Rakstiet, lai to lasītu

Kolēģis tikko nosūtīja jums e-pasta ziņojumu par tikšanos, kas notiks pēc stundas. Paredzēts, ka e-pastā ir jāiekļauj galvenā informācija, kas jums jāiesniedz kā daļa no svarīga projekta.

Taču ir problēma: e-pasts ir tik slikti uzrakstīts, ka nevar atrast vajadzīgos datus. Ir pareizrakstības kļūdas un nepilnīgi teikumi. Rindkopas ir tik garas un mulsinošas, ka jums ir nepieciešams trīs reizes vairāk laika, nekā nepieciešams, lai atrastu vajadzīgo informāciju. Rezultātā jūs neesat pietiekami sagatavojies sapulcei, un tā nenotiek tik labi, kā jūs cerējāt.

Vai esat kādreiz saskāries ar līdzīgu situāciju? Pasaulē, kas ir pārslogota ar informāciju, ir svarīgi sazināties skaidri, kodolīgi un efektīvi. Cilvēkiem nav laika lasīt grāmatu garus e-pastus, un viņiem nav pacietības interpretēt e-pastus, kas ir slikti konstruēti un kuros noderīga informācija ir izkaisīta pa visu vietu.

Plus jūsu rakstīšanas prasmes ir labi, jo labāku iespaidu atstāsit uz apkārtējiem, tostarp uz priekšnieku, kolēģiem un klientiem. Jūs nekad nezināt, cik tālu šie labie iespaidi jūs aizvedīs.

Šajā rakstā mēs redzēsim, kā jūs varat uzlabot savas rakstīšanas prasmes un izvairīties no bieži sastopamām kļūdām.

Mērķauditorija un formāts

Pirmais solis, lai skaidri rakstītu, ir izvēlēties piemērotu formātu. Vai jums ir jānosūta neoficiāls e-pasts? Vai uzrakstīt detalizētu ziņojumu? Vai arī uzrakstīt oficiālu vēstuli?

Formāts kopā ar auditoriju noteiks jūsu “rakstīšanas balsi”, t.i., cik formālam vai nepiespiestam ir jābūt toņam. Piemēram, ja rakstāt e-pastu potenciālajam klientam, vai tam ir jābūt tādam pašam toņam kā e-pasta ziņojumam draugam?

Noteikti ne.

Sāciet, nosakot, kurš lasīs jūsu ziņojumu. Vai tas ir paredzēts augstākajiem vadītājiem, visai komandai vai nelielai grupai, kas strādā pie konkrēta faila? Visā, ko rakstāt, jūsu lasītājiem vai saņēmējiem ir jādefinē jūsu tonis, kā arī satura aspekti.

Sastāvs un stils

Tiklīdz jūs zināt, ko rakstāt un kam rakstāt, jums jāsāk rakstīt.

Tukšs, balts datora ekrāns bieži vien ir biedējošs. Ir viegli iestrēgt, jo jūs nezināt, kā sākt. Izmēģiniet šos padomus, lai izveidotu un formatētu dokumentu:

 

  • Sāciet ar savu auditoriju: Atcerieties, ka jūsu lasītāji var neko nezināt par to, ko jūs viņiem sakāt. Kas viņiem būtu jāzina vispirms?
  • Izveidot plānu: Tas ir īpaši noderīgi, ja rakstāt garāku dokumentu, piemēram, ziņojumu, prezentāciju vai runu. Konstrukcijas palīdz noteikt, kuras darbības un kādā secībā veikt, un sadalīt uzdevumu pārvaldāmā informācijā.
  • Izmēģiniet nedaudz empātiju: Piemēram, ja rakstāt pārdošanas e-pastu potenciālajiem klientiem, kāpēc viņiem būtu jārūpējas par jūsu produktu vai pārdošanas piedāvājumu? Kāds viņiem labums? Vienmēr atcerieties savas auditorijas vajadzības.
  • Izmantojiet retorisko trijstūri: Ja mēģināt kādu pārliecināt kaut ko darīt, noteikti paskaidrojiet, kāpēc cilvēkiem vajadzētu jūs ieklausīties, izpaudiet savu domu tā, lai tas piesaistītu jūsu auditoriju, un sniedziet informāciju racionāli un saskaņoti.
  • Nosakiet savu galveno tēmu: Ja jums ir grūtības definēt ziņojuma galveno tēmu, izliecieties, ka jums ir atlikušas 15 sekundes, lai izskaidrotu savu nostāju. ko tu saki ? Šī, iespējams, ir jūsu galvenā tēma.
  • Izmantojiet vienkāršu valodu: Ja vien nerakstāt zinātnisku darbu, parasti vislabāk ir izmantot vienkāršu, skaidru valodu. Neizmantojiet garus vārdus, lai atstātu cilvēku iespaidu.

struktūra

Jūsu dokumentam jābūt pēc iespējas lietotājam draudzīgam. Izmantojiet nosaukumus, subtitrus, aizzīmes un ciparus, cik vien iespējams, lai atdalītu tekstu.

Galu galā, kas var būt vieglāk lasāms: lapa, kas piepildīta ar garām rindkopām, vai lapa, kas sadalīta īsās rindkopās ar sadaļu virsrakstiem un aizzīmēm? Viegli skenējams dokuments tiks lasīts biežāk nekā dokuments ar garām, blīvām rindkopām.

Virsrakstiem vajadzētu piesaistīt lasītāja uzmanību. Jautājumu izmantošana bieži ir laba ideja, jo īpaši reklāmas tekstā, jo jautājumi palīdz uzturēt lasītāju interesi un zinātkāri.

E-pastos un priekšlikumos izmantojiet īsus, faktiskus nosaukumus un subtitrus, piemēram, šajā rakstā.

Grafikas pievienošana ir arī gudrs veids, kā atdalīt tekstu. Šie vizuālie palīglīdzekļi ne tikai ļauj lasītājam pievērst uzmanību saturam, bet arī sniegt svarīgu informāciju daudz ātrāk nekā teksts.

Gramatiskās kļūdas

Jūs droši vien zināt, ka kļūdas jūsu e-pastā padarīs jūsu darbu neprofesionālu. Ir svarīgi izvairīties no rupjām kļūdām, veicot pareizrakstības pārbaudītāju un, cik vien iespējams, pārskatot pareizrakstību.

Šeit ir daži bieži lietotu vārdu piemēri:

 

  • Es sūtīt / nosūtīt / nosūtīt jums

 

Vārds "nosūtīt" ir pirmās grupas darbības vārds, viens no tiem "vienmēr sūtīt" pirmo personu rakstīs ar "e". "Sūtījums" bez "e" ir vārds ("sūtījums") un var būt daudzskaitlis: "sūtījumi".

 

  • Es pievienojos jums / es pievienojos jums

 

Viens vienmēr rakstīs "Es pievienojos jums" ar "s". "Kopīga" ar "t" ir trešās personas, ko viņš apvieno, konjugācija.

 

  • Termiņš / termiņš

 

Pat ja "buferis" ir piestiprināts sievišķīgam vārdam, nedodiet kārdinājumam un vienmēr rakstiet "buferi" bez "e".

 

  • Ieteikums / ieteikums

 

Ja angļu valodā mēs rakstām "ieteikumu" ar "e", franču valodā mēs vienmēr rakstām "ieteikumu" ar "a".

 

  • Vai ir / ir tur / ir tur

 

Jautājumu formulās pievienojam eifonisko “t”, lai atvieglotu izrunu un novērstu divus patskaņus pēc kārtas. Tāpēc mēs rakstīsim "vai ir".

 

  • Attiecībā uz. \ T

 

Nekad nav rakstīts "ar" bez "s". Patiešām vienmēr ir vairāki termini, kas lieto šo izteiksmi.

 

  • No / starp

 

Esiet uzmanīgi, lai netiktu maldināts ar vārdu "izņemot", kas beidzas ar "s". Viens nekad neraksta "starp" ar "s". Tas ir priekšnosacījums un tas ir nemainīgs.

 

  • Kā ir panākta vienošanās / saskaņā ar vienošanos

 

Pat uz sieviešu vārda piestiprināts "kā vienojās" vienmēr ir nemainīgs un nekad neņem "e".

 

  • Apkope / serviss

Nejauciet vārdu un vārdu. Nosaukums "intervija" bez "t" apraksta apmaiņu vai "darba interviju". Konjugētais vārds, kas ir vienskaitļa "uztur" trešajā personā, tiek izmantots, lai veiktu kaut ko saglabāt.

Daži no jūsu lasītājiem nebūs perfekti pareizrakstībā un gramatikā. Viņi var nepamanīt, ja izdarāt šīs kļūdas. Bet nelietojiet to kā attaisnojumu: parasti būs cilvēki, īpaši augstākā līmeņa vadītāji, kuri pamanīs!

Šī iemesla dēļ visam, ko rakstāt, ir jābūt visiem lasītājiem pieņemamā kvalitātē.

Pārbaude

Labas korektūras ienaidnieks ir ātrums. Daudzi cilvēki steidzas caur saviem e-pastiem, taču tā jūs garām kļūdas. Izpildiet šos norādījumus, lai pārbaudītu rakstīto:

  • Pārbaudiet galvenes un kājenes: Cilvēki bieži tos ignorē, lai koncentrētos tikai uz tekstu. Tas, ka galvenes ir lielas un treknrakstā, nenozīmē, ka tās ir bez kļūdām!
  • Lasiet e-pastu skaļi: Tas liek jums iet lēnāk, kas nozīmē, ka jūs visticamāk atklāsiet kļūdas.
  • Izmantojiet pirkstu, lai izlasītu tekstu: Tā ir vēl viena lieta, kas palīdz jums palēnināt.
  • Sāciet teksta beigās: Pārskatiet teikumu no sākuma līdz sākumam, tas palīdz jums koncentrēties uz kļūdām, nevis saturu.