I den här artikeln förklarar vi hur du skriver ett mail för att motivera en fördröjning, oavsett om det är en fördröjning på morgonen eller en fördröjning av tidsfristerna för att göra ditt arbete.
Varför motivera en fördröjning?
Det finns flera tillfällen där du måste motivera en försening. Det kan bero på att du är sen till jobbet på grund av en oväntad händelse eller för att du har varit sen till jobbet. I vilket fall som helst är det viktigt att motivera din försening av giltiga skäl och att be om ursäkt till din handledare.
Var säker, en fördröjning kan inte vara en anledning till uppsägning om den är isolerad eller tillfällig! Det är dock fortfarande viktigt att motivera det för att visa din goda tro.
Några tips för att motivera en försening via e-post
När du motiverar en fördröjning med e-maildu måste stödja din motivering så att den är trovärdig, för att du inte har möjlighet att övertyga av ansiktsuttryck.
Först och främst är det viktigt att börja med att be om ursäkt för din försening. Om förseningen inte beror på dig måste din handledare förstå det. Om förseningen är din behöver du inte autoflagellera dig själv, men ursäkta dig själv och ange att du kommer att se till att det inte händer igen.
Sedan, så långt det är möjligt, stödja din motivering med fysiska bevis. Om du är sen för en medicinsk tid (till exempel ett blodprov) bör du kunna visa ett läkarintyg. På samma sätt om du har returnerat ett jobb sent för att du inte hade fått svaret från din samtalspartner tidigare: bifoga en kopia av det sena svaret till din e-post.
E-postmall för att motivera en fördröjning
Här är en modell att följa för att motivera en försening via e-post, om vi tar ett exempel på en medicinsk möte som varade längre än förväntat.
Ämne: Försening på grund av medicinsk tid
Sir / fru,
Jag ber om ursäkt för att jag är sen i morse.
Jag gjorde ett möte för en rutinmässig läkarundersökning vid 8h, som tog längre tid än väntat. Bifogat är intyget för denna undersökning.
Jag hoppas att du inte hade några problem med min frånvaro och jag tackar för din förståelse
Med vänliga hälsningar,
[Elektronisk signatur]
Här är ytterligare tio modeller för att anpassa dig till din situation
E-post 1: Fördröjning på grund av ett sjukt barn
Hej [handledarens namn],
Jag ber härmed om ursäkt för min försening med ... ..
Tyvärr beror denna fördröjning på en exceptionell situation utanför min kontroll, eftersom mitt barn blev allvarligt sjuk. Jag tvingades ta honom snarast till läkaren. Jag försökte göra mitt bästa för att komma ikapp och kom ... timmar för sent.
Medveten om de svårigheter som denna försening kan ha orsakat vill jag ge er mina uppriktiga ursäkter. Jag kommer inte att tveka att snabbt fånga upp den fördröjning som gjorts för aktuella filer om det behövs för att undvika besvär.
Vänligen acceptera, fru / herre, uttrycket för mina bästa hälsningar.
[Elektronisk signatur]
E-post 2: Fördröjning av ett tåg
Hej [handledarens namn],
Jag har friheten att skriva till er för att be om ursäkt för min fördröjning på ... timmar av …….
Faktum är att den dagen avbröts mitt tåg när jag kom till stationen, utan föregående meddelande dagen innan eller innan jag lämnade mitt hem. Tågförseningen orsakades av bagage på spåren och förhindrade tåg från att köra i ... timmar.
Jag ber om ursäkt djupt för denna försening som jag inte har kontroll över. Jag kommer att göra vad som är nödvändigt för att kompensera för de förlorade timmarna för att slutföra de aktuella filerna och undvika att straffa hela teamet på detta projekt.
Jag står kvar till ert hela förfogande och accepterar uttrycket för min högsta omtanke.
Hälsningar,
[Elektronisk signatur]
E-post 3: Fördröjning på grund av trafikstockningar
Hej [handledarens namn],
Jag vill härmed be om ursäkt för att du är sen till mötet med…. som skulle äga rum vid ... .. timmar.
Den dagen satt jag verkligen fast i trafiken i ... timmar på grund av en allvarlig olycka i trafikfilerna. Flera körfält stängdes för att räddningstjänster kunde passera, vilket ledde till en kraftig avmattning i trafiken.
Jag är uppriktigt ledsen för denna oväntade försening, jag kommer att stanna lite längre på kontoret för att kompensera förlorad tid och ta del av de ämnen som diskuterades under mötet.
Jag tackar dig i förväg för din förståelse och ber dig tro på uttrycket av mina bästa hälsningar.
[Elektronisk signatur]
E-post 4: Fördröjning på grund av snö
Hej [handledarens namn],
Jag kommer tillbaka till dig angående min försening den …… av ... .. timmar.
De…/…/…. , det hade snöat över natten. När jag vaknade hade alla körfält blivit oförgängliga på grund av mängden snö och bristen på saltning av vägarna.
Jag försökte komma till kontoret med kollektivtrafik ändå, men inget tåg körde heller eftersom alla spår var täckta av snö. Jag fick vänta tills ... timmar innan jag fick ett tåg.
Jag ber om ursäkt för denna oförutsedda händelse, jag kommer att göra vad som är nödvändigt för att fördröja mitt arbete på grund av denna händelse.
I hopp om att denna händelse inte straffade dig för mycket, vänligen acceptera mina bästa hälsningar.
[Elektronisk signatur]
E-post 5: Fördröjning på grund av en cykelolycka
Hej [handledarens namn],
Jag skulle vilja använda detta meddelande för att förklara den fördröjning jag hade i morse.
Jag cyklar faktiskt till jobbet varje dag. Idag tog jag min vanliga väg och en bil slog av mig och slog mig farligt. Jag hade en vriden fotled och var tvungen att gå till akuten för lite behandling. Detta förklarar varför jag var tvungen att vara borta en bra del av morgonen, men jag kom till jobbet direkt från sjukhuset.
Jag ber också mina uppriktiga ursäkter för denna försening utanför min kontroll och för det besvär som orsakats. Jag kommer att gå framåt på förseningen för att undvika att skada hela laget.
Återstående till ditt förfogande,
Hälsningar,
[Elektronisk signatur]
E-post 6: Fördröjning på 45 minuter på grund av feber
Hej [handledarens namn],
Jag vill be om ursäkt till dig för att du kom sent ... 45 minuter.
Jag fick faktiskt feber natten ... ... Jag tog ett läkemedel men på morgonen när jag vaknade hade jag stor huvudvärk och kände mig fortfarande lite dålig. Jag väntade några minuter längre än vanligt på att sjukdomen skulle passera innan jag kom till jobbet under bra förhållanden.
Detta förklarar min fördröjning på 45 minuter för vilken jag vill be om ursäkt. Jag hoppas att jag inte har gjort dig någon skada. Jag tillåter mig att stanna lite senare på kvällen för att kompensera för denna försening.
Tack för din förståelse och jag står till ditt förfogande.
[Elektronisk signatur]
E-post 7: Fördröjning på grund av bilstörning
Hej [handledarens namn],
På grund av att min bil har gått sönder, tar jag mig friheten att skriva till dig för att varna dig för att jag kommer sent sen ... minuter / timmar i morse.
Jag var tvungen att lämna in den snabbt i garaget innan jag kom för att ta kollektivtrafik. Jag hoppas att jag kommer fram till kontoret högst ... timmar.
Jag ber om ursäkt för besväret och kommer att göra vad som är nödvändigt för att kompensera för denna försening. För din information tänker jag skicka filen som ska returneras i dag senast ... klockan.
Tack för din förståelse och jag är tillgänglig via telefon och e-post tills jag kommer till kontoret.
Hälsningar,
[Elektronisk signatur]
E-post 8: Fördröjning på grund av ett skolmöte
Hej [handledarens namn],
Jag vill med detta korta meddelande be om ursäkt för min försening med…. timmar i morse.
Tyvärr hade jag ett brådskande möte på mitt barns skola mycket tidigt i morse. Vilket tog lite längre tid än väntat. Mötet som skulle äga rum från 7:30 till 8:15 slutade slutligen kl. tid. Jag gjorde mitt bästa för att komma till kontoret så snabbt som möjligt.
Jag ber om ursäkt för denna händelse. Jag kommer att göra mina arrangemang för att kompensera för förseningen i dagens filer och hoppas att jag inte har bestraffat laget.
Tack för att du förstår,
Hälsningar,
[Elektronisk signatur]
E-post 9: Fördröjning på grund av väckarklocka
Hej [handledarens namn],
Jag vill be om ursäkt för min försening på ... minuter / timmar.
Den morgonen hörde jag faktiskt inte min väckarklocka ringa och jag saknade tåget jag brukar ta för att komma till jobbet. Nästa tåg var en halvtimme senare, vilket förklarar den långa förseningen. Jag ber om ursäkt för denna händelse som har hänt för första gången på flera år.
Jag tänker se till att en sådan situation inte händer igen i framtiden och att komma ikapp genom att stanna lite senare idag på kontoret.
I hopp om att jag inte har stört dig för mycket med denna händelse, acceptera uttrycket för min högsta omtanke.
[Elektronisk signatur]
E-post 10: Fördröjning på grund av en strejk
Hej [handledarens namn],
Jag skriver för att be om ursäkt för min försening med ... de…..
En nationell strejk anordnades faktiskt den dagen under vilken kollektivtrafik och bilister inte kunde cirkulera under vanliga förhållanden. Det var därför omöjligt för mig att komma till jobbet i tid eftersom jag varken kunde använda min bil eller ta kollektivtrafik.
Jag fick också vänta på att situationen skulle återgå till mer eller mindre normalt för att ta nästa tåg till ....
Jag ber om ursäkt för denna händelse utanför min kontroll. Jag har redan skickat ditt bidrag till projektet ... som skulle betalas för idag.
Återstår till ditt förfogande för att diskutera det,
[Elektronisk signatur]
