Förbättra dina skrivförmåga

Skriv för att läsas

En kollega har precis mailat dig om ett möte du har om en timme. E-postmeddelandet är tänkt att innehålla den nyckelinformation som du behöver presentera, som en del av ett viktigt projekt.

Men det finns ett problem: mejlet är så dåligt skrivet att du inte kan hitta den information du behöver. Det finns stavfel och ofullständiga meningar. Styckena är så långa och förvirrande att det tar dig tre gånger så lång tid som det tar att hitta den information du vill ha. Som ett resultat är du underförberedd för mötet och det går inte så bra som du hade hoppats.

Har du någonsin varit med om en liknande situation? I en värld som är överbelastad med information är det viktigt att kommunicera tydligt, kortfattat och effektivt. Människor har inte tid att läsa e-postmeddelanden i boklängd, och de har inte tålamodet att tolka e-postmeddelanden som är dåligt konstruerade och där användbar information är utspridd överallt.

Plus din skrivförmåga är bra, desto bättre intryck kommer du att göra på din omgivning, inklusive din chef, kollegor och kunder. Du vet aldrig hur långt dessa goda intryck kommer att ta dig.

I den här artikeln ser vi hur du kan förbättra dina skrivförmåga och undvika vanliga misstag.

Målgrupp och format

Det första steget till att skriva tydligt är att välja rätt format. Behöver du skicka ett informellt mejl? Skriva en detaljerad rapport? Eller skriva ett formellt brev?

Formatet, tillsammans med din publik, kommer att definiera din "skrivröst", dvs hur formell eller avslappnad tonen ska vara. Om du till exempel skriver ett e-postmeddelande till en potentiell kund, ska det ha samma ton som ett e-postmeddelande till en vän?

Definitivt inte.

Börja med att identifiera vem som ska läsa ditt meddelande. Är det för ledande befattningshavare, hela teamet eller en liten grupp som arbetar med en specifik fil? I allt du skriver måste dina läsare, eller mottagare, definiera din ton såväl som aspekter av innehållet.

Sammansättning och stil

När du väl vet vad du skriver och för vilken du skriver, måste du börja skriva.

En tom, vit datorskärm är ofta skrämmande. Det är lätt att fastna eftersom man inte vet hur man ska börja. Prova dessa tips för att komponera och formatera ditt dokument:

 

• Börja med din publik: Kom ihåg att dina läsare kanske inte vet något om vad du säger till dem. Vad ska de veta först?
• Skapa en plan: Detta är särskilt användbart om du skriver ett längre dokument, till exempel en rapport, presentation eller tal. Konturer hjälper dig att identifiera vilka steg du ska följa i vilken ordning och dela upp uppgiften i hanterbar information.
• Försök med lite empati: Om du till exempel skriver ett säljmejl till potentiella kunder, varför skulle de bry sig om din produkt eller din säljpresentation? Vad är fördelen för dem? Kom ihåg behoven hos din publik hela tiden.
• Använd den retoriska triangeln: Om du försöker övertala någon att göra något, se till att förklara varför folk borde lyssna på dig, leverera ditt budskap på ett sätt som engagerar din publik och presentera informationen på ett rationellt och sammanhängande sätt.
• Identifiera ditt huvudtema: Om du har svårt att definiera huvudtemat för ditt meddelande, låtsas att du har 15 sekunder kvar på dig att förklara din position. Vad säger du ? Detta är förmodligen ditt huvudtema.
• Använd vanligt språk: Om du inte skriver en vetenskaplig uppsats är det vanligtvis bäst att använda ett enkelt och okomplicerat språk. Använd inte långa ord bara för att imponera på folk.

Structure

Ditt dokument ska vara så användarvänligt som möjligt. Använd titlar, undertexter, kulor och nummer så mycket som möjligt för att skilja texten.

När allt kommer omkring, vad kan vara lättare att läsa: en sida fylld med långa stycken eller en sida uppdelad i korta stycken med avsnittsrubriker och punktpunkter? Ett dokument som är lätt att skanna kommer att läsas oftare än ett dokument med långa, täta stycken.

Rubriker bör fånga läsarens uppmärksamhet. Att använda frågor är ofta en bra idé, särskilt i annonstext, eftersom frågor hjälper till att hålla läsaren intresserad och nyfiken.

I e-post och förslag använder du korta, faktiska titlar och undertexter, som de som beskrivs i den här artikeln.

Att lägga till grafik är också ett smart sätt att skilja din text. Dessa visuella hjälpmedel tillåter inte bara läsaren att hålla uppmärksamheten på innehållet, men också att kommunicera viktig information mycket snabbare än texten.

Grammatiska fel

Du vet förmodligen att misstag i din e-post kommer att få ditt arbete att se oprofessionellt ut. Det är viktigt att undvika grova misstag genom att skaffa dig en stavningskontroll och revidera din stavning så mycket som möjligt.

Här är några exempel på vanliga ord:

 

• Jag skickar / skickar / skickar dig

 

Verbetet "att skicka" är ett verb av den första gruppen, en kommer alltid att skriva i den första personen i singularet "Jag skickar" med en "e". "Sändning" utan "e" är ett namn ("en försändelse") och kan vara plural: "sändningar".

 

• Jag går med dig / jag går med dig

 

Man kommer alltid skriva "Jag går med dig" med en "s". "Joint" med "t" är konjugationen av den tredje personen singular "han går med".

 

• Deadline / deadline

 

Även om "stötfångare" anbringas på ett kvinnligt namn, ge inte in frestelsen och skriv alltid "stötfångare" utan "e".

 

• Rekommendation / rekommendation

 

Om på engelska skriver vi "rekommendation" med en "e", på franska skriver vi alltid "rekommendation" med ett "a".

 

• Finns det / finns där / finns det

 

Vi lägger till ett euphonic "t" i frågande formler för att underlätta uttal och förhindra två vokaler i följd. Vi kommer därför att skriva "är det".

 

• När det gäller / i termer av

 

Man skriver aldrig "i form av" utan "s". Det finns faktiskt alltid flera "villkor" i användningen av detta uttryck.

 

• Av / bland

 

Var försiktig så att du inte vilseleds av ordet "utom" som slutar med en "s". Man skriver aldrig "bland" med en "s". Det är en preposition och det är oföränderligt.

 

• Som överenskommits / som överenskommits

 

Till och med fäst till ett feminint namn, "som överenskommet" är alltid oföränderlig och tar aldrig en "e".

 

• Underhåll / service

Förvirra inte namnet och verbet. Namnet "intervju" utan "t" beskriver en utbyte eller en "arbetsintervju". Det konjugerade verbet i den tredje personen i det singulära "upprätthåller" används när det gäller att göra åtgärden att behålla någonting.

Vissa av dina läsare kommer inte att vara perfekta i stavning och grammatik. De kanske inte märker om du gör dessa misstag. Men använd inte detta som en ursäkt: det kommer vanligtvis att finnas människor, särskilt ledande befattningshavare, som kommer att märka!

Av denna anledning bör allt du skriver vara av acceptabel kvalitet för alla läsare.

verifiering

En bra korrekturläsnings fiende är snabbheten. Många rusar igenom sina mejl, men det är så man missar fel. Följ dessa instruktioner för att verifiera det du skrev:

• Kontrollera dina rubriker och sidfot: Folk ignorerar dem ofta för att bara fokusera på texten. Bara för att rubrikerna är stora och fetstilta betyder det inte att de är felfria!
• Läs epostet högt: Detta tvingar dig att gå långsammare, vilket innebär att du är mer benägen att upptäcka fel.
• Använd ditt finger för att följa texten när du läser: Det är en annan sak som hjälper dig att sakta ner.
• Börja i slutet av din text: Läs om en mening från slutet till början, det hjälper dig att fokusera på fel och inte innehållet.