Surat profesional adalah dokumen bertulis, yang memastikan hubungan formal antara percakapan yang berbeza. Ia mempunyai struktur dalaman yang sangat biasa. Pada dasarnya ditulis pada satu halaman, atau dua sangat. Surat profesional paling sering mengandungi satu subjek. Struktur dalaman ini mempunyai kelebihan. Rancangan penulisannya tetap sama walau apa pun. Jelas, akan ada perubahan berdasarkan objektifnya. Namun, baik itu permintaan sederhana untuk mendapatkan informasi, aplikasi, atau bahkan keluhan. Rancangan untuk menulis surat-menyurat profesional tidak akan berubah.
Masa lalu, sekarang, masa depan: rancangan tiga fasa untuk surat profesional yang berjaya
Penggunaan masa lalu, masa kini dan masa depan, dalam hierarki kronologi ini, merujuk kepada triptych rencana penulisan surat profesional. Merupakan rancangan yang mudah dan berkesan untuk dilaksanakan dalam semua keadaan. Untuk menyoal, menyampaikan maklumat, menerangkan topik tertentu, atau bahkan meyakinkan pembaca anda. Kecekapan, yang dibenarkan berkaitan dengansusunan logik diperhatikan dalam strukturnya.
Masa lalu: langkah nombor 1 rancangan
Kami menulis surat paling kerap, berdasarkan preseden, keadaan awal atau sebelumnya. Ini mungkin surat yang diterima, pertemuan, lawatan, wawancara telefon, dll. Tujuan menulis bahagian pertama surat ini adalah untuk menyampaikan sebab-sebab penghantaran. Atau sekadar konteks yang menggambarkan keadaan. Peringatan fakta secara umum dinyatakan dalam satu ayat yang sama. Walau bagaimanapun, lebih mudah untuk membina ayat ini dalam sub-ayat. Sebagai gambaran, kita dapat mempunyai ungkapan berikut:
- Saya mengakui penerimaan surat anda, memberitahu saya mengenai ...
- Dalam surat anda bertarikh ………
- Anda membawa pengetahuan kami ...
- Memandangkan siaran akhbar anda yang diterbitkan oleh akhbar XXX (rujukan no. 12345), kami baru saja mencadangkan ...
- Setelah melakukan pengesahan akaun anda, kami mendapati ...
Dalam keadaan di mana alasan menulis surat itu tidak berkaitan dengan fakta masa lalu. Pada ketika itu kita mempunyai perenggan pertama surat di mana pengarang memperkenalkan dirinya dan pendiriannya. Kemudian teruskan dengan menentukan permintaan anda atau dengan menawarkan pelbagai perkhidmatannya. Sebagai contoh, sebagai sebahagian daripada permintaan maklumat atau cadangan perkhidmatan, kami mungkin mempunyai ungkapan berikut:
- Sebagai pakar dalam sektor keselamatan, kami datang dengan cara ini….
- Dengan kepuasan pelanggan kami, kami ingin ...
- Kami sangat gembira untuk mengumumkan bahawa kami telah merancang untuk pelanggan kami ...
Dalam konteks aplikasi spontan (magang atau pekerjaan), kita juga dapat memiliki ungkapan di bawah:
- Syarikat anda menarik perhatian saya dan sebagai pelajar di …………, saya ingin memohon magang ………
- Baru menamatkan pengajian di ...
Penerima surat yang ditujukan mesti, dari perenggan pertama, memahami tajuk surat anda.
Masa kini: langkah kedua rancangan
Bahagian kedua rancangan ini merujuk kepada alasan-alasan yang membenarkan penulisan surat itu pada waktu T. Berkenaan dengan keadaan sebelumnya yang dinyatakan pada bahagian pertama. Pada tahap ini, ia adalah persoalan sama ada berdebat, memberi maklumat, menjelaskan, atau bahkan menyoal. Bergantung pada kerumitan situasi, bahagian ini dapat ditulis sama ada dalam perenggan penuh atau mengemukakan idea utama dalam satu ayat. Sebagai gambaran, kita dapat mempunyai ungkapan berikut:
- Memerhatikan bahawa pada tarikh… invois n °… tidak dibersihkan, kami…
- Keahlian organisasi kami juga memberi jaminan kepada anda ...
- Walaupun hakikat bahawa kontrak itu menetapkan permulaan kerja pada tarikh…, kami memerhatikan dengan hairan dan menghadapi masalah untuk memahami kelewatan yang dilaporkan oleh Tuan ……….
Masa depan: langkah nombor 3 rancangan
Bahagian ketiga dan terakhir ini menutup dua yang pertama dengan melaporkan selepas untuk datang.
Sama ada kita menyatakan niat kita, sebagai pengarang surat itu, dan dengan demikian kita dapat menggunakan ungkapan jenisnya:
- Hari ini saya secara peribadi akan menguruskan penghantaran barang yang anda minta
- Kami bersedia untuk menggantikan ... dengan mengambil kira tentu yang asli.
- Sila dekat dengan pejabat tiket… ..
Sama ada kita menyatakan hasrat, meminta atau mendorong penerima untuk bertindak atau bertindak balas. Oleh itu, kita boleh mempunyai formulasi berikut:
- Anda dijemput untuk menghampiri kaunter
- Oleh itu, saya meminta anda untuk memanggil pakar anda dengan cepat untuk ...
- Kesungguhan anda untuk menyelesaikan keadaan ini sangat ditunggu-tunggu.
Tujuan menulis surat ini berpotensi disertai dengan hujah:
- Anda akan menyesuaikan keadaan secepat mungkin (objektif) mengikut peruntukan umum dan khusus kontrak. (Hujah)
- Bolehkah anda mengatur penghantaran saya secepat mungkin ? (Objektif) Tidak ada gunanya mengingatkan anda bahawa penghantaran mesti dibuat pada tarikh yang dijadualkan, memandangkan keadaan penjualan anda. (Hujah)
Formula yang sopan, penting untuk menutup surat profesional anda !
Untuk mengakhiri surat profesional dengan betul, penting untuk menulis frasa yang sopan. Ini sebenarnya formula sopan ganda, terdiri dari ungkapan, tetapi juga formula "pra-kesimpulan".
Sama ada kita mempunyai formula sopan santun, yang mencerminkan rasa mesra tertentu:
- Terima terlebih dahulu terima kasih untuk ...
- Kami meminta maaf atas keadaan yang tidak dijangka ini
- Saya akan sentiasa bersedia untuk membincangkannya dalam mesyuarat
- Anda boleh menghubungi kami pada bila-bila masa untuk ...
- Kami berharap bahawa tawaran ini dapat memenuhi jangkaan anda dan tentunya kami bersedia untuk maklumat lebih lanjut.
Sama ada kita mempunyai formula yang sopan:
- Kami meminta anda untuk menerima, Puan, Tuan, salam kami.
- Tolong percaya, Tuan, dalam ungkapan perasaan terbaik kami.
- Terimalah Puan, salam kami.
Kelebihan rancangan ini dalam menulis surat profesional adalah di satu sisi ketenangannya dalam menulis kandungan dan di sisi lain, kesederhanaan membacanya kepada penerima. Walau bagaimanapun, garis masa ini tidak digalakkan untuk kandungan yang lebih kompleks dan lebih panjang.
