ອີເມວເປັນເຄື່ອງມືທີ່ສໍາຄັນສໍາລັບການສື່ສານທາງທຸລະກິດມາດົນນານ, ແຕ່ເປັນການສໍາຫຼວດທີ່ດໍາເນີນໂດຍ Sendmail. ເປີດເຜີຍວ່າມັນເຮັດໃຫ້ເກີດຄວາມກົດດັນ, ຄວາມສັບສົນຫຼືຜົນສະທ້ອນທາງລົບອື່ນໆສໍາລັບ 64% ຂອງຜູ້ຊ່ຽວຊານ.
ດັ່ງນັ້ນ, ທ່ານສາມາດຫຼີກເວັ້ນການນີ້ກັບອີເມວຂອງທ່ານໄດ້ແນວໃດ? ແລະວິທີທີ່ທ່ານສາມາດຂຽນອີທີ່ໃຫ້ຜົນໄດ້ຮັບທີ່ຕ້ອງການ? ໃນບົດຄວາມນີ້, ພວກເຮົາທົບທວນກົນລະຍຸດທີ່ທ່ານສາມາດນໍາໃຊ້ເພື່ອຮັບປະກັນວ່າການນໍາໃຊ້ອີເມວຂອງທ່ານແມ່ນຈະແຈ້ງ, ມີປະສິດຕິຜົນ, ແລະປະສົບຜົນສໍາເລັດ.
ເຈົ້າຫນ້າທີ່ຫ້ອງການໂດຍສະເລ່ຍໄດ້ຮັບຂໍ້ມູນກ່ຽວກັບ 80 ອີເມວຕໍ່ມື້. ດ້ວຍປະລິມານຂອງອີເມລນີ້ຂໍ້ຄວາມສ່ວນຕົວສາມາດລືມໄດ້. ປະຕິບັດຕາມກົດລະບຽບເຫຼົ່ານີ້ງ່າຍໆເພື່ອໃຫ້ອີເມວຂອງທ່ານຖືກສັງເກດເຫັນແລະນໍາໃຊ້.
- ຢ່າສື່ສານຫຼາຍເກີນໄປໂດຍອີເມວ.
- ເຮັດໃຫ້ການນໍາໃຊ້ວັດຖຸທີ່ດີ.
- ສ້າງຂໍ້ຄວາມທີ່ຊັດເຈນແລະສັ້ນ.
- Be polite
- ກວດເບິ່ງໂຕນຂອງທ່ານ.
- ອ່ານມັນຄືນອີກ.
ຢ່າສື່ສານຫຼາຍເກີນໄປໂດຍອີເມວ
ຫນຶ່ງໃນແຫຼ່ງຄວາມກົດດັນທີ່ໃຫຍ່ທີ່ສຸດໃນບ່ອນເຮັດວຽກແມ່ນປະລິມານອີເມວທີ່ຜູ້ຄົນໄດ້ຮັບ. ດັ່ງນັ້ນ, ກ່ອນທີ່ທ່ານຈະເລີ່ມຂຽນອີເມລ໌, ໃຫ້ຖາມຕົວເອງວ່າ: "ນີ້ແມ່ນມີຄວາມຈໍາເປັນແທ້ໆບໍ?"
ໃນສະພາບການນີ້, ທ່ານຄວນໃຊ້ໂທລະສັບຫຼືຂໍ້ຄວາມທັນທີເພື່ອຈັດການກັບຄໍາຖາມທີ່ອາດຈະເປັນຫົວຂໍ້ຂອງການສົນທະນາຄືນ. ໃຊ້ເຄື່ອງມືການວາງແຜນການສື່ສານແລະກໍານົດຊ່ອງທາງທີ່ດີທີ່ສຸດສໍາລັບຂໍ້ຄວາມປະເພດຕ່າງໆ.
ເມື່ອໃດກໍ່ຕາມທີ່ມີຄວາມເປັນໄປໄດ້, ໃຫ້ຂ່າວຮ້າຍໃນຕົວເອງ. ມັນຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານຕິດຕໍ່ສື່ສານກັບຄວາມອົດທົນ, ຄວາມເຫັນອົກເຫັນໃຈແລະຄວາມເຂົ້າໃຈແລະການໄຖ່ຕົວເອງຖ້າຂໍ້ຄວາມຂອງທ່ານໄດ້ຖືກປະຕິບັດຜິດ.
ເຮັດໃຫ້ການນໍາໃຊ້ວັດຖຸທີ່ດີ
ຫົວຂໍ້ຂ່າວຂອງຫນັງສືພິມເຮັດສອງຢ່າງ: ມັນດຶງດູດຄວາມສົນໃຈຂອງທ່ານແລະສະຫຼຸບບົດຄວາມເພື່ອໃຫ້ທ່ານສາມາດຕັດສິນໃຈວ່າຈະອ່ານມັນຫຼືບໍ່. ຫົວຂໍ້ອີເມລ໌ຂອງທ່ານຄວນເຮັດເຊັ່ນດຽວກັນ.
ວັດຖຸເປັນ ພື້ນທີ່ຫວ່າງແມ່ນມັກຈະຖືກມອງຂ້າມ ຫຼືຖືກປະຕິເສດວ່າເປັນ “ສະແປມ”. ດັ່ງນັ້ນ, ສະເຫມີໃຊ້ຄໍາທີ່ເລືອກທີ່ດີສອງສາມຄໍາເພື່ອບອກຜູ້ຮັບວ່າອີເມລ໌ແມ່ນກ່ຽວກັບຫຍັງ.
ທ່ານອາດຈະຕ້ອງການລວມເອົາວັນທີຢູ່ໃນຫົວຂໍ້ຖ້າຂໍ້ຄວາມຂອງທ່ານເປັນສ່ວນຫນຶ່ງຂອງຊຸດອີເມວປົກກະຕິ, ເຊັ່ນ: ບົດລາຍງານໂຄງການປະຈໍາອາທິດ. ສໍາລັບຂໍ້ຄວາມທີ່ຕ້ອງການຄໍາຕອບ, ທ່ານຍັງສາມາດລວມເອົາການໂທຫາການປະຕິບັດ, ເຊັ່ນ: "ກະລຸນາພາຍໃນເດືອນພະຈິກ 7."
ຫົວຂໍ້ທີ່ຂຽນໄດ້ດີ, ຄືກັບຫົວຂໍ້ຂ້າງລຸ່ມນີ້, ໃຫ້ຂໍ້ມູນທີ່ສໍາຄັນທີ່ສຸດໂດຍທີ່ຜູ້ຮັບບໍ່ຈໍາເປັນຕ້ອງເປີດອີເມວ. ອັນນີ້ໃຊ້ເປັນການເຕືອນທີ່ເຕືອນຜູ້ຮັບການປະຊຸມຂອງເຈົ້າທຸກຄັ້ງທີ່ເຂົາເຈົ້າກວດເບິ່ງກ່ອງຈົດໝາຍຂອງເຂົາເຈົ້າ.
| ຕົວຢ່າງທີ່ບໍ່ດີຕົວຢ່າງທີ່ດີ |
|
| Subject: meeting | ເລື່ອງ: ກອງປະຊຸມກ່ຽວກັບຂະບວນການ PASSERELLE - 09 a.m. ໃນວັນທີ 25 ກຸມພາ 2018 |
ຮັກສາຂໍ້ຄວາມທີ່ຊັດເຈນແລະສັ້ນ
ອີເມວ, ເຊັ່ນວ່າຈົດຫມາຍທຸລະກິດແບບດັ້ງເດີມ, ຕ້ອງຊັດເຈນແລະຊັດເຈນ. ຮັກສາປະໂຫຍກຂອງທ່ານສັ້ນແລະຊັດເຈນ. ຮ່າງກາຍຂອງອີເມວຕ້ອງເປັນທາງກົງແລະມີຂໍ້ມູນແລະມີຂໍ້ມູນທີ່ກ່ຽວຂ້ອງທັງຫມົດ.
ບໍ່ເຫມືອນກັບຈົດຫມາຍແບບດັ້ງເດີມ, ການສົ່ງອີເມວຫຼາຍຄັ້ງບໍ່ມີຄ່າໃຊ້ຈ່າຍຫຼາຍກ່ວາການສົ່ງຫນຶ່ງ. ດັ່ງນັ້ນຖ້າທ່ານຕ້ອງການຕິດຕໍ່ສື່ສານກັບຜູ້ອື່ນໃນຫຼາຍໆຫົວຂໍ້ທີ່ແຕກຕ່າງກັນ, ພິຈາລະນາຂຽນອີເມວແຍກຕ່າງຫາກສໍາລັບແຕ່ລະຄົນ. ນີ້ອະທິບາຍຂໍ້ຄວາມແລະອະນຸຍາດໃຫ້ຜູ້ສື່ຂ່າວຂອງທ່ານສາມາດຕອບສະຫນອງຕໍ່ຫົວຂໍ້ຫນຶ່ງໃນເວລາ.
| ຕົວຢ່າງທີ່ບໍ່ດີ | ຕົວຢ່າງທີ່ດີ |
| ຫົວຂໍ້: ການທົບທວນຄືນສໍາລັບລາຍງານການຂາຍ
Hi Michelin,
ຂອບໃຈສໍາລັບການສົ່ງບົດລາຍງານນີ້ໃນອາທິດທີ່ຜ່ານມາ. ຂ້າພະເຈົ້າໄດ້ອ່ານມັນມື້ວານນີ້ແລະຮູ້ສຶກວ່າບົດທີ 2 ຕ້ອງການຂໍ້ມູນສະເພາະເພີ່ມເຕີມກ່ຽວກັບຕົວເລກການຂາຍຂອງພວກເຮົາ. ຂ້າພະເຈົ້າຍັງຄິດວ່າສຽງອາດຈະເປັນທາງການຫຼາຍກວ່າ.
ນອກຈາກນັ້ນ, ຂ້າພະເຈົ້າຕ້ອງການແຈ້ງໃຫ້ທ່ານຮູ້ວ່າຂ້າພະເຈົ້າໄດ້ກໍານົດກອງປະຊຸມກັບພະແນກປະຊາສໍາພັນກ່ຽວກັບການໂຄສະນາການໂຄສະນາໃຫມ່ໃນວັນສຸກນີ້. ນາງແມ່ນເວລາ 11:00 ໂມງເຊົ້າ ແລະຈະຢູ່ໃນຫ້ອງປະຊຸມນ້ອຍ.
ກະລຸນາແຈ້ງໃຫ້ຂ້ອຍທາບຖ້າທ່ານມີຢູ່.
ຂໍຂອບໃຈທ່ານ,
Camille |
ຫົວຂໍ້: ການທົບທວນຄືນສໍາລັບລາຍງານການຂາຍ
Hi Michelin,
ຂອບໃຈສໍາລັບການສົ່ງບົດລາຍງານນີ້ໃນອາທິດທີ່ຜ່ານມາ. ຂ້າພະເຈົ້າໄດ້ອ່ານມັນມື້ວານນີ້ແລະຮູ້ສຶກວ່າບົດທີ 2 ຕ້ອງການຂໍ້ມູນສະເພາະເພີ່ມເຕີມກ່ຽວກັບຕົວເລກການຂາຍຂອງພວກເຮົາ.
ຂ້າພະເຈົ້າຍັງຄິດວ່າໂຕນອາດຈະເປັນທາງການຫຼາຍຂຶ້ນ.
ທ່ານສາມາດແກ້ໄຂມັນໄດ້ດ້ວຍຄໍາເຫັນເຫຼົ່ານີ້ຢູ່ໃນໃຈບໍ?
ຂອບໃຈສໍາລັບການເຮັດວຽກຫນັກຂອງທ່ານ!
Camille
(Camille ຫຼັງຈາກນັ້ນສົ່ງອີເມວອື່ນກ່ຽວກັບກອງປະຊຸມ PR). |
ມັນເປັນສິ່ງ ສຳ ຄັນທີ່ຈະສ້າງຄວາມສົມດຸນຢູ່ທີ່ນີ້. ທ່ານບໍ່ຕ້ອງການທີ່ຈະລະເບີດຄົນທີ່ມີອີເມລ໌, ແລະມັນສົມເຫດສົມຜົນທີ່ຈະລວມຈຸດທີ່ກ່ຽວຂ້ອງຈໍານວນຫນຶ່ງເຂົ້າໄປໃນອີເມວດຽວ. ເມື່ອສິ່ງດັ່ງກ່າວເກີດຂຶ້ນ, ເຮັດໃຫ້ມັນງ່າຍດາຍດ້ວຍວັກທີ່ມີຕົວເລກຫຼືຈຸດ bullet, ແລະພິຈາລະນາ "ຕັດ" ຂໍ້ມູນເຂົ້າໄປໃນຫນ່ວຍງານຂະຫນາດນ້ອຍ, ມີການຈັດຕັ້ງທີ່ດີເພື່ອເຮັດໃຫ້ມັນຍ່ອຍງ່າຍ.
ໃຫ້ສັງເກດວ່າໃນຕົວຢ່າງທີ່ດີຂ້າງເທິງ, Camille ກໍານົດສິ່ງທີ່ນາງຕ້ອງການ Michelin ເຮັດ (ໃນກໍລະນີນີ້, ປ່ຽນບົດລາຍງານ). ຖ້າເຈົ້າຊ່ວຍໃຫ້ຄົນຮູ້ວ່າເຈົ້າຕ້ອງການຫຍັງ, ເຂົາເຈົ້າມີແນວໂນ້ມທີ່ຈະມອບໃຫ້ເຈົ້າຫຼາຍຂຶ້ນ.
Be polite
ປະຊາຊົນມັກຈະຄິດວ່າອີເມວສາມາດເປັນທາງການຫນ້ອຍກວ່າຕົວອັກສອນແບບດັ້ງເດີມ. ແຕ່ຂໍ້ຄວາມທີ່ທ່ານສົ່ງເປັນການສະທ້ອນເຖິງຄວາມເປັນມືອາຊີບ, ຄຸນຄ່າແລະຄວາມສົນໃຈຂອງລາຍລະອຽດທີ່ສໍາຄັນແມ່ນມີຄວາມສໍາຄັນ, ສະນັ້ນລະດັບຄວາມຈໍາເປັນຕ້ອງມີຄວາມຈໍາເປັນ.
ເວັ້ນເສຍແຕ່ວ່າທ່ານຢູ່ໃນເງື່ອນໄຂທີ່ດີກັບໃຜຜູ້ຫນຶ່ງ, ຫຼີກເວັ້ນພາສາທີ່ບໍ່ເປັນທາງການ, slang, jargon, ແລະຕົວຫຍໍ້ທີ່ບໍ່ເຫມາະສົມ. ອີໂມຕິຄອນສາມາດຊ່ວຍໃຫ້ຄວາມກະຈ່າງແຈ້ງເຖິງຄວາມຕັ້ງໃຈຂອງເຈົ້າ, ແຕ່ມັນດີທີ່ສຸດທີ່ຈະໃຊ້ພວກມັນກັບຄົນທີ່ທ່ານຮູ້ຈັກດີເທົ່ານັ້ນ.
ປິດຂໍ້ຄວາມຂອງທ່ານດ້ວຍ "ດ້ວຍຄວາມນັບຖື," "ວັນດີ / ຕອນແລງຂອງເຈົ້າ" ຫຼື "ດີກັບທ່ານ", ອີງຕາມສະຖານະການ.
ຜູ້ຮັບອາດຈະເລືອກທີ່ຈະພິມອີເມວແລະແບ່ງປັນໃຫ້ເຂົາເຈົ້າກັບຜູ້ອື່ນ, ດັ່ງນັ້ນ, ສະເຫມີສຸພາບ.
ກວດເບິ່ງໂຕນ
ໃນເວລາທີ່ພວກເຮົາໄດ້ພົບປະກັບປະຊາຊົນເຊິ່ງກັນແລະກັນ, ພວກເຮົາໃຊ້ພາສາຂອງພວກເຂົາ, ສຽງສຽງ, ແລະການສະແດງອອກທາງຫນ້າຂອງພວກເຂົາເພື່ອປະເມີນຄວາມຮູ້ສຶກຂອງເຂົາເຈົ້າ. ອີເມວບໍ່ໃຫ້ພວກເຮົາຂໍ້ມູນຂ່າວສານນີ້, ຊຶ່ງຫມາຍຄວາມວ່າພວກເຮົາບໍ່ສາມາດຮູ້ເວລາປະຊາຊົນໄດ້ເຂົ້າໃຈຂໍ້ຄວາມຂອງພວກເຮົາ.
ການເລືອກຄຳສັບ, ຄວາມຍາວຂອງປະໂຫຍກ, ເຄື່ອງໝາຍວັກຕອນ, ແລະຕົວພິມໃຫຍ່ສາມາດຖືກຕີຄວາມຜິດໄດ້ງ່າຍໂດຍບໍ່ມີສັນຍານທາງສາຍຕາ ແລະສຽງ. ໃນຕົວຢ່າງທໍາອິດຂ້າງລຸ່ມນີ້, Louise ອາດຈະຄິດວ່າ Yann ມີຄວາມອຸກອັ່ງຫຼືໃຈຮ້າຍ, ແຕ່ໃນຄວາມເປັນຈິງ, ລາວຮູ້ສຶກດີ.
| ຕົວຢ່າງທີ່ບໍ່ດີ | ຕົວຢ່າງທີ່ດີ |
| ຫລຸຍ
ຂ້ອຍຕ້ອງການລາຍງານຂອງເຈົ້າພາຍໃນ 17 ໂມງແລງຂອງມື້ນີ້ຫຼືຂ້ອຍຈະພາດເສັ້ນຕາຍຂອງຂ້ອຍ.
Yann |
Hi Louise,
ຂອບໃຈສໍາລັບການເຮັດວຽກຫນັກຂອງທ່ານໃນບົດລາຍງານນີ້. ທ່ານສາມາດໃຫ້ຂ້າພະເຈົ້າສະບັບຂອງທ່ານກ່ອນ 17 ຊົ່ວໂມງ, ດັ່ງນັ້ນຂ້າພະເຈົ້າບໍ່ພາດເສັ້ນຕາຍຂອງຂ້າພະເຈົ້າ?
ຂອບໃຈລ່ວງຫນ້າ,
Yann |
ຄິດກ່ຽວກັບ "ຄວາມຮູ້ສຶກ" ຂອງອີເມວຂອງທ່ານໃນລະດັບຄວາມຮູ້ສຶກ. ຖ້າຄວາມຕັ້ງໃຈຫຼືຄວາມຮູ້ສຶກຂອງທ່ານສາມາດເຂົ້າໃຈຜິດ, ຊອກຫາວິທີທີ່ບໍ່ມີຄວາມ ໝາຍ ທີ່ສັບສົນ ໜ້ອຍ ກວ່າທີ່ຈະເວົ້າປະໂຫຍກ ຄຳ ເວົ້າຂອງທ່ານ.
ພິສູດອັກສອນ
ສຸດທ້າຍ, ກ່ອນທີ່ຈະຄລິກໃສ່ "ສົ່ງ", ໃຊ້ເວລາຄາວຫນຶ່ງເພື່ອກວດເບິ່ງອີເມວຂອງທ່ານສໍາລັບການສະກົດຄໍາ, ໄວຍາກອນແລະເຄື່ອງຫມາຍວັກຕອນຜິດພາດ. ອີເມວຂອງເຈົ້າເປັນສ່ວນໜຶ່ງຂອງຮູບພາບທີ່ເປັນມືອາຊີບຂອງເຈົ້າຄືກັບເຄື່ອງນຸ່ງຂອງເຈົ້າ. ດັ່ງນັ້ນ, ມັນໄດ້ຖືກ frowned ເມື່ອສົ່ງຂໍ້ຄວາມທີ່ມີຄວາມຜິດພາດເປັນຊຸດ.
ໃນລະຫວ່າງການກວດເບິ່ງ, ຈົ່ງເອົາໃຈໃສ່ຢ່າງລະອຽດກ່ຽວກັບຄວາມຍາວຂອງອີເມວຂອງທ່ານ. ປະຊາຊົນມັກຈະອ່ານອີເມວສັ້ນໆ, ສັ້ນໆກ່ວາຂໍ້ມູນທີ່ຍາວນານ, ການເຊື່ອມຕໍ່ດັ່ງກ່າວ, ດັ່ງນັ້ນ, ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າອີເມວຂອງທ່ານສັ້ນເທົ່າທີ່ເປັນໄປໄດ້, ໂດຍບໍ່ລວມເອົາຂໍ້ມູນທີ່ຈໍາເປັນ.
ຈຸດສໍາຄັນ
ສ່ວນໃຫຍ່ຂອງພວກເຮົາໃຊ້ເວລາສ່ວນທີ່ດີຂອງວັນເວລາຂອງພວກເຮົາໃນ ອ່ານແລະຂຽນອີເມວ. ແຕ່ຂໍ້ຄວາມທີ່ພວກເຮົາສົ່ງສາມາດເຮັດໃຫ້ຄົນອື່ນສັບສົນ.
ການຂຽນອີເມວທີ່ມີປະສິດທິພາບ, ໃຫ້ຖາມຕົວທ່ານເອງກ່ອນທີ່ທ່ານຄວນໃຊ້ຊ່ອງທາງນີ້. ບາງຄັ້ງມັນອາດຈະດີກວ່າທີ່ຈະໃຊ້ໂທລະສັບ.
ເຮັດໃຫ້ອີເມວຂອງທ່ານຊັດເຈນແລະຊັດເຈນ. ສົ່ງພວກມັນໃຫ້ແກ່ຜູ້ທີ່ຈໍາເປັນຕ້ອງເຂົ້າເບິ່ງພວກເຂົາແລະແຈ້ງໃຫ້ເຫັນເຖິງສິ່ງທີ່ທ່ານຢາກໃຫ້ຜູ້ຮັບໃຊ້ເຮັດຕໍ່ໄປ.
ຈື່ໄວ້ວ່າອີເມລ໌ຂອງທ່ານແມ່ນສະທ້ອນໃຫ້ເຫັນເຖິງຄວາມເປັນມືອາຊີບຂອງທ່ານ, ຄຸນຄ່າຂອງທ່ານແລະຄວາມສົນໃຈໃນລາຍລະອຽດຂອງທ່ານ. ພະຍາຍາມຈິນຕະນາການວ່າຄົນອື່ນອາດຈະຕີຄວາມຫມາຍຂອງຂໍ້ຄວາມຂອງເຈົ້າແນວໃດ. ມີຄວາມສຸພາບຮຽບຮ້ອຍ ແລະກວດເບິ່ງສິ່ງທີ່ທ່ານໄດ້ຂຽນໄວ້ສະເໝີ ກ່ອນທີ່ຈະກົດ “ສົ່ງ”.
