölvupóstsins gefur viðmælanda þínum fyrstu sýn. Áður en tölvupóstur er opnaður gefur viðfangsefnið í grundvallaratriðum til kynna viðtakanda viðfangsefnið og mun oft ákvarða hvort tölvupósturinn er opnaður eða ekki. Þess vegna er meginhlutverk efnislínu að vekja athygli viðtakandans svo að þeir geti opnað og lesið tölvupóstinn. Þetta þýðir að efnislínan er einn af lykilþáttum sem ákvarða hvort netfangið þitt er lesið eða ekki (nafn þitt og netfang er einnig mikilvægt til að tryggja þetta).

Ekki má meta mikilvægi efnislínu. Hins vegar snýst það ekki bara um að hafa hlut í tölvupósti til að koma í veg fyrir ruslpóst eða eyðingu. Við verðum að einbeita okkur að marklínu sem náði markmiðinu sem við á. Þetta er háð lína sem mun hvetja viðtakandann til að opna tölvupóstinn þinn, lesa hann og gera nauðsynlegar aðgerðir.

Ritun skilvirkra efnislína

Sérhver fagleg tölvupóstur er hannaður til að hafa áhrif á huga viðtakanda. Skilvirkt og vel hönnuð efni er grundvallaratriði til að ná þessu markmiði. Skulum líta á grunnatriði að skrifa skilvirkt efni fyrir tölvupóst tölvupóst.

Gerðu það faglegt

Notaðu aðeins formleg eða fagleg tungumál fyrir hlutina þína. Faglegur tölvupóstur er yfirleitt hálfformlegur eða formlegur. Þetta þýðir að efnislínurnar þínar ættu að endurspegla þetta þannig að netfangið þitt sé talið faglegt og viðeigandi.

Gerðu það viðeigandi

Subject line þín ætti að vekja áhuga þinn viðtakanda. Það verður að teljast viðeigandi fyrir netfangið þitt til að lesa. Þetta ætti einnig að endurspegla nákvæmlega tilgang tölvupóstsins þíns. Ef þú sækir um starf skal efnislínan innihalda nafnið þitt og stöðu þína sem þú sækir um.

LESA  Dæmi um bréf til að biðja um greiðslu fyrir yfirvinnu

Vertu stutt

Efnislína viðskiptapósts þarf ekki að vera langur. Það er ætlað að ná athygli viðtakandans í einu lagi. Því lengur sem það er, því óáhugaverðara verður það. Þetta mun draga úr líkum á lestri. Viðtakendur sem skoða tölvupóstinn sinn í farsímum sjá kannski ekki allar löngu efnislínurnar. Þetta getur komið í veg fyrir að lesandinn sjái mikilvægar upplýsingar á efnislínunni. Þess vegna er það þitt besta að tryggja að viðfangsefni tölvupósts þíns fyrirtækis séu hnitmiðaðir svo hægt sé að lesa tölvupóstinn þinn.

Gerðu það nákvæmlega

Það er einnig mikilvægt að gera viðfangsefnið sérstakt. Það ætti aðeins að bera einn skilaboð. Ef tölvupóstur þinn er ætlaður að flytja nokkrar skilaboð (til að forðast helst) verður mikilvægast að endurspeglast í efnislínunni. Þegar mögulegt er skal fagleg tölvupóstur aðeins hafa eitt þema, einn dagskrá. Ef nauðsynlegt er að senda nokkrar skilaboð til viðtakanda þarf að senda sérstaka tölvupóst til mismunandi nota.

Gerðu það án villur

Gakktu úr skugga um málfræði og leturgerðir. Ekki gleyma því að þetta er fyrsta sýnin. Ef málfræðilegur eða leturfræðilegur villa birtist frá efnislínunni hefur þú búið til neikvæð áhrif í huga viðtakanda. Ef netfangið þitt er lesið getur allt netfangið verið lituð með neikvætt sjónarhorni. Því er nauðsynlegt að framkvæma ítarlega prófrannsókn á myndefninu áður en þú sendir tölvupóst í tölvupósti.

LESA  Veldu réttan enda tölvupóstssetningarinnar, en hvernig ferðu að því?