Rapporten: 4 viktige punkter å vite for å lykkes

Du må lage en rapporten, eller en rapport, på forespørsel fra lederen din. Men du vet ikke hvor du skal begynne eller hvordan du formulerer det.

Her avslører jeg en enkel prosedyre i 4-poeng for å realisere denne rapporten effektivt og med en viss hastighet. Den må skrives i en logisk kronologi.

Hva er nytten av en rapport?

Det gir muligheten til personen som den er ment å kunne stole på dataene som presenteres å avgjøre en handling. Informasjonen som er nedtegnet i rapporten gjør det mulig å svare på ett eller flere spørsmål som er nødvendige for beslutningen.

Når det er sagt, kan en medarbeider skrive en rapport for å tilby forslag til sin veileder om et bestemt emne for å gjøre forbedringer, for eksempel om organisering av en tjeneste eller erstatning av materialer. En rapport er en utmerket måte å kommunisere mellom en overordnet og hans underordnede.

Avhengig av formålet med rapporten, kan presentasjonen være annerledes, men prosedyren som jeg avslører nedenfor gjelder for alle rapportene du må gjøre.

Første punkt - Forespørselen må være presis og eksplisitt.

Dette første punktet vil være det viktigste punktet som alt arbeidet ditt vil være basert på. Det vil også avgrense det aktuelle området.

Mottakeren av rapporten

- Hva vil han nøyaktig fra rapporten din?

- Hva vil rapportens mål og mål være for ham?

- Hvor nyttig vil rapporten være for mottakeren din?

- Kjenner mottakeren allerede emnet?

- Vet hva din kunnskap er for ikke å gjenta informasjon som allerede er kjent.

Saken og modaliteter

- Hva er situasjonen ?

- Hva er årsakene knyttet til forespørselen om rapporten: vanskeligheter, transformasjoner, evolusjoner, modifikasjoner, forbedringer?

Andre poeng - vurder, velg og samle inn viktig informasjon.

Informasjonen kan være mange, enten notater, dokumenter eller andre rapporter, og ulike kilder, men det som er viktig er å være selektiv for bare å huske de som er essensielle, essensielle og essensielle og ikke bli båret bort av informasjon av mindre interesse eller repetitive som kan skade sluttrapporten. Du bør derfor bare bruke den mest hensiktsmessige informasjonen som svarer til den forespurte rapporten.

Tredje punkt - organiser og gjennomfør planen

Planen begynner typisk med en introduksjon, fortsetter med utvikling, og slutter med en konklusjon.

Nedenfor er den eksponerte planen den som vanligvis møtes. Rollen som innføring og konklusjon er ikke forskjellig, og holder sin egen rolle. Tvert imot kan utviklingen bli utformet på en variabel måte i henhold til rapporten som du må realisere.

Innføring av rapporten

Den gir viktig informasjon relatert til selve årsaken til rapporten; dens motivasjoner, intensjoner, raison d'être, privilegier.

Denne informasjonen bør sammen med noen få ord formålet med rapporten, i en kortfattet tekst, samtidig som den er detaljert og fullstendig.

Det er absolutt uheldig å ignorere introduksjonen, da det i forveien beskriver de presise dataene i forespørselen som tillater adressaten og redaktøren av rapporten å være sikker på å ha forstått hverandre gjensidig. Det bidrar også til å huske vilkårene for forespørselen, situasjonen, betingelsene når rapporten ikke umiddelbart undersøkes, eller om det er nødvendig å revurdere det senere.

Utviklingen av rapporten

Utviklingen er vanligvis delt inn i tre seksjoner.

- En håndgripelig og upartisk oversikt over situasjonen eller konteksten, det vil si en detaljert redegjørelse for hva som allerede er på plass.

- En klar vurdering av hva som er på plass som fremhever både de positive aspektene og de negative formene, samtidig som det tilbys en rettferdig analyse så stemningsfull og konkret som nødvendig.

- Råd, forslag og anbefalinger, så utviklet som mulig assosiert med fordelene som følger med dem.

Konklusjonen av rapporten

Det bør ikke inneholde noe nytt emne som ikke ville vært angitt i utviklingen. Uten å være en forkortet tale om utviklingen, er det der for å få et svar ved å tydelig foreslå en eller følgende løsninger på anbefalingene angitt i denne.

Fjerde punkt - Skrive rapporten

Noen regler som er felles for alle redaktører, skal respekteres. Det legges vekt på et forståelig og tilgjengelig ordforråd feilfri staving for mer profesjonalitet, korte setninger for bedre forståelse, en luftig struktur av avsnittene for en god lesefølge.

Ved å ta spesiell forsiktighet i form av sin rapport, er det mulig å tilby leseren eller mottakeren en enkel og viktig lesekomfort.

- Du må være kortfattet og eksplisitt i skrivingen

- For å sikre bedre flyt i å lese rapporten, henvis leseren til et vedlegg som vil gi litt tilleggsinformasjon til forklaringene dine når det er nødvendig.

- Inkluder et sammendrag når rapporten strekker seg over mer enn tre sider, som gjør det mulig for mottakeren å orientere seg i lesingen, hvis det er hans valg.

- Når det er gunstig eller viktig, integrer du tabeller og andre grafer som gjenspeiler skrivingen din for å illustrere dataene. De kan i noen tilfeller være avgjørende for en god forståelse.

- Ikke utelat titlene og undertitlene for å avgrense hver del av rapporten din tydelig for å få igjen flytende.

Avslutningsvis: Hva du skal huske

  1. Riktig tolkning og forståelse av søknaden gjør at du kan svare uten å være ved siden av emnet for å oppnå effektivitet.
  2. I rapporten kan du dele ideene dine ved å ta imot den enkle rapporten.
  3. For å være effektiv, må rapporten din gi svar på spørsmålene fra mottakeren, derav den overordnede interessen for hele presentasjonen; utkast, struktur, uttalelse og utfoldelse; introduksjon, utvikling, konklusjon.
  4. Forklar dine argumenter, observasjoner og foreslåtte løsninger.

For forming på Microsoft Word, vil denne 15-minutters omveien på YouTube være mer enn nyttig for deg.