I ditt profesjonelle liv vil du ofte måtte skrive en protest-e-post. Dette kan rettes til en kollega, en partner eller en leverandør. Uansett motiv, må du ta hensyn til visse krav for å bli tatt på alvor av dine samtalepartnere. Derfor er det avgjørende å mestre skrivingen av denne typen meldinger. Slik får du protest-e-posten din riktig.

Fokuser på fakta

Når du skriver protest-e-posten, er det viktig å være streng på fakta. Elementene må med andre ord stilles på en saklig måte slik at leseren raskt kan gripe konteksten.

Så unngå detaljer og unødvendige setninger og spesifiser i stedet viktige ting som fakta og datoer. Det er faktisk med disse elementene at mottakeren vil kunne forstå formålet med e-posten din. Du må gi klar, presis og datert informasjon.

Angi konteksten og deretter emnet for e-posten

Gå rett til poenget når du skriver en protest-e-post. Du trenger ikke formuleringer som "Jeg skriver denne e-posten til deg" fordi dette er åpenbare ting som ikke trenger å påpekes.

Etter å ha klart presentert fakta som ga opphav til klagen din og uten å glemme datoen. Det kan være et møte, et seminar, en e-postutveksling, en rapportering, et kjøp av materiell, en fakturakvittering m.m.

Fortsett, angi forventningene dine så eksplisitt som mulig.

Tanken er at mottakeren raskt kan forstå formålet med e-posten din og hva du ønsker av den.

Fokuser på nøkternhet i foredraget ditt

Å skrive en protestepost krever en nøktern og kortfattet stil. Fordi dette er en spesiell situasjon, må du fokusere på fakta og dine forventninger. For å gjøre dette, bruk korte setninger som oppsummerer kjernen i utfordringen din og som er skrevet i et høflig hverdagsspråk.

Pass også på å bruke en høflig frase som passer for anledningen. «Vennlig hilsen» og «med vennlig hilsen» er heller å unngå i denne typen utveksling.

Hold deg profesjonell

Sørg for å være profesjonell når du skriver en protest-e-post, selv om du er ekstremt misfornøyd. Du må gjøre ditt beste for å inneholde deg selv fordi følelser egentlig ikke hører hjemme i profesjonell skriving.

Så unngå å bruke ord som kan vise frem følelsene dine på en eller annen måte. Det er viktig at e-posten din forblir saklig.

Legg ved bevis

Til slutt, for å lykkes med en protest-e-post, er det viktig å legge ved bevis til argumentene dine. Du må faktisk vise mottakeren at du har rett til å bestride. Så legg ved ethvert dokument du kan bruke som bevis og oppgi det i e-posten.