Email wis suwe dadi alat penting kanggo komunikasi bisnis, nanging polling sing ditindakake dening Sendmail. Dicethakaké nyebabake ketegangan, kebingungan utawa akibat negatif liyane kanggo 64% profesional.
Dadi, piye carane sampeyan bisa ngatasi iki nganggo email sampeyan? Lan carane sampeyan bisa nulis email sing menehi asil sing dikarepake? Ing artikel iki, kita mirsani strategi sampeyan bisa nggunakake kanggo mesthekake yen sampeyan nggunakake email cetha, efektif, lan sukses.
Wong kerja kantor rata-rata nampa email babagan 80 saben dina. Kanthi volume surat, pesen individu bisa gampang dilalekake. Tindakake aturan sing prasaja iki supaya emailmu bisa dideleng lan digunakake.
- Aja nyedhiyakake email kanthi cepet.
- Nggawe barang sing apik.
- Nggawe pesen sing cetha lan ringkes.
- Dadi sopan.
- Priksa nada sampeyan.
- Reread.
Aja nyedhiyakake email kanthi cepet
Salah sawijining sumber stres paling gedhe ing karya yaiku volume email sing ditampa dening wong. Dadi, sadurunge sampeyan miwiti nulis email, takon dhewe: "Apa pancen perlu?"
Ing konteks iki, sampeyan kudu nggunakake telpon utawa olahpesen cepet kanggo ngatasi pitakonan sing bisa dadi topik diskusi maneh. Gunakake alat perencanaan komunikasi lan ngenali saluran sing paling apik kanggo macem-macem jinis pesen.
Saben bisa, wenehi warta ala ing wong. Iku mbantu sampeyan komunikasi karo empati, karep lan pangerten lan ngluwari dhewe yen pesen wis salah dijupuk.
Nggawe barang sing apik
Judhul koran nindakake rong perkara: narik kawigaten lan ngringkes artikel kasebut supaya sampeyan bisa mutusake arep maca utawa ora. Baris subyek email sampeyan kudu nglakoni sing padha.
Obyek papan kosong luwih kamungkinan bakal diduga utawa ditolak minangka "spam". Dadi, gunakake sawetara tembung sing dipilih kanthi apik kanggo ngandhani panampa babagan email kasebut.
Sampeyan bisa uga pengin nyakup tanggal ing baris subyek yen pesen sampeyan minangka bagean saka seri email biasa, kayata laporan proyek mingguan. Kanggo pesen sing mbutuhake respon, sampeyan uga bisa nyakup telpon kanggo tumindak, kayata "Mangga sadurunge 7 November."
Baris subyek sing ditulis kanthi apik, kaya ing ngisor iki, nyedhiyakake informasi sing paling penting tanpa panampa malah kudu mbukak email. Iki minangka pituduh sing ngelingake panampa babagan rapat sampeyan nalika mriksa kothak mlebu.
| Tuladha sing ala Tuladha sing apik |
|
| Subject: meeting | Subject: Meeting on the GATEWAY process - 09h the 25 February 2018 |
Tansah pesen sing cetha lan ringkes
Email, kaya huruf bisnis tradisional, kudu jelas lan ringkes. Tansah kalimat sing cendhak lan tepat. Awak email kudu langsung lan informatif, lan ngemot kabeh informasi sing relevan.
Ora kaya layang tradisional, ngirim sawetara email ora biaya luwih saka ngirim siji. Dadi yen sampeyan kudu komunikasi karo wong ing sawetara topik sing beda, coba nulis email sing kapisah kanggo saben. Iki njlentrehake pesen kasebut lan ngidini koresponden sampeyan nanggapi siji topik sekaligus.
| Conto ala | Conto apik |
| Subyek: Revisi kanggo laporan penjualan
Hi Michelin,
Matur nuwun kanggo ngirim laporan iki minggu kepungkur. Aku maca wingi lan rumangsa yen Bab 2 mbutuhake informasi sing luwih spesifik babagan angka penjualan kita. Aku uga mikir yen nada bisa luwih formal.
Kajaba iku, aku pengin ngandhani yen aku wis ngrancang rapat dina Jumuah iki karo departemen hubungan masyarakat babagan kampanye iklan anyar. Dheweke jam 11 lan bakal ana ing ruang konferensi cilik.
Mangga mugi kula ngerti yen sampeyan kasedhiya.
Matur suwun,
Camille |
Subyek: Revisi kanggo laporan penjualan
Hi Michelin,
Matur nuwun kanggo ngirim laporan iki minggu kepungkur. Aku maca wingi lan rumangsa yen Bab 2 mbutuhake informasi sing luwih spesifik babagan angka dodolan kita.
Aku uga mikir yen nada bisa luwih formal.
Sampeyan bisa ngowahi karo komentar kasebut?
Matur suwun!
Camille
(Camille banjur ngirim email liyane babagan patemon PR.) |
Penting kanggo nggawe keseimbangan ing kene. Sampeyan ora pengin ngebom wong nganggo email, lan sampeyan kudu nggabungake sawetara poin sing gegandhengan dadi siji postingan. Nalika iki kedaden, tetep prasaja karo nomer paragraf utawa TCTerms peluru, lan nimbang "nglereni" informasi menyang cilik, Unit uga-diatur supaya luwih gampang kanggo Digest.
Elinga uga ing conto sing apik ing ndhuwur, Camille nemtokake apa sing dikarepake Michelin (ing kasus iki, ganti laporan kasebut). Yen sampeyan mbantu wong ngerti apa sing dikarepake, dheweke luwih seneng menehi sampeyan.
Dadi sopan
Wong asring mikir yen email bisa kurang formal tinimbang aksara tradisional. Nanging pesen sing dikirim yaiku bayangan profesionalisme sampeyan, nilai-nilai lan perhatian sing rinci penting, supaya tingkat formalitas tartamtu perlu.
Yen sampeyan ora duwe hubungan sing apik karo wong liya, aja nganggo basa sing ora resmi, slang, jargon, lan singkatan sing ora cocog. Emotikon bisa mbantu njlentrehake maksud sampeyan, nanging luwih becik nggunakake mung karo wong sing sampeyan kenal.
Nutup pesen sampeyan kanthi "Sincerely," "Good day / evening to you" utawa "Good to you," gumantung ing kahanan.
Panampa bisa milih kanggo nyithak email lan enggo bareng karo wong liya, mula kudu sopan.
Priksa nada
Nalika kita ketemu wong pasuryan, kita nggunakake basa awak, nada vokal, lan ekspresi wajah kanggo ngira-ngira carane aran. E-mail mbantah informasi kasebut, sing tegese ora bisa kita mangerteni yen wong wis misahake pesen kita.
Pilihan tembung, dawa ukara, tanda baca, lan huruf kapital bisa gampang disalahake tanpa isyarat visual lan pendengaran. Ing conto pisanan ing ngisor iki, Louise bisa uga mikir yen Yann frustasi utawa nesu, nanging nyatane, dheweke rumangsa apik.
| Conto ala | Conto apik |
| Louise,
Aku butuh laporan sampeyan jam 17 sore iki utawa aku ora bakal kejawab deadline.
Yann |
Hi Louise,
Matur suwun kanggo kerja keras ing laporan iki. Apa sampeyan menehi kula versi sadurunge jam 17, supaya aku ora kantun deadline sandi?
Matur suwun sadurunge,
Yann |
Mikir babagan "perasaan" saka emosine email sampeyan. Yen maksud utawa emosi sampeyan uga disalahkake, golek cara sing kurang ambigu kanggo ngramu tembung sampeyan.
proofreading
Pungkasan, sadurunge ngeklik "Kirim", priksa email sampeyan manawa ana kesalahan ejaan, tata basa lan tanda baca. Email sampeyan minangka bagean saka gambar profesional sampeyan kaya sandhangan sing sampeyan gunakake. Mulane iku frowned marang kanggo ngirim pesen ngemot kasalahan ing seri.
Sajrone proofreading, mbayar manungsa waé kanggo dawa email sampeyan. Wong luwih seneng maca email cekak, luwih cepet tinimbang email sing wis dicopot, supaya manawa email sampeyan sithik, tanpa kalebu informasi sing dibutuhake.
Tombol kunci
Umume kita nglampahi bagean sing apik kanggo dina waca lan nyipta email. Nanging pesen sing dikirim bisa mbingungake wong liya.
Kanggo nulis email efektif, takon dhewe dhisik yen pancene kudu nggunakake saluran iki. Kadhangkala luwih becik njupuk telpon.
Nggawe email ringkes lan cetha. Kirimi mau mung kanggo wong-wong sing pancene kudu ndeleng lan jelas nuduhake apa sing bakal ditindakake panampa panemune.
Elinga yen email sampeyan minangka refleksi profesionalisme, nilai-nilai lan perhatian sampeyan kanthi rinci. Coba mbayangno carane wong liya bisa interpretasi nada pesen sampeyan. Dadi sopan lan tansah mriksa maneh apa sing wis ditulis sadurunge mencet "kirim".
