Identifikujte štandardný model prispôsobený vášmu cieľu
V podnikaní sa používajú rôzne štandardné šablóny e-mailových správ. Výber správneho formátu na základe účelu vašej správy je nevyhnutný na to, aby bolo vaše posolstvo jasné a efektívne.
Pre pravidelnú monitorovaciu správu, akou je týždenná alebo mesačná správa, zvoľte štruktúru tabuľky s kľúčovými údajmi (predaj, výroba atď.).
V prípade požiadavky na rozpočet alebo zdroje napíšte súbor štruktúrovaný po častiach s úvodom, podrobnými potrebami, argumentom a záverom.
V krízovej situácii vyžadujúcej naliehavú reakciu vsaďte na priamy a silný štýl vymenovaním problémov, následkov a činov v niekoľkých šokujúcich vetách.
Bez ohľadu na model sa postarajte o formátovanie s medzititulkmi, odrážkami, tabuľkami na uľahčenie čítania. Nižšie uvedené konkrétne príklady vám pomôžu vybrať najlepší formát pre každú situáciu pre profesionálne a efektívne e-mailové správy.
Pravidelná monitorovacia správa vo forme tabuliek
Pravidelná monitorovacia správa, napríklad mesačná alebo týždenná, si vyžaduje jasnú a syntetickú štruktúru zdôrazňujúcu kľúčové údaje.
Formát v tabuľkách umožňuje prezentovať dôležité ukazovatele (predaj, produkcia, konverzný pomer atď.) organizovaným a čitateľným spôsobom v priebehu niekoľkých sekúnd.
Pomenujte si tabuľky presne, napríklad „Vývoj online predaja (mesačný obrat 2022)“. Nezabudnite spomenúť jednotky.
Na posilnenie správy môžete začleniť vizuálne prvky, ako je grafika. Uistite sa, že údaje sú správne a výpočty sú správne.
Ku každej tabuľke alebo grafu priložte krátky komentár analyzujúci hlavné trendy a závery v 2-3 vetách.
Formát tabuľky uľahčuje vášmu príjemcovi rýchlo prečítať to podstatné. Je ideálny pre pravidelné monitorovacie správy vyžadujúce súhrnnú prezentáciu kľúčových údajov.
Účinný e-mail v prípade krízy
V núdzovej situácii, ktorá si vyžaduje rýchlu reakciu, sa rozhodnite pre správu vo forme krátkych, úderných viet.
Oznámte problém od začiatku: „Náš server je po útoku mimo prevádzky, sme offline“. Potom podrobne popíšte vplyv: stratený obrat, ovplyvnení zákazníci atď.
Potom uveďte opatrenia prijaté na obmedzenie škôd a tie, ktoré sa majú okamžite vykonať. Ukončite naliehavou otázkou alebo požiadavkou: „Môžeme počítať s ďalšími zdrojmi na obnovenie služby do 48 hodín?“
V kríze je kľúčové rýchlo informovať o ťažkostiach, následkoch a odpovediach v niekoľkých priamych vetách. Vaša správa musí byť stručná a mobilizujúca. Výrazný štýl je pre tento typ núdzového e-mailového hlásenia najúčinnejší.
Príklad XNUMX: Podrobný mesačný výkaz predaja
Nižšie nájdete podrobnú správu o našich marcových predajoch:
- Predaj v predajni
Tržby v obchodoch klesli oproti minulému mesiacu o 5 % na 1 250 000 EUR. Tu je vývoj podľa oddelení:
- Domáce spotrebiče: obrat 550 000 €, stabilne
- Oddelenie pre domácich majstrov: obrat 350 000 EUR, pokles o 3 %
- Záhradná sekcia: obrat 300 000 €, pokles o 15 %
- Kuchynské oddelenie: obrat 50 000 €, nárast o 10 %
Pokles v oddelení záhrad vysvetľuje nepriaznivé počasie v tomto mesiaci. Všimnite si povzbudzujúci rast v oddelení kuchyne.
- Online predaj
Tržby na našej stránke sú stabilné na úrovni 900 000 €. Podiel mobilov vzrástol na 35 % online predaja. Predaj nábytku a dekorácií prudko stúpa vďaka našej novej jarnej kolekcii.
- Marketingové akcie
Naša emailová kampaň ku Dňu starých mám vygenerovala v oddelení kuchyne dodatočný obrat 20 000 €.
Predaje v tomto segmente podporili aj naše aktivity na sociálnych sieťach v oblasti interiérového dizajnu.
- záver
Napriek miernemu poklesu v predajniach zostávajú naše tržby pevné, poháňané elektronickým obchodom a cielenými marketingovými operáciami. Musíme pokračovať v našom úsilí o dekoráciu a nábytok, aby sme kompenzovali sezónny pokles v oddelení záhrad.
Som vám k dispozícii pre akékoľvek objasnenie.
S pozdravom,
Jean Dupont Seller East sektor
Druhý príklad: Dodatočná požiadavka na rozpočet na spustenie nového produktového radu
Mám tú česť požiadať vás o dodatočný rozpočet v rámci uvedenia nášho nového radu produktov na trh naplánované na jún 2024.
Cieľom tohto strategického projektu je rozšíriť našu ponuku o 20 dodatočných referencií na rastúci segment bioproduktov, kde dopyt rastie o 15 % ročne.
Na zaručenie úspechu tohto spustenia je nevyhnutné zmobilizovať dodatočné zdroje. Tu sú moje číselné návrhy:
- Dočasné posilnenie tímu:
- Nábor 2 vývojárov na plný úväzok počas 6 mesiacov na dokončenie balenia a technickej dokumentácie (cena: 12000 XNUMX EUR)
- Podpora digitálnej marketingovej agentúry na 3 mesiace na web kampaň (8000€)
- Marketingová kampaň :
- Mediálny rozpočet na sponzorovanie našich publikácií na sociálnych sieťach (5000 XNUMX €)
- Tvorba a odosielanie emailov: grafický návrh, poštovné na 3 kampane (7000€)
- Spotrebiteľské testy:
- Organizácia spotrebiteľských panelov na zhromažďovanie spätnej väzby na produkty (4000 €)
To je spolu 36 000 EUR na nasadenie ľudských a marketingových zdrojov potrebných na úspech tohto strategického spustenia.
Som vám k dispozícii, aby som to prediskutoval počas nášho najbližšieho stretnutia.
Kým sa nevrátite,
S pozdravom,
John Dupont
Projektový manažér
Tretí príklad: Mesačná správa o činnosti obchodného oddelenia
Nižšie nájdete správu o činnosti nášho obchodného oddelenia za mesiac marec:
- Prospektívne návštevy: Naši obchodní zástupcovia kontaktovali 25 potenciálnych zákazníkov uvedených v našom súbore zákazníkov. 12 termínov bolo opravených.
- Odoslané ponuky: Poslali sme 10 obchodných ponúk na vlajkové produkty z nášho katalógu, z toho 3 už boli konvertované.
- Veľtrhy: Náš stánok na veľtrhu Expopharm prilákal okolo 200 kontaktov. 15 z nich sme premenili na budúce stretnutia.
- Školenie: Naša nová spolupracovníčka Lena absolvovala týždeň terénneho školenia s Marcom, aby sa oboznámila s našimi produktmi a predajnými ponukami.
- Ciele: Náš obchodný cieľ 20 nových zmlúv za mesiac bol dosiahnutý. Vygenerovaný obrat predstavuje 30 000 €.
Pokračujeme v našom úsilí rozvíjať náš zoznam klientov, neváhajte a pošlite mi svoje odporúčania.
S pozdravom,
Jean Dupont obchodný manažér
Príklad XNUMX: Podrobná týždenná správa o činnosti – Pekáreň v supermarkete
Nižšie nájdete podrobnú správu o činnosti našej pekárne za týždeň od 1. do 7. marca:
produkcie:
- Denne sme vyrobili v priemere 350 tradičných bagiet, celkovo 2100 za týždeň.
- Celkový objem sa vďaka našej novej rúre zvýšil o 5 %, čo nám umožňuje uspokojiť rastúci dopyt.
- Diverzifikácia nášho sortimentu špeciálnych chlebov (vidiecke, celozrnné, cereálne) prináša svoje ovocie. Tento týždeň sme ich upiekli 750.
Predaj:
- Celkový obrat je 2500€, stabilný v porovnaní s minulým týždňom.
- Naším najpredávanejším zostáva viedenské pečivo (680 eur), po ňom nasledujú obedové receptúry (550 eur) a tradičný chlieb (430 eur).
- Nedeľné ranné tržby boli obzvlášť silné (obrat 1200 XNUMX €) vďaka špeciálnej brunchovej ponuke.
Zásobovanie:
- Príjem 50 kg múky a 25 kg masla. Zásoby sú primerané.
- Rozmýšľam nad objednaním vajec a kvásku na budúci týždeň.
personál:
- Julie bude budúci týždeň na dovolenke, ja preorganizujem rozvrhy.
- Vďaka Bastienovi, ktorý poskytuje nadčasy na predaj.
problémy:
- Porucha mincového mechanizmu v utorok ráno, cez deň opravená elektrikárom.
S pozdravom,
Jean Dupont manažér
Piaty príklad: Naliehavý problém – porucha účtovného softvéru
Dnes ráno má náš účtovný softvér chyby, ktoré bránia zaúčtovaniu faktúr a sledovaniu hlavnej knihy.
Náš poskytovateľ IT služieb, ktorého som kontaktoval, potvrdzuje, že ide o nedávnu aktualizáciu. Pracujú na oprave.
Medzitým nie je možné zaznamenávať transakcie a je narušený monitoring hotovosti. Riskujeme, že veľmi rýchlo zaostaneme.
Ak chcete problém dočasne vyriešiť:
- Zapisujte si svoje faktúry/výdavky do núdzového excelového súboru, ktorý získam
- Ak máte otázky klientov, zavolajte mi a overte účty naživo
- Robím všetko pre to, aby som vás informoval o pokroku.
Náš poskytovateľ služieb je plne mobilizovaný a dúfa, že tento problém vyrieši maximálne do 48 hodín. Viem, že táto porucha je zlá, ďakujem za pochopenie. Prosím, dajte mi vedieť o akýchkoľvek naliehavých problémoch.
S pozdravom,
Jean Dupont účtovník
