Fjarvistarskilaboð eru mikilvæg vinnuskrif. En af mörgum ástæðum er hægt að gleyma þeim. Þetta skýrist af samhengi skrifa þeirra og stundum með því að taka ekki tillit til áhrifa sem þau geta haft.
Sannarlega eru fjarvistarskilaboðin sjálfvirk skilaboð. Send sem svar við skilaboðum sem berast innan tímabils eða innan skilgreinds tímabils. Stundum eru skilaboðin unnin í samhengi við að fara í leyfi. Þetta tímabil, þegar þú hefur líklega hug þinn annars staðar, er kannski ekki besti tíminn til að skrifa skilaboðin þín.
Hver er tilgangurinn með því að stilla sjálfvirk fjarvistarskilaboð?
Fjarveran frá skilaboðum um vinnu er mikilvæg á margan hátt. Það er notað til að tilkynna öllum starfsmönnum þínum um fjarveru þína. Það þjónar einnig til að veita upplýsingar sem gera þeim kleift að halda áfram starfsemi sinni á meðan beðið er eftir að þú snúir aftur. Þessar upplýsingar eru aðallega endurheimtardagurinn, upplýsingar um neyðartengiliðir til að hafa samband við þig eða samskiptaupplýsingar kollega til að hafa samband í neyðartilvikum. Í ljósi alls þessa eru fjarvistarskilaboðin nauðsynleg samskiptatækni fyrir alla fagaðila.
Hverjar eru villurnar sem þarf að forðast?
Í ljósi mikilvægis fjarvistarskilaboðanna verður nauðsynlegt að taka tillit til nokkurra breytna til að ekki sjokkera eða vanvirða viðmælanda þinn. Betra að hljóma of virðingarvert en virðingarlaust. Svo þú getur ekki notað orðasambönd eins og OUPS, pff o.s.frv. Þú verður að taka tillit til prófíls allra hagsmunaaðila. Forðastu því að skrifa eins og þú talir bara við vinnufélaga þegar yfirmenn þínir eða viðskiptavinir, birgjar eða jafnvel opinberir aðilar geta sent þér skilaboð.
Til að koma í veg fyrir þennan óþægindi er mögulegt með Outlook að hafa fjarvistarskilaboð fyrir innri fyrirtækjapóst og önnur skilaboð fyrir ytri póst. Í öllum tilvikum verður þú að taka tillit til allra sniðanna til að framleiða vel skipulögð fjarvistarskilaboð.
Að auki verða upplýsingarnar að vera gagnlegar og nákvæmar. Forðastu tvíræð skilaboð eins og „Ég mun vera fjarverandi frá morgundeginum“ vitandi að sá sem fær þessar upplýsingar mun ekki geta vitað dagsetningu þessa „á morgun“.
Að lokum, forðastu að nota kunnuglegan og frjálslegan tón. Sannarlega getur vellíðan í fríi í augsýn valdið því að þú notar of kunnuglegan tón. Mundu að vera atvinnumaður þar til yfir lýkur. Munnlega með samstarfsfólki getur þetta gerst, en sérstaklega ekki í samhengi við vinnupappíra.
Hvaða tegund fjarvistarskilaboða á að velja?
Veldu hefðbundinn stíl til að forðast allar þessar gildrur. Þetta felur í sér fornafni og eftirnafn, upplýsingar um hvenær þú getur unnið úr skilaboðunum sem berast og þeim / þeim sem þú hefur samband við ef neyðarástand skapast.
