Prendre des notes lorsque l’on est en réunion n’est pas toujours chose aisée. Que ce soit pour réaliser un compte-rendu ou un rapport, coucher sur le papier tout ce qui se dit demande une certaine technique.

Voici donc mes astuces pour prendre efficacement des notes en réunion, des conseils simples à mettre en place qui vous feront gagner un temps fou.

Prise de notes en réunion, les principales difficultés :

Vous l’aurez certainement remarqué, il y a une différence notable entre le débit de parole et le rythme de rédaction.
En effet, une personne qui parle débite en moyenne 150 mots à la minute tandis qu’à l’écrit on ne dépasse généralement pas les 27 mots à la minute.
Pour être efficace, il faut donc savoir écouter et écrire en même temps ce qui demande une certaine concentration et une bonne méthodologie.

Ne négligez pas la préparation :

C’est certainement l’étape la plus importante, car d’elle dépend la qualité de votre prise de note en réunion.
Il ne suffit pas d’arriver en réunion avec votre bloc note sous le bras, il faut vous préparer et pour cela voici mes conseils :

  • récupérez l’ordre du jour le plus tôt possible,
  • renseignez-vous sur les différents sujets qui seront abordés durant la réunion,
  • prenez-en compte le ou les destinataires du compte rendu ainsi que leurs attentes,
  • n’attendez pas le dernier moment pour vous préparer.

Dans votre préparation, il vous faudra également choisir l’outil qui vous convient le mieux pour la prise de notes.
Si vous préférez le papier, pensez à utiliser un petit cahier ou bloc note et munissez-vous d’un stylo qui fonctionne correctement.
Et si vous êtes plutôt prise de notes numériques, pensez à vérifier que vous avez assez de batterie sur votre tablette, ordinateur portable ou smartphone.

Notez l’essentiel :

Vous n’êtes pas un super héros alors n’espérez pas tout noter.
Durant la réunion, notez que ce qui est important, faites le tri dans les idées et sélectionnez uniquement les informations utiles à la réalisation de votre compte rendu.
Pensez également à noter ce qui n’est pas mémorisable comme les dates, les chiffres ou encore le nom des intervenants.

Utilisez vos mots :

Il n’est pas nécessaire de retranscrire mot pour mot ce qu’il se dit. Si les phrases sont longues et complexes, vous aurez du mal à suivre.
Alors, privilégiez une prise de notes avec vos mots, cela sera plus simple, plus direct et vous permettra de rédiger plus facilement votre compte rendu.

Préparez votre compte rendu immédiatement après la réunion :

Même si vous avez pris des notes, il est important de vous plonger dans le compte-rendu tout de suite après la réunion.
Vous serez encore dans le “jus” et donc plus apte à retranscrire ce que vous avez noté.
Relisez-vous, mettez au clair vos idées, créez les titres et sous-titres.

Voilà, vous êtes maintenant prêt à prendre des notes efficacement lors de la prochaine réunion. Libre à vous d’ajuster ces astuces à votre manière de fonctionner, vous n’en serez que plus productif.