Skrifaðu tölvupóst ef ekki er um að ræða

Þegar sumir starfsmenn eru fjarverandi af ýmsum ástæðum án þess að láta yfirmann eða yfirmann vita, vita þeir ekki hvernig þeir eiga að koma sínu fram. Aðrir eiga líka erfitt með að biðja um stutt leyfi þegar þeir eru með fjölda persónuleg mál að greiða.

Áhrifin af fjarveru þinni byggjast að miklu leyti á eðli vinnunnar og stefnu í vinnunni. Frávik þitt, sérstaklega ef það er ekki tilkynnt fyrirfram, getur verið mjög dýrt fyrir fyrirtækið þitt. Þess vegna skaltu hugsa um það áður en þú tekur ákvörðun um að vera í burtu. Ef þetta gerist eða hefur gerst, er að nota tölvupóst til að biðjast afsökunar eða útskýra fyrir umsjónarkennara þína frábær leið til að hafa samskipti á skilvirkan hátt og fljótt.

Áður en þú skrifar rökréttan tölvupóst

Þessi grein miðar að því að sýna hvernig starfsmaður með eina eða fleiri lögmætar ástæður getur réttlætt þörf sína fyrir að vera fjarverandi eða ástæðu þess að hann gat ekki verið viðstaddur starf sitt. Sem starfsmaður er mikilvægt að þú sért viss um hugsanlegar afleiðingar fjarvistar án leyfis. Það er engin trygging fyrir því að afsökunarpósturinn þinn fái hagstæð svör. Sömuleiðis er engin trygging fyrir því að þegar þú skrifar tölvupóst þar sem óskað er eftir fríi frá vinnu þá fáist hann jákvæður.

Hins vegar, þegar þú verður að vera fjarverandi af áríðandi ástæðum og þú getur ekki náð til yfirmanns þíns, er bráðnauðsynlegt að skrifa tölvupóst eins fljótt og unnt er með nákvæmum ástæðum fyrir þessari fjarveru. Eins er það skynsamlegt að þegar þú veist fyrirfram að þú þarft að takast á við mikilvæg persónuleg eða fjölskylduvandamál semja tölvupóst með afsökunarbeiðni fyrir óþægindin og nokkrar skýringar ef mögulegt er. Þú gerir þetta í von um að lágmarka áhrif einkalífs þíns á starf þitt.

Að lokum, vertu viss um að þú þekkir stefnu fyrirtækisins og siðareglur um hvernig eigi að vera fjarverandi í hópnum þínum. Fyrirtækið getur veitt ákveðnar tilslakanir í neyðartilvikum og veitt leið til að stjórna þeim. Það mun líklega vera stefna um fjölda daga milli þess að þú þarft að sækja um og þeirra daga sem þú verður í burtu.

Leiðbeiningar um að skrifa tölvupóstinn

Notaðu formlega stíl

Þessi tölvupóstur er opinber. Það ætti að vera skrifað í formlegum stíl. Frá efnislínu til niðurstöðu ætti allt að vera faglegt. Yfirmaður þinn, ásamt öllum öðrum, ætlast til að þú lýsir alvarleika ástandsins í tölvupóstinum þínum. Mál þitt er líklegra til að heyrast þegar þú skrifar slíkan tölvupóst í formlegum stíl.

Senda tölvupóst snemma

Við höfum þegar lagt áherslu á mikilvægi þess að virða stefnu félagsins. Athugaðu einnig að ef þú þarft að skrifa tölvupóst sem inniheldur fagleg afsökun er mikilvægt að gera það eins fljótt og auðið er. Þetta er sérstaklega mikilvægt þegar þú hefur mistekist og þú hefur ekki komið til vinnu án leyfis. Tilkynna yfirmann þinn snemma eftir óviðeigandi fjarveru getur forðast viðvörun. Með því að tilkynna þér vel fyrirfram þegar um er að ræða force majeure þar sem þú finnur sjálfan þig geturðu hjálpað fyrirtækinu að velja viðeigandi skipti eða gera ráðstafanir.

Vertu nákvæm í smáatriðum

Vertu stuttorður. Þú þarft ekki að fara út í smáatriðin um hvað gerðist sem leiddi til þess að þú varst ekki þarna eða varst í burtu fljótlega. Nefndu bara mikilvægar staðreyndir. Ef þú biður um leyfi fyrirfram skaltu tilgreina hvaða dag(a) þú ætlar að vera fjarverandi. Vertu nákvæmur með dagsetningar, ekki gefa mat.

Bjóða aðstoð

Þegar þú skrifar afsökunarpóst fyrir að vera í burtu, vertu viss um að sýna að þér sé annt um framleiðni fyrirtækisins. Það er ekki í lagi að segja bara að þú verðir í burtu, bjóðast til að gera eitthvað sem mun draga úr áhrifum fjarveru þinnar. Þú getur til dæmis gert þetta þegar þú kemur aftur eða talar við samstarfsmann til að koma í staðinn. Sum fyrirtæki kunna að hafa reglur eins og launafrádrátt fyrir daga í burtu. Reyndu því að skilja stefnu fyrirtækisins til hlítar og hvernig þú getur unnið með hana.

Netfang Dæmi 1: Hvernig á að skrifa afsökunarpóst (eftir að þú missir af vinnudegi)

Efni: Sönnun á fjarveru frá 19

 Halló herra Guillou,

 Vinsamlegast samþykktu þennan tölvupóst sem opinbera tilkynningu um að ég gæti ekki mætt í vinnu þann 19. nóvember 2018 vegna kvefs. Liam og Arthur tóku stöðu mína í fjarveru minni. Þeir sinntu öllum þeim verkefnum sem ég fékk fyrir þann dag.

 Ég biðst afsökunar á að hafa ekki getað haft samband við þig áður en ég hætti í vinnunni. Mér þykir það leitt ef einhver óþægindi urðu fyrir viðskiptin.

 Ég hef hengt læknisvottorð mitt við þennan tölvupóst.

 Vinsamlegast láttu mig vita ef þig vantar frekari upplýsingar.

 Þakka þér fyrir skilninginn þinn.

Cordialement,

 Ethan Gaudin

Tölvupóstdæmi 2: Hvernig á að skrifa afsökunarpóst vegna framtíðar fjarveru frá starfi þínu

Subject: Stjórnun fjarveru minnar 17 / 12 / 2018

Kæri frú Pascal,

 Vinsamlegast samþykktu þennan tölvupóst sem opinbera tilkynningu um að ég verði fjarverandi frá vinnu þann 17. desember 2018. Ég mun mæta sem faglegt vitni fyrir rétti þann dag. Ég upplýsti þig um stefnu mína fyrir dómstólum í síðustu viku og brýna nauðsyn þess að vera viðstaddur.

 Ég gerði samning við Gabin Thibault frá upplýsingatæknideildinni, sem er í leyfi um þessar mundir. Í réttarhléum mun ég hringja til að athuga hvort hann þurfi á aðstoð að halda.

 Þakka þér.

 Cordialement,

 Emma Vallee