Oggi, la posta elettronica è il modo migliore per comunicare con facilità, velocità ed efficienza. Per gli scambi professionali, è il modo più comunemente usato.
Per scrivere a posta professionaledobbiamo rispettare determinati criteri, suggerimenti e regole, che cercheremo di spiegarti in tutto l'articolo.
Esempio di un piano di scrittura per un'e-mail professionale
A volte la posta può essere complicata da gestire in un contesto professionale. Il piano da seguire per scrivere un'e-mail professionale deve mettere a disposizione del destinatario tutti gli elementi necessari per essere brevi e precisi.
Per scrivere un'e-mail professionale, puoi adottare il seguente piano:
- Un oggetto chiaro ed esplicito
- Una formula di appello
- Un inizio che deve situare il contesto della comunicazione
- Una formula di cortesia da concludere
- Una firma
Scegli l'oggetto di un'e-mail professionale
Si stima che un professionista possa ricevere una media di 100 email al giorno. Devi quindi scegliere l'oggetto della tua email per incoraggiarli ad aprirla. Per fare ciò, ci sono delle regole da seguire:
1: scrivi un oggetto corto
Per aumentare il tasso di apertura della tua e-mail, gli esperti raccomandano idealmente di utilizzare un oggetto di massimo 50 caratteri.
Hai solo uno spazio limitato per scrivere il tuo oggetto, quindi devi scegliere un oggetto specifico, mentre usi i verbi di azione relativi al contenuto della tua email.
Generalmente, gli oggetti lunghi sono letti male sugli smartphone, che sono sempre più utilizzati dai professionisti per controllare le loro e-mail.
2-Personalizza l'oggetto della tua email
Se possibile, devi menzionare il nome e il nome dei tuoi contatti a livello di oggetto. È un elemento che può aumentare il tasso di apertura.
Inserendo i dettagli del destinatario a livello dell'argomento dell'e-mail, si sentirà stimato e riconosciuto, il che lo incoraggerà ad aprire e leggere la tua email.
Il corpo di un'e-mail professionale
Per scrivere un'e-mail professionale, è consigliabile scrivere chiaramente il corpo della tua e-mail senza allontanarsi dall'oggetto e tutto in base a determinati standard di stile e presentazione.
Abbi cura di scrivere una breve email, con frasi brevi e precise che daranno più conforto al tuo destinatario.
Ecco alcune cose da ricordare:
1: utilizza un carattere classico
La maggior parte dei servizi di posta elettronica consente all'utente di scegliere il carattere e lo stile del testo. Quando si tratta di un'email professionale, scegli un carattere classico come "Times New Roman" o "Arial".
Non è raccomandato l'uso di un font decorativo.
Consigliamo inoltre:
- Adotta una dimensione del carattere leggibile
- Evita il corsivo, l'evidenziazione o i colori
- Non scrivere tutto il testo in maiuscolo
2: scrittura di una formula di chiamata valida
Per un'e-mail professionale, è preferibile come sopra menzionare il destinatario per nome, includendo il titolo di civiltà della persona seguito dal suo cognome.
3: introduci te stesso nel primo paragrafo
Se stai scrivendo a qualcuno per la prima volta (un nuovo cliente per esempio), è molto importante presentarti e spiegare brevemente lo scopo del tuo messaggio.
Puoi dedicare a questa piccola presentazione una o due frasi.
4: l'informazione più importante in priorità
Dopo la presentazione, passiamo al punto più importante.
È molto interessante citare le informazioni più importanti all'inizio della tua email. Risparmierai il tempo del destinatario chiarendo le tue intenzioni.
Devi attirare l'attenzione del tuo corrispondente e andare dritto al punto.
5: usa un vocabolario formale
Poiché stai scrivendo un'email professionale, devi fare una buona impressione.
Ti consigliamo di scrivere frasi complete in uno stile educato.
Si sconsiglia di utilizzare:
- Parole gergali;
- Abbreviazioni inutili;
- Emoticon o emoji;
- Scherzi;
- Parole maleducate;
6: fai una conclusione appropriata
Per completare un'email, dobbiamo pensare alla firma da usare, al tono da adottare e alla formula della cortesia da scegliere.
Dobbiamo tenere presente che la comunicazione professionale rimane a linguaggio altamente codificato. È molto importante conoscere le regole e scegliere la formula giusta da utilizzare alla fine dell'e-mail.
La formula utilizzata deve essere adattata alla qualità del destinatario e al contesto dello scambio.
Ad esempio, se stai parlando con un supervisore o un cliente, puoi usare "saluti sinceri", che è la frase più appropriata. Se invece si tratta di un collega, possiamo terminare la nostra email con l'espressione "Buona fine della giornata!" "
Per quanto riguarda la firma, puoi impostare il tuo software di posta elettronica per inserire automaticamente una firma personalizzata alla fine delle nostre e-mail.
Per essere efficace, la firma deve essere breve:
- Non più di 4 righe;
- Non più di 70 caratteri per riga;
- Includi il tuo nome e cognome, la tua funzione, il nome dell'azienda, l'indirizzo del tuo sito web, il tuo numero di telefono e fax, ed eventualmente un link al tuo profilo LinkedIn o Viadeo;
Esempi :
Robert Holliday
Rappresentante della società Y
http: /www.votresite.com
Telefono. : 06 00 00 00 00 / Fax: 06 00 00 00 00
Cellulare: 06 00 00 00 00
Alcune espressioni educate:
- Cordiali saluti ;
- Cordiali saluti ;
- Distinti saluti ;
- Rispettosamente ;
- Cordiali saluti ;
- I migliori saluti ;
- Cordiali saluti ;
- È un piacere rivederti;
- Cordiali saluti ...
Per le persone che conosciamo particolarmente bene, possiamo usare formule cordiali come "ciao", "amicizie", "ci vediamo" ...
Altri esempi di formule classiche:
- La prego di accettare, Signore / Signora, l'espressione dei miei distinti sentimenti;
- La prego di accettare, Signore / Signora, l'espressione dei miei cordiali saluti;
- La prego di ricevere, signore / signora, i miei migliori saluti;
- Si prega di ricevere, signore / signora, i miei sentimenti rispettosi e devoti;
- Si prega di accettare, signore / signora, i miei sinceri saluti;
- Voglia accettare, Signore / a, l'espressione della mia più alta considerazione;
- Chiedendoti di accettare i miei migliori saluti;
- Grazie per l'attenzione alla mia richiesta;
- Degnatevi di accettare, signore / signora, l'omaggio del mio profondo rispetto;
- Nell'attesa di leggere le sue parole, la preghiamo di accettare, Signor / Signora, l'espressione della mia profonda stima;
- Con i miei ringraziamenti, la prego di trovare qui, Signore / Signora, l'espressione dei miei distinti sentimenti;
7-Includi allegati
Per quanto riguarda gli allegati, non dimenticare di informare il destinatario citandoli nel corpo della tua e-mail con cortesia.
È molto interessante menzionare la dimensione e il numero di allegati inviati al destinatario.
Focus: la piramide invertita
Per quanto riguarda il cosiddetto metodo della piramide inversa, consiste nell'iniziare il testo della tua email professionale con le principali informazioni del tuo messaggio e quindi continuare con le altre informazioni in ordine decrescente di importanza.
Ma perché adottare questo metodo?
Di solito la prima frase si legge meglio del resto del messaggio. Deve essere attraente. Adottando il metodo della piramide invertita, possiamo facilmente catturare l'attenzione del lettore e fargli desiderare di leggere l'email fino alla fine.
Per quanto riguarda la scrittura, è consigliabile utilizzare un massimo di quattro paragrafi, da 3 a 4, ciascuno focalizzandosi su un'idea specifica per paragrafo.
Se vuoi adottare questo metodo, ti consigliamo di utilizzare:
- frasi relativamente brevi;
- collegare le parole per collegare insieme le frasi;
- un linguaggio attuale e professionale.
PROMEMORIA
Come hai capito, un'e-mail professionale non ha nulla a che fare con quella inviata a un amico. Ci sono regole che devono essere seguite alla lettera.
1: tratta con attenzione il soggetto
Come abbiamo chiaramente specificato, devi scrivere correttamente il campo dell'oggetto (o oggetto) della tua email professionale. Dovrebbe essere conciso ed esplicito. Il tuo destinatario deve capire immediatamente il contenuto della tua email. Può quindi decidere se aprirlo subito o leggerlo in seguito.
2: essere cortesi
Come hai ben capito, è necessario contestualizzare le formule di saluto e cortesia.
Le formule dovrebbero essere brevi e ben scelte.
3-Errori ortografici corretti
Prima di tutto, devi rileggere la tua email e assicurarti di non aver dimenticato alcuna informazione necessaria, e perché non farlo leggere da qualcun altro. È molto interessante avere l'opinione di un'altra persona.
Per correggere errori di ortografia e grammatica, ti consigliamo di copiare e incollare la tua e-mail su un elaboratore di testi e fare un controllo automatico. Anche se questo software non corregge tutti i difetti, può aiutarti. In alternativa, puoi anche investire in software di correzione professionale.
4-Firma la tua email
È molto importante aggiungere una firma alla tua email professionale. Devi seguire le regole elencate sopra per scrivere una firma professionale.
Menzionando le varie informazioni relative alla tua funzione, la tua azienda ... il tuo destinatario capirà rapidamente con chi ha a che fare.
5-Personalizza la tua email
Se è generale, è meno probabile che la posta venga letta. Devi far capire al destinatario che la posta è indirizzata solo a lui. Quindi devi personalizzare l'oggetto e scegliere la formula da adottare per iniziare la tua email.
Se si tratta di una mail di gruppo, è importante creare elenchi diversi in base alle caratteristiche dei destinatari, alle loro preferenze, ai loro interessi e alla loro ubicazione. La segmentazione dei tuoi destinatari ti consente di aumentare il tasso di apertura delle tue email.
6: consente di aprire la posta
Quando scrivi un'e-mail professionale, devi sempre fare in modo che il destinatario desideri aprirlo. Generalmente, l'oggetto è il primo elemento che spinge un corrispondente ad aprire la tua email e leggerla. Quindi devi dare più importanza al tuo oggetto, curarlo e renderlo il più attraente possibile.
Nello stesso senso, le prime due frasi della tua e-mail dovrebbero far sì che il destinatario voglia continuare a leggere. Si consiglia di citare le informazioni più importanti all'inizio della tua e-mail e di innescare la curiosità del tuo corrispondente.
7: evita oggetti ingannevoli
Non si dovrebbe mai usare un oggetto fuorviante per aumentare la velocità di apertura delle e-mail.
Dovresti sapere che la tua email trasmette la tua immagine (o quella della tua azienda), quindi è molto importante evitare oggetti provocatori e fuorvianti. L'oggetto deve essere conforme al contenuto della tua email.
8: mettiti al posto del lettore
L'empatia è un elemento molto importante da tenere in considerazione. Devi metterti al posto del destinatario per scrivere correttamente l'oggetto della tua email e renderla attraente. Devi metterti nei panni del tuo corrispondente ed elencare una serie di domande che può porsi. È dalle risposte che puoi adattare il titolo della tua email.
9: utilizza un indirizzo email professionale
Indirizzi personali come lovelygirl @ ... o gentleman @ ... sono assolutamente da vietare. Nel contesto delle relazioni professionali, non parliamo mai con un interlocutore utilizzando questo tipo di indirizzi e-mail.
Si consiglia di utilizzare un indirizzo e-mail professionale o almeno un indirizzo personale con il proprio nome e cognome.
L'e-mail professionale richiede un'ottima comunicazione, un vocabolario preciso, un testo sintetico, una richiesta chiara e un'ortografia irreprensibile. Adottando le regole, i suggerimenti e i consigli che abbiamo appena citato, puoi scrivere un'e-mail interessante, che interesserà immediatamente il tuo destinatario e susciterà il suo interesse.
