Drukāt draudzīgs, PDF un e-pasts

Rakstiet, lai to lasītu

Un collègue vient de vous envoyer un email concernant une réunion que vous avez dans une heure. Le courrier électronique est censé contenir les informations clés que vous devez présenter, dans le cadre d’un projet important.

Mais il y a un problème : le mail est si mal écrit que vous ne pouvez pas trouver les données dont vous avez besoin. Il y a des fautes d’orthographe et des phrases incomplètes. Les paragraphes sont si longs et si confus qu’il vous faut trois fois plus de temps que nécessaire pour trouver les informations souhaitées. En conséquence, vous êtes sous-préparé pour la réunion et celle-ci ne se déroule pas aussi bien que vous le souhaitiez.

Avez-vous déjà fait face à une situation semblable à celle-ci ? Dans un monde surchargé d’informations, il est essentiel de communiquer de manière claire, concise et efficace. Les gens n’ont pas le temps de lire des e-mails de la longueur d’un livre, et ils n’ont pas la patience d’interpréter des e-mails mal construits et où les informations utiles sont éparpillées un peu partout.

Plus jūsu rakstīšanas prasmes sont bonnes, plus l’impression que vous ferez sur votre entourage sera bonne, y compris votre patron, vos collègues et vos clients. Vous ne savez jamais jusqu’où ces bonnes impressions vous mèneront.

Šajā rakstā mēs redzēsim, kā jūs varat uzlabot savas rakstīšanas prasmes un izvairīties no bieži sastopamām kļūdām.

Mērķauditorija un formāts

La première étape pour écrire clairement consiste à choisir le format approprié. Avez-vous besoin d’envoyer un email informel ? Rédiger un rapport détaillé ? Ou écrire une lettre formelle ?

Le format, ainsi que votre audience, définiront votre “voix d’écriture”,  c’est-à-dire à quel point le ton devrait être formel ou détendu. Par exemple, si vous écrivez un email à un client potentiel, celui-ci devrait-il avoir le même ton qu’un email à un ami ?

Noteikti ne.

Commencez par identifier qui lira votre message. S’adresse-t-il aux cadres supérieurs, à l’ensemble de l’équipe ou à un petit groupe travaillant sur un dossier spécifique ? Dans  tout ce que vous écrivez, vos lecteurs, ou destinataires doivent définir votre ton ainsi que les aspects du contenu.

LASĪT  Kā gūt panākumus tā izkārtojumā?

Sastāvs un stils

Tiklīdz jūs zināt, ko rakstāt un kam rakstāt, jums jāsāk rakstīt.

Un écran d’ordinateur vierge et blanc est souvent intimidant. Il est facile de rester coincé parce que vous ne savez pas comment commencer. Essayez ces astuces pour composer et mettre en forme votre document :

 

  • Sāciet ar savu auditoriju: N’oubliez pas que vos lecteurs peuvent ne rien savoir de ce que vous leur dites. Que doivent-ils savoir en premier ?
  • Izveidot plānu: Ceci est particulièrement utile si vous écrivez un document plus long, tel qu’un rapport, une présentation ou un discours. Les contours vous aident à identifier les étapes à suivre dans quel ordre et à diviser la tâche en informations gérables.
  • Essayez un peu d’empathie: Par exemple, si vous écrivez un mail de vente pour des clients potentiels, pourquoi devraient-ils se soucier de votre produit ou de votre argumentaire de vente ? Quel est l’avantage pour eux ? Rappelez-vous les besoins de votre public en tout temps.
  • Izmantojiet retorisko trijstūri: Si vous essayez de persuader quelqu’un de faire quelque chose, assurez-vous de bien expliquer pourquoi les gens devraient vous écouter, faites passer votre message de manière à intéresser votre audience et présentez les informations de manière rationnelle et cohérente.
  • Nosakiet savu galveno tēmu: Si vous rencontrez des difficultés pour définir le thème principal de votre message, prétendez qu’il vous reste 15 secondes pour expliquer votre position. Que dites-vous ? C’est probablement votre thème principal.
  • Izmantojiet vienkāršu valodu: À moins d’écrire un article scientifique, il est généralement préférable d’utiliser un langage simple, un langage direct. Ne pas utiliser de longs mots juste pour impressionner les gens.

struktūra

Jūsu dokumentam jābūt pēc iespējas lietotājam draudzīgam. Izmantojiet nosaukumus, subtitrus, aizzīmes un ciparus, cik vien iespējams, lai atdalītu tekstu.

Après tout, quoi de plus facile à lire : une page remplie de longs paragraphes ou une page divisée en paragraphes courts avec des en-têtes de section et des puces ? Un document facile à numériser sera lu plus souvent qu’un document comportant de longs paragraphes denses.

LASĪT  Kas izskaidro bailes no rakstīšanas?

Les en-têtes devraient attirer l’attention du lecteur. À l’aide des questions, c’est souvent une bonne idée, en particulier dans les textes publicitaires, car les questions permettent de garder le lecteur intéressé et curieux.

E-pastos un priekšlikumos izmantojiet īsus, faktiskus nosaukumus un subtitrus, piemēram, šajā rakstā.

Grafikas pievienošana ir arī gudrs veids, kā atdalīt tekstu. Šie vizuālie palīglīdzekļi ne tikai ļauj lasītājam pievērst uzmanību saturam, bet arī sniegt svarīgu informāciju daudz ātrāk nekā teksts.

Gramatiskās kļūdas

Vous savez probablement que les erreurs dans votre mail donneront une image peu professionnelle de votre travail. Il est essentiel d’éviter des erreurs grossières en vous procurant un  correcteur orthographique et en révisant autant que possible votre orthographe.

Šeit ir daži bieži lietotu vārdu piemēri:

 

  • Es sūtīt / nosūtīt / nosūtīt jums

 

Vārds "nosūtīt" ir pirmās grupas darbības vārds, viens no tiem "vienmēr sūtīt" pirmo personu rakstīs ar "e". "Sūtījums" bez "e" ir vārds ("sūtījums") un var būt daudzskaitlis: "sūtījumi".

 

  • Es pievienojos jums / es pievienojos jums

 

Viens vienmēr rakstīs "Es pievienojos jums" ar "s". "Kopīga" ar "t" ir trešās personas, ko viņš apvieno, konjugācija.

 

  • Termiņš / termiņš

 

Pat ja "buferis" ir piestiprināts sievišķīgam vārdam, nedodiet kārdinājumam un vienmēr rakstiet "buferi" bez "e".

 

  • Ieteikums / ieteikums

 

Ja angļu valodā mēs rakstām "ieteikumu" ar "e", franču valodā mēs vienmēr rakstām "ieteikumu" ar "a".

 

  • Vai ir / ir tur / ir tur

 

Jautājumu formulās pievienojam eifonisko “t”, lai atvieglotu izrunu un novērstu divus patskaņus pēc kārtas. Tāpēc mēs rakstīsim "vai ir".

 

  • Attiecībā uz. \ T

 

Nekad nav rakstīts "ar" bez "s". Patiešām vienmēr ir vairāki termini, kas lieto šo izteiksmi.

LASĪT  Kā uzrakstīt profesionālu kopsavilkumu?

 

  • No / starp

 

Esiet uzmanīgi, lai netiktu maldināts ar vārdu "izņemot", kas beidzas ar "s". Viens nekad neraksta "starp" ar "s". Tas ir priekšnosacījums un tas ir nemainīgs.

 

  • Kā ir panākta vienošanās / saskaņā ar vienošanos

 

Pat uz sieviešu vārda piestiprināts "kā vienojās" vienmēr ir nemainīgs un nekad neņem "e".

 

  • Apkope / serviss

Nejauciet vārdu un vārdu. Nosaukums "intervija" bez "t" apraksta apmaiņu vai "darba interviju". Konjugētais vārds, kas ir vienskaitļa "uztur" trešajā personā, tiek izmantots, lai veiktu kaut ko saglabāt.

Daži no jūsu lasītājiem nebūs perfekti pareizrakstībā un gramatikā. Viņi var nepamanīt, ja izdarāt šīs kļūdas. Bet nelietojiet to kā attaisnojumu: parasti būs cilvēki, īpaši augstākā līmeņa vadītāji, kuri pamanīs!

Pour cette raison, tout ce que vous écrivez doit être d’une qualité acceptable pour tous les lecteurs.

Pārbaude

L’ennemi d’une bonne relecture est la rapidité. Beaucoup de gens se dépêchent pour parcourir leurs emails, mais c’est ainsi que vous ratez des erreurs. Suivez ces instructions pour vérifier ce que vous avez écrit :

  • Pārbaudiet galvenes un kājenes: Les gens les ignorent souvent pour se concentrer uniquement sur le texte. Ce n’est pas parce que les en-têtes sont en gros et gras qu’ils sont exempts d’erreurs !
  • Lasiet e-pastu skaļi: Tas liek jums iet lēnāk, kas nozīmē, ka jūs visticamāk atklāsiet kļūdas.
  • Izmantojiet pirkstu, lai izlasītu tekstu: Tā ir vēl viena lieta, kas palīdz jums palēnināt.
  • Sāciet teksta beigās: Pārskatiet teikumu no sākuma līdz sākumam, tas palīdz jums koncentrēties uz kļūdām, nevis saturu.