Professionele post en koerier: wat is het verschil?
Tussen een professionele e-mail en een brief zijn er twee punten van overeenkomst. Schrijven moet in een professionele stijl gebeuren en de regels van spelling en grammatica moeten worden nageleefd. Maar deze twee geschriften zijn voor dat alles niet gelijkwaardig. Er zijn verschillen, zowel in termen van structuur als in beleefde formules. Als u een kantoormedewerker bent die de kwaliteit van uw professionele schrijven wil verbeteren, bent u hier aan het juiste adres.
E-mail voor snellere distributie en meer eenvoud
E-mail heeft zich in de loop der jaren bewezen als een essentieel instrument voor het functioneren van bedrijven. Het past zich aan de meeste professionele situaties aan met betrekking tot de uitwisseling van informatie of documenten.
Daarnaast kan e-mail in verschillende media worden bekeken. Denk hierbij aan de computer, smartphone of tablet.
De professionele brief, zelfs als deze minder vaak wordt gebruikt, wordt echter beschouwd als de vector van uitmuntendheid in officiële interacties.
Brief en professionele e-mail: een verschil in vorm
Vergeleken met e-mail of professionele e-mail wordt de brief gekenmerkt door formalisme en codificatie. Als elementen van een brief kunnen we de vermelding van de titel van beleefdheid noemen, de herinnering aan wat de brief motiveert, de conclusie, de beleefde formule, evenals de referenties van de geadresseerde en de afzender.
Aan de andere kant in een e-mail is de conclusie onbestaande. De beleefde uitdrukkingen zijn over het algemeen kort. We ontmoeten vaak beleefdheidsuitingen van het type "Met vriendelijke groet" of "Groeten" met enkele variaties, in tegenstelling tot die in brieven die traditioneel langer zijn.
Bovendien zijn de zinnen in een professionele e-mail beknopt. De opbouw is niet hetzelfde als in een brief of een brief.
De structuur van professionele e-mails en brieven
De meeste professionele brieven zijn opgebouwd rond drie alinea's. De eerste alinea is een herinnering aan het verleden, de tweede schetst de huidige situatie en de derde maakt een projectie naar de toekomst. Na deze drie alinea's volgen de slotformule en de beleefdheidsformule.
Wat professionele e-mails betreft, deze zijn ook in drie delen gestructureerd.
In de eerste alinea wordt een probleem of behoefte aangegeven, in de tweede alinea een actie. Wat de derde alinea betreft, deze biedt aanvullende nuttige informatie voor de ontvanger.
Houd er echter rekening mee dat de volgorde van de onderdelen kan variëren. Het hangt af van de communicatie-intentie van de afzender of afzender van de e-mail.
Hoe dan ook, of het nu een professionele e-mail of een brief is, het is aan te raden geen smileys te gebruiken. Het wordt ook aanbevolen om de beleefde formules zoals "Met vriendelijke groet" voor "Cdt" of "Groeten" voor "Slt" niet af te korten. Hoe close u ook bent, u zult er altijd profijt van hebben om pro te zijn met uw correspondenten.
