உங்கள் மின்னஞ்சல்களைக் கையாள்வதில் உங்களுக்கு தெளிவான வழக்கம் இல்லையென்றால், அவை விரைவாக கணிசமான நேர இழப்புக்கான ஆதாரமாக மாறும். மறுபுறம், நிறுவன மட்டத்தில் தேவையானதை நீங்கள் செய்தால், படிக்காத டஜன் கணக்கான மின்னஞ்சல்களால் உங்களை ஆக்கிரமிக்க விடக்கூடாது. ஒரு முக்கியமான மின்னஞ்சலைக் காணாமல் போகும் வாய்ப்பிலிருந்து உங்கள் மனதை விடுவிக்கலாம். இந்த கட்டுரையில் பல நிரூபிக்கப்பட்ட நடைமுறைகள் பட்டியலிடப்பட்டுள்ளன. அவற்றை ஏற்றுக்கொள்வதன் மூலம், நீங்கள் நிச்சயமாக உங்கள் அஞ்சல் பெட்டியை மிகவும் நிதானமாக நிர்வகிக்க முடியும்.
பிரத்யேக கோப்புறை அல்லது துணை கோப்புறைகளில் எந்த மின்னஞ்சலையும் தானாகவோ அல்லது கைமுறையாகவோ வகைப்படுத்தவும்.
முக்கியத்துவம் வாய்ந்த வரிசையில் உங்கள் மின்னஞ்சல்களை விரைவாக வரிசைப்படுத்த உங்களை அனுமதிக்கும் முறை இது. உங்கள் மின்னஞ்சல்களை தீம், பொருள், காலக்கெடு மூலம் வகைப்படுத்த தேர்வு செய்யலாம். எல்லாவற்றையும் சாதகமாகப் பயன்படுத்துவதே முக்கியமான விஷயம் அம்சங்கள் உங்கள் அஞ்சல்களை முழு செயல்பாட்டு வழியில் நிர்வகிக்க உங்கள் அஞ்சல் பெட்டியின். உங்களுக்கு ஏற்ற நிறுவன முறைக்கு ஏற்ப கோப்புறை மற்றும் துணை கோப்புறை கொண்ட கோப்பகத்தை உருவாக்கியதும். ஒவ்வொரு செய்தியும் உங்கள் மேசையில் உள்ள ஒவ்வொரு காகிதக் கோப்பைப் போல உங்கள் அஞ்சல் பெட்டியில் இடம் பெறும். எனவே, உங்கள் மின்னஞ்சல்களைச் செயலாக்குவதற்கான தருணம் முடிந்ததும், உங்கள் மீதமுள்ள வேலைகளில் 100% கவனம் செலுத்தலாம்.
உங்கள் மின்னஞ்சல்களை செயலாக்க ஒரு குறிப்பிட்ட நேரத்தைத் திட்டமிடுங்கள்
நிச்சயமாக, நீங்கள் பதிலளிக்க வேண்டும் மற்றும் உங்களிடமிருந்து உடனடி பதிலுக்காக காத்திருக்கும் செய்திகளை செயலாக்க முடியும். மீதமுள்ளவர்களுக்கு, உங்கள் மின்னஞ்சல்களை ஒரு சீரான முறையில் கையாள, மிகவும் பொருத்தமான தருணத்தை (களை) திட்டமிடுங்கள். உங்கள் வேலையைச் செயலாக்குவதற்குத் தேவையான அனைத்து கூறுகளையும் தயாரிப்பதன் மூலம் தொடங்கவும். காகிதக் கோப்புகள், ஸ்டேப்லர்கள், அச்சுப்பொறிகள், அதிகபட்ச செறிவை எளிதாக்க எல்லாம் எளிதில் இருக்க வேண்டும். நீங்கள் தேர்வு செய்யும் போது பரவாயில்லை. இப்போது உங்கள் அஞ்சல் பெட்டி ஒரு அஞ்சல் வரிசையாக்க மையம் போல ஒழுங்கமைக்கப்பட்டுள்ளதால், உங்கள் மின்னஞ்சல்களை செயல்திறன் மற்றும் வேகத்துடன் அமைதியாக செயலாக்க வாய்ப்பு உள்ளது.
தேவையற்ற அனைத்து செய்திமடல்களையும் நீக்கி உங்கள் அஞ்சல் பெட்டியை சுத்தம் செய்யுங்கள்
ஆர்வமற்ற செய்திமடல்கள் அல்லது விளம்பரங்களால் உங்கள் அஞ்சல் பெட்டி தொடர்ந்து ஒட்டுண்ணித்தனமா? எல்லாவற்றையும் விட ஸ்பேம் போன்ற இந்த செய்திமடல்களின் உங்கள் அஞ்சல் பெட்டியை அகற்ற கவனமாக இருங்கள். இந்த அஞ்சல் பட்டியல்களிலிருந்து நீங்கள் முறையாக குழுவிலக வேண்டும், அவை உங்களுக்கு உறுதியான எதையும் கொண்டு வரவில்லை, மேலும் அவை விரைவாக மேலும் ஆக்கிரமிக்கக்கூடும். போன்ற கருவிகளைப் பயன்படுத்தலாம் Cleanfox எங்கே என்னை அவிழ்த்து விடுங்கள் ஒரு சில கிளிக்குகளில் தேவையானதைச் செய்யுங்கள். ஒரு காலை உங்களை எடுத்துக் கொள்ளாமல், இந்த டிஜிட்டல் மாசுபாட்டை முடிவுக்குக் கொண்டுவர இந்த வகை தீர்வு உங்களுக்கு பெரிதும் உதவும். ஆயிரக்கணக்கான மின்னஞ்சல்களை ஒப்பீட்டளவில் விரைவாக செயலாக்க முடியும்.
தானியங்கி பதிலை அமைக்கவும்
நீங்கள் விரைவில் நீண்ட நேரம் விடுமுறைக்குச் செல்வீர்கள். கவனிக்கப்படாத ஒரு விவரம், உங்கள் அஞ்சல் பெட்டியின் தானியங்கி பதிலை செயல்படுத்தியது. இது முக்கியமான ஒன்று, எனவே நீங்கள் மின்னஞ்சல் மூலம் தொழில் ரீதியாக தொடர்புபடுத்தும் அனைத்து நபர்களும் நீங்கள் இல்லாததை நன்கு அறிவார்கள். ஒரு வாடிக்கையாளர் அல்லது சப்ளையர் பொறுமையை இழக்கும்போது பல தவறான புரிதல்கள் சாத்தியமாகும், ஏனெனில் இந்த செய்திகளுக்கு பதிலளிக்கப்படவில்லை. உங்கள் விடுமுறையின் போது தானாக அனுப்பப்படும் ஒரு குறுகிய செய்தியுடன் இதை எளிதாக தவிர்க்கலாம். விடுமுறையிலிருந்து நீங்கள் திரும்பிய தேதியை நீங்கள் குறிப்பிட வேண்டும், தேவைப்பட்டால் ஏன் சக ஊழியரின் மின்னஞ்சல் அனுப்பக்கூடாது.
நீங்கள் நகலில் அனுப்பும் மின்னஞ்சல்களின் எண்ணிக்கையை குறைக்கவும்
கார்பன் நகல் (சிசி) மற்றும் கண்ணுக்கு தெரியாத கார்பன் நகல் (சிசிஐ) ஆகியவற்றில் அனுப்பப்பட்ட மின்னஞ்சல்களை முறையாகப் பயன்படுத்துவதால் முடிவில்லாத பரிமாற்றங்களை விரைவாக உருவாக்க முடியும். தகவலுக்காக உங்கள் செய்தியை மட்டுமே பெற வேண்டிய நபர்களுக்கு இப்போது தெளிவு தேவை. மற்றவர்கள் ஏன் இந்த செய்தியைப் பெற்றார்கள் என்று ஆச்சரியப்படுகிறார்கள், அதை நேரத்தை வீணடிப்பதாக சரியாக உணர்கிறார்கள். ஒருவரை வளையத்தில் வைக்க தேர்வு செய்யும்போது, உங்கள் தேர்வு மிகவும் பொருத்தமானது என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள். எந்த வகையிலும் யாருக்கும் அனுப்பப்படும் செய்திகளை தவிர்க்க வேண்டும்.
ஒரு மின்னஞ்சலுக்கு சட்ட மதிப்பு இருக்க முடியும் என்பதை நினைவில் கொள்ளுங்கள்
முடிந்தவரை உங்கள் எல்லா மின்னஞ்சல்களையும் வைத்திருங்கள், அவற்றுக்கு ஆதாரம் உள்ளது, குறிப்பாக தொழில்துறை தீர்ப்பாயத்திற்கு. ஒரு மின்னணு செய்தி, நீங்கள் கையால் எழுதிய கடிதத்தின் அதே சட்ட மதிப்புடன் சான்றிதழ் பெற்றிருந்தால். ஆனால் ஜாக்கிரதை, ஒரு எளிய செய்தி கூட யோசிக்காமல் அனுப்பப்பட்டது ஒரு சக ஊழியருக்கு அல்லது ஒரு வாடிக்கையாளருக்கு கடுமையான விளைவுகளை ஏற்படுத்தும். ஒரு வாடிக்கையாளர் நிரூபித்தால், டெலிவரி அல்லது பிற அடிப்படையில் உங்கள் கடமைகளை நீங்கள் மதிக்கவில்லை என்பதற்கு மின்னஞ்சலுக்கு ஆதரவு உள்ளது. உங்கள் வணிகத்துக்கும் உங்களுக்கும் ஏற்படும் விளைவுகளை நீங்கள் தாங்க வேண்டியிருக்கும். தொழில்துறை தீர்ப்பாயங்களைப் போலவே வணிக மோதல்களிலும், ஆதாரம் "இலவசம்" என்று கூறப்படுகிறது. அதாவது நீதிபதி தான் முடிவு செய்வார் என்றும் அவரது மின்னஞ்சல்களை குப்பைத்தொட்டியில் வைப்பதை விட கவனமாக வகைப்படுத்துவது நல்லது என்றும் கூறுவது.
