Efnislínan er mikilvægur þáttur í öllum faglegum skilaboðum sem þú vilt senda með tölvupósti. Til að tölvupósturinn þinn nái tilgangi sínum verður efnislínan að fanga athygli þína á viðeigandi hátt. Margir taka þennan þátt tölvupósts síns ekki alvarlega. Reyndar, sumir senda bara tölvupóst án efnis og búast við niðurstöðum úr slíkum tölvupósti! Að bæta efnislínu við viðskiptapóstinn þinn er ekki valfrjáls eiginleiki við að skrifa viðskiptapóst, það er lykilatriði í því.
Skulum kíkja á nokkrar af ástæðunum fyrir því að viðskipti tölvupóstinn þinn þarf raunverulega hluti.
Forðastu að pósturinn þinn sé talinn óæskilegur
Tölvupóstur sem sendur er án efnis má senda í ruslpóst- eða ruslmöppuna. Þetta er gert sjálfkrafa, fólk tekur skilaboð í ruslpóstmöppunni ekki alvarlega. Einnig eru flestir sem þú myndir senda vinnupóst til of uppteknir til að skanna ruslpóstmöppuna sína. Ef þú vilt virkilega að tölvupósturinn þinn sé lesinn skaltu ganga úr skugga um að efni tölvupóstsins sé vel skilgreint.
Forðastu að eyða netfanginu þínu
Tölvupóstur án efnis getur talist ekki þess virði að lesa. Þegar fólk skoðar tölvupóstinn sinn eyðir það líklega tölvupósti án efnis. Og þeir hafa góðar ástæður fyrir því. Í fyrsta lagi gæti tölvupóstur talist vírus. Flestir viðkvæmir tölvupóstar hafa tómar efnislínur; Þess vegna getur viðtakandinn þinn einfaldlega eytt því til að koma í veg fyrir að vírusar komist inn í pósthólfið eða tölvuna. Í öðru lagi geta tölvupóstar án efnis talist óviðkomandi af viðtakanda þínum. Þar sem það er vant að sjá efnislínur fyrst, verður þeim sem eru án efnislínu líklega eytt eða ekki lesið, þar sem þær gætu talist óviðkomandi.
Fáðu athygli viðtakandans
Efnislína tölvupóstsins þíns gefur viðmælanda þínum fyrstu sýn. Áður en tölvupóstur er opnaður gefur viðfangsefnið í grundvallaratriðum til kynna efni fyrir viðtakanda og mun oft ráða því hvort tölvupósturinn er opnaður eða ekki. Þess vegna er meginhlutverk efnislínu að grípa athygli viðtakandans til að fá hann til að opna og lesa tölvupóstinn. Þetta þýðir að efnislínan er einn af lykilþáttunum sem ákvarðar hvort tölvupósturinn þinn er lesinn eða ekki (nafn þitt og netfang eru líka mikilvæg til að tryggja þetta).
Ekki er hægt að ofmeta mikilvægi efnislínu. Hins vegar snýst þetta ekki bara um að hafa efnislínu í tölvupóstinum þínum til að koma í veg fyrir ruslpóst eða eyðingu. Einbeittu þér að efnislínu sem nær tilætluðu markmiði. Þetta er efnislína sem hvetur viðtakanda þinn til að opna tölvupóstinn þinn, lesa hann og grípa til aðgerða.
Árangursrík efnislínuskrif
Sérhver viðskiptatölvupóstur er hannaður til að hafa áhrif í huga viðtakandans. Skilvirkt og vel hannað viðfangsefni er ómissandi upphafspunktur til að ná þessu markmiði. Við skulum skoða grunnatriði þess að skrifa skilvirka efnislínu fyrir viðskiptatölvupóst.
Gerðu það faglegt
Notaðu aðeins formlegt eða faglegt tungumál fyrir hlutina þína. Viðskiptatölvupóstur er venjulega hálfformlegur eða formlegur. Þetta þýðir að efnislínurnar þínar ættu að endurspegla þetta svo tölvupósturinn þinn þyki faglegur og viðeigandi.
Gerðu það viðeigandi
Efnislínan þín ætti að vekja áhuga viðtakandans. Það verður að teljast viðeigandi að tölvupósturinn þinn sé lesinn. Það ætti einnig að endurspegla tilgang tölvupóstsins þíns rétt. Ef þú ert að sækja um starf ætti í efnislínunni að koma fram nafn þitt og starfið sem þú sækir um.
Vertu stutt
Efnislína viðskiptapósts þarf ekki að vera löng. Henni er ætlað að fanga athygli viðtakandans í einu vetfangi. Því lengur sem það er, því óáhugaverðara verður það. Þetta mun draga úr líkum á lestri. Viðtakendur sem skoða tölvupóst í farsímum sjá hugsanlega ekki allar langar efnislínur. Þetta getur komið í veg fyrir að lesandinn sjái mikilvægar upplýsingar í efnislínunni. Þess vegna er það þér í hag að halda efnislínum viðskiptatölvupósts þíns hnitmiðuðum svo hægt sé að lesa tölvupóstinn þinn.
Gerðu það nákvæmlega
Það er líka mikilvægt að gera efnið þitt sérstakt. Það ætti aðeins að bera einn skilaboð. Ef tölvupóstinum þínum er ætlað að koma mörgum skilaboðum á framfæri (helst forðast), ætti það mikilvægasta að koma fram í efnislínunni. Þegar mögulegt er ætti viðskiptatölvupóstur að hafa aðeins eitt efni, eina dagskrá. Ef nauðsynlegt er að koma mörgum skilaboðum til viðtakanda ætti að senda aðskilda tölvupósta í mismunandi tilgangi.
Gerðu það án villur
Athugaðu hvort málfars- og prentvillur séu til staðar. Mundu að það er fyrsta sýn. Ef málfræði- eða prentvilla birtist í efnislínunni hefur þú skapað neikvæð áhrif í huga viðtakandans. Ef tölvupósturinn þinn er lesinn gæti allur tölvupósturinn verið litaður með neikvæðum horfum, þess vegna er mikilvægt að þú farir yfir efnislínuna þína ítarlega áður en þú sendir viðskiptapóstinn þinn.
