電子メールは長い間ビジネスコミュニケーションに不可欠なツールでしたが、Sendmailが実施した世論調査です。 それが専門家の64％に緊張、混乱または他の否定的な結果を引き起こしたことを明らかにしました。

それで、どのようにあなたはあなたの電子メールでこれを避けることができますか？ そしてどのようにあなたは望ましい結果を与えるEメールを書くことができますか？ この記事では、Eメールの使用が明確、効果的、かつ成功していることを確認するために使用できる戦略について説明します。

平均的なオフィスワーカーは1日に約80 Eメールを受信します。 この大量のメールで、個々のメッセージを簡単に忘れてしまうことがあります。 あなたのEメールが注目されそして使用されるようにこれらの簡単な規則に従ってください。

  1. Eメールでやり取りしすぎないでください。
  2. オブジェクトをうまく利用する。
  3. 明確で簡潔なメッセージを出してください。
  4. 礼儀正しくしなさい。
  5. あなたのトーンを確認してください。
  6. 再読。

メールでやり取りしすぎない

仕事でのストレスの最大の原因のXNUMXつは、人々が受信する膨大な量の電子メールです。 したがって、メールを書き始める前に、「これは本当に必要ですか？」と自問してください。

このコンテキストでは、電話またはインスタントメッセージングを使用して、バックディスカッションの対象となる可能性のある質問に対処する必要があります。 コミュニケーション計画ツールを使用して、さまざまなタイプのメッセージに最適なチャネルを特定します。

可能な限り、悪い知らせを直接伝えてください。 それはあなたが共感、思いやり、そして理解をもってコミュニケーションをとり、あなたのメッセージが誤って取られたならばあなた自身を償うのを助けます。

オブジェクトをうまく利用する

新聞の見出しはXNUMXつのことを行います。それはあなたの注意を引き、記事を要約して、あなたがそれを読むかどうかを決めることができるようにすることです。 メールの件名も同じようにする必要があります。

オブジェクト 空のスペースは、「スパム」として見落とされたり拒否されたりする可能性が高くなります。 したがって、常にいくつかの適切に選択された単語を使用して、受信者に電子メールの内容を伝えます。

メッセージが毎週のプロジェクトレポートなどの通常の電子メールシリーズの一部である場合は、件名に日付を含めることをお勧めします。 返信が必要なメッセージの場合は、「7月XNUMX日までにお願いします」などの召喚状を含めることもできます。

以下のようなよく書かれた件名は、受信者が電子メールを開かなくても最も重要な情報を提供します。 これは、受信者が受信トレイをチェックするたびに会議の受信者に通知するプロンプトとして機能します。

 

悪い例良い例
 
件名：ミーティング 件名：PASSERELLEプロセスに関する会議 - 09h the 25 2月2018

 

メッセージを明確かつ簡潔にする

伝統的なビジネスレターのように、電子メールは明確かつ簡潔でなければなりません。 文章を短く正確にしてください。 電子メールの本文は直接的かつ有益なものでなければならず、すべての関連情報を含んでいなければなりません。

従来の手紙とは異なり、複数の電子メールを送信することは、XNUMXつを送信するよりも費用がかかりません。 したがって、さまざまなトピックについて誰かとコミュニケーションをとる必要がある場合は、それぞれに個別のメールを作成することを検討してください。 これにより、メッセージが明確になり、コレスポンデントが一度にXNUMXつのトピックに応答できるようになります。

 

悪い例 良い例
件名：売上報告の修正

 

こんにちはミシュラン、

 

先週、このレポートを送信していただきありがとうございます。 昨日読んだのですが、第2章では売上高についてもっと具体的な情報が必要だと感じています。 また、トーンはもっとフォーマルかもしれないと思います。

 

また、今週の金曜日に新しい広告キャンペーンについて広報部門とのミーティングを予定していることをお知らせしたいと思います。 彼女は午前11時にいて、小さな会議室にいます。

 

よろしければお知らせください。

 

ありがとう、

 

カミーユ

 件名：売上報告の修正

 

こんにちはミシュラン、

 

先週、このレポートを送信していただきありがとうございます。 昨日読んだのですが、第2章では売上高についてもっと具体的な情報が必要だと感じています。

 

また、トーンはもっとフォーマルになると思います。

 

これらのコメントを念頭に置いて修正してもらえますか。

 

頑張ってくれてありがとう！

 

カミーユ

 

（それからCamilleはPR会議について別のEメールを送ります。）

 

ここでバランスを取ることが重要です。 あなたは誰かを電子メールで攻撃したくないので、いくつかの関連するポイントをXNUMXつの投稿にまとめることは理にかなっています。 これが発生した場合は、段落番号や箇条書きを使用してシンプルに保ち、情報を小さく整理された単位に「切り取って」、消化しやすくすることを検討してください。

また、上記の良い例では、カミーユがミシュランに何をしてほしいかを指定していることに注意してください（この場合、レポートを変更してください）。 あなたが人々にあなたが欲しいものを知ってもらうのを手伝うなら、彼らはあなたにそれを与える可能性が高くなります。

礼儀正しく

Eメールは伝統的な手紙よりも正式ではないと人々はよく考えます。 しかし、あなたが送るメッセージはあなた自身のプロ意識を反映したものであり、細部への価値と注意が重要であるので、ある程度の形式が必要です。

誰かと仲良くしている場合を除いて、非公式な言葉、俗語、専門用語、不適切な略語は避けてください。 絵文字は意図を明確にするのに役立ちますが、よく知っている人にのみ使用することをお勧めします。

状況に応じて、「誠意を持って」、「あなたにとってのおやすみなさい」、または「あなたにとって良い」とのメッセージを閉じてください。

受信者はメールを印刷して他の人と共有することを選択できるので、常に礼儀正しくしてください。

トーンを確認する

私たちが対面して出会うとき、私たちは彼らの気持ちを評価するために彼らのボディーランゲージ、声のトーン、そして表情を使います。 電子メールは私達にこの情報を奪います、それは私達が人々が私達のメッセージを誤解した時を知ることができないことを意味します。

単語、文の長さ、句読点、および大文字と小文字の選択は、視覚的および聴覚的な手がかりなしに簡単に誤解される可能性があります。 以下の最初の例では、ルイーズはヤンがイライラしたり怒ったりしていると思うかもしれませんが、実際には彼は気分がいいです。

 

悪い例 良い例
ルイーズ、

 

今日の午後17時までに報告が必要です。さもないと締め切りに間に合いません。

 

ヤン

 こんにちはルイーズ、

 

このレポートにご協力いただきありがとうございます。 あなたのバージョンを17時間前に提供してもらえますか。

 

よろしくお願いします

 

ヤン

 

あなたのEメールの感情的な「感触」について考えてください。 あなたの意図や感情が誤解されているかもしれないなら、あなたの言葉を定式化するより曖昧でない方法を見つけてください。

校正

最後に、[送信]をクリックする前に、スペル、文法、句読点の誤りがないかメールを確認してください。 あなたのメールはあなたが着ている服と同じくらいあなたのプロのイメージの一部です。 したがって、エラーを連続して含むメッセージを送信することは嫌われます。

校正中は、メールの長さに注意してください。 人々は長い、切断されたEメールよりも短く、簡潔なEメールを読む傾向があるので、必要な情報を除外せずに、あなたのEメールができるだけ短いことを確認してください。

ポイントclés

私たちのほとんどは、一日の大半を メールを読んで作成する。 しかし、私たちが送信するメッセージは他の人にとって混乱を招く可能性があります。

効果的なEメールを作成するには、このチャネルを本当に使用する必要があるかどうかを最初に確認してください。 時にはそれは電話を取る方が良いかもしれません。

あなたのEメールを簡潔かつ正確にしてください。 それらを実際に見る必要がある人にだけ送ってください、そしてあなたが次に受取人にしてもらいたいことをはっきりと示してください。

あなたのメールはあなたのプロ意識、あなたの価値観、そして細部への注意を反映していることを忘れないでください。 他の人があなたのメッセージのトーンをどのように解釈するか想像してみてください。 礼儀正しく、「送信」を押す前に、自分が書いたものを常に再確認してください。