வணிகத்திற்கான ஜிமெயிலை அறிமுகப்படுத்துகிறோம் (Google Workspace)
ஜிமெயில் எண்டர்பிரைஸ், Google Workspace இல் சேர்க்கப்பட்டுள்ள பயன்பாடு எளிமையானதை விட அதிகம் மின்னஞ்சல் சேவை. இது ஒரு முழுமையான கருவியாகும், இது உங்கள் நிறுவனத்தில் தொடர்பு, ஒத்துழைப்பு மற்றும் நேர மேலாண்மை ஆகியவற்றை எளிதாக்க வடிவமைக்கப்பட்ட பல அம்சங்களை வழங்குகிறது. ஆனால் இந்த அம்சங்களை முழுமையாகப் பயன்படுத்த, அவர்கள் எவ்வாறு செயல்படுகிறார்கள் மற்றும் அவற்றை எவ்வாறு திறம்பட பயன்படுத்த வேண்டும் என்பதை உங்கள் சக ஊழியர்கள் புரிந்து கொள்ள வேண்டும். ஒரு உள் பயிற்சியாளராக, நீங்கள் உள்ளே வருகிறீர்கள்.
ஜிமெயில் எண்டர்பிரைசிற்கான எங்கள் முழுமையான வழிகாட்டியின் இந்த முதல் பகுதி, ஜிமெயில் எண்டர்பிரைஸின் முக்கிய அம்சங்கள் மற்றும் தொழில்முறை சூழலில் அவற்றின் பயன் பற்றிய கண்ணோட்டத்தை உங்களுக்கு வழங்கும்.
செய்தி : ஜிமெயில் எண்டர்பிரைஸின் மையத்தில் அதன் மின்னஞ்சல் சேவை உள்ளது. இது மின்னஞ்சல்களை அனுப்பவும் பெறவும் உங்களை அனுமதிக்கிறது, ஆனால் உங்கள் மின்னஞ்சல்களை ஒழுங்கமைக்க லேபிள்களை உருவாக்கும் திறன், குறிப்பிட்ட செயல்களை தானியங்குபடுத்த வடிப்பான்களைப் பயன்படுத்துதல் மற்றும் தானியங்கு பதில்களை உள்ளமைத்தல் போன்ற பல அம்சங்களையும் வழங்குகிறது.
காலண்டர் ஜிமெயில் எண்டர்பிரைஸின் உள்ளமைக்கப்பட்ட காலெண்டர், கூட்டங்களைத் திட்டமிடவும், உங்களுக்காக நினைவூட்டல்களை அமைக்கவும், உங்கள் சக பணியாளர்கள் எப்போது இருக்கிறார்கள் என்பதைப் பார்க்கவும் உங்களை அனுமதிக்கிறது. உங்கள் வேலையின் வெவ்வேறு அம்சங்களுக்காக நீங்கள் பல காலெண்டர்களை உருவாக்கலாம்.
Google இயக்ககம் : Google Workspace இன் ஒரு பகுதியான Google Drive, ஆவணங்கள், விரிதாள்கள் மற்றும் விளக்கக்காட்சிகளில் சேமிக்கவும், பகிரவும் மற்றும் கூட்டுப்பணியாற்றவும் உங்களை அனுமதிக்கிறது. நீங்கள் உங்கள் சக ஊழியர்களுடன் கோப்புகள் அல்லது முழு கோப்புறைகளையும் பகிர்ந்து கொள்ளலாம் மற்றும் ஆவணங்களில் உண்மையான நேரத்தில் ஒன்றாக வேலை செய்யலாம்.
அரட்டை மற்றும் சந்திப்பு : வணிகத்திற்கான Gmail ஆனது Google Chat மற்றும் Google Meet ஆகியவற்றை உள்ளடக்கியது, இது உடனடி செய்தி, குரல் அழைப்பு அல்லது வீடியோ கான்ஃபரன்ஸ் மூலம் உங்கள் சக ஊழியர்களுடன் தொடர்பு கொள்ள உங்களை அனுமதிக்கிறது.
இந்த அம்சங்கள் அனைத்தும் உங்கள் ஜிமெயில் கணக்கிலிருந்து அணுகக்கூடியவை, வணிகத்திற்கான ஜிமெயிலை சக்திவாய்ந்ததாகவும் வசதியாகவும் ஆக்குகிறது. இந்த வழிகாட்டியின் அடுத்த பிரிவுகளில், இந்த அம்சங்கள் ஒவ்வொன்றையும் விரிவாகப் பார்ப்போம், அவற்றை உங்கள் பயிற்சியில் திறம்பட பயன்படுத்துவதற்கான நடைமுறை உதவிக்குறிப்புகளை உங்களுக்கு வழங்குவோம்.
வணிகத்திற்கான Gmail மேம்பட்ட அம்சங்கள்
ஜிமெயில் எண்டர்பிரைஸின் அடிப்படைகளை உள்ளடக்கிய பிறகு, இந்தக் கருவியை மிகவும் சக்திவாய்ந்ததாக மாற்றும் சில மேம்பட்ட அம்சங்களுக்குச் செல்ல வேண்டிய நேரம் இது. அவற்றைக் கற்றுக்கொள்வது உங்கள் சக பணியாளர்கள் மிகவும் திறமையாக வேலை செய்வதற்கும் ஒவ்வொரு நாளும் நேரத்தைச் சேமிக்கவும் உதவும்.
1. விசைப்பலகை குறுக்குவழிகள் : ஜிமெயில் எண்டர்பிரைஸ் ஒரு தொடரை வழங்குகிறது விசைப்பலகை குறுக்குவழிகள் சுட்டியைப் பயன்படுத்தாமல் இன்பாக்ஸை விரைவாகச் செல்லவும் பல்வேறு செயல்களைச் செய்யவும் இது உங்களை அனுமதிக்கிறது. எடுத்துக்காட்டாக, "c" ஐ அழுத்துவதன் மூலம் நீங்கள் ஒரு புதிய மின்னஞ்சலை உருவாக்கலாம், "e" ஐ அழுத்தும்போது நீங்கள் தேர்ந்தெடுத்த மின்னஞ்சலை காப்பகப்படுத்தலாம். ஜிமெயில் உதவியில் கீபோர்டு ஷார்ட்கட்களின் முழுப் பட்டியலைக் காணலாம்.
2. பரிந்துரைக்கப்பட்ட பதில்கள் மற்றும் ஸ்மார்ட் ரைட்டிங் : கூகுளின் செயற்கை நுண்ணறிவால் இயக்கப்படும் இந்த அம்சங்கள், மின்னஞ்சல்களை வேகமாக எழுத உதவும். பரிந்துரைக்கப்பட்ட பதில்கள் மின்னஞ்சல்களுக்கு குறுகிய பதில்களை வழங்குகின்றன, அதே நேரத்தில் ஸ்மார்ட் கம்போஸ் வாக்கியங்களை வழங்குகிறது நீங்கள் எழுதுவதை முடிக்கவும்.
3. பிரதிநிதித்துவ செயல்பாடு : இந்த அம்சத்தின் மூலம், உங்கள் இன்பாக்ஸை நிர்வகிக்க மற்றொரு நபருக்கு அனுமதி வழங்கலாம். நிறைய மின்னஞ்சல்களைப் பெறுபவர்களுக்கும் அவற்றை நிர்வகிப்பதற்கு உதவி தேவைப்படுபவர்களுக்கும் இது மிகவும் பயனுள்ளதாக இருக்கும்.
4. ஒருங்கிணைப்புகள் : வணிகத்திற்கான Gmail ஆனது Google அல்லாத பயன்பாடுகள் உட்பட பல பயன்பாடுகளுடன் ஒருங்கிணைக்கப்படலாம். எடுத்துக்காட்டாக, குறிப்பிட்ட திட்டங்கள் அல்லது கிளையண்டுகள் தொடர்பான மின்னஞ்சல்களைக் கண்காணிக்க உங்கள் பணி நிர்வாகி அல்லது CRM உடன் Gmail ஐ ஒருங்கிணைக்கலாம்.
இந்த மேம்பட்ட அம்சங்களைப் பற்றி உங்கள் சகாக்களுக்குப் பயிற்சியளிப்பதன் மூலம், வணிகத்திற்கான ஜிமெயிலில் இருந்து அதிகப் பலன்களைப் பெறவும் அவர்களின் உற்பத்தித் திறனை அதிகரிக்கவும் அவர்களுக்கு உதவுவீர்கள். அடுத்த பகுதியில், ஜிமெயில் நிறுவனப் பயிற்சிக்கான சில சிறந்த நடைமுறைகளைப் பற்றி விவாதிப்போம்.
பயனுள்ள ஜிமெயில் நிறுவனப் பயிற்சிக்கான உத்திகள்
ஜிமெயில் எண்டர்பிரைஸின் அடிப்படை மற்றும் மேம்பட்ட அம்சங்களைப் பற்றிய உறுதியான புரிதலை நீங்கள் பெற்றுள்ளீர்கள், அந்த அறிவை உங்கள் சக ஊழியர்களுக்கு எவ்வாறு திறம்பட அனுப்பலாம் என்பதைப் பற்றி சிந்திக்க வேண்டிய நேரம் இது. நீங்கள் பின்பற்றக்கூடிய சில உத்திகள் இங்கே:
1. நடைமுறை பயிற்சி : வணிகத்திற்கான ஜிமெயில் போன்ற கருவியை எவ்வாறு பயன்படுத்துவது என்பதை அறிய சிறந்த வழி, அதை நீங்களே செய்வதுதான். உங்கள் சகாக்களுக்கு நீங்கள் பயிற்சி அளிக்கும்போது, ஜிமெயிலின் அம்சங்களைத் தாங்களாகவே ஆராய்வதற்கும், அவர்களின் அன்றாட வேலைகளில் அவர்கள் செய்ய வேண்டிய குறிப்பிட்ட பணிகளைப் பயிற்சி செய்வதற்கும் அவர்களுக்கு நிறைய நேரம் கொடுக்க வேண்டும்.
2. வெளிப்புற பயிற்சி வளங்களைப் பயன்படுத்தவும் : வணிகத்திற்கான Gmailஐ எவ்வாறு பயன்படுத்துவது என்பதை உங்கள் சக பணியாளர்கள் அறிந்துகொள்ள உதவும் பல ஆதாரங்கள் ஆன்லைனில் உள்ளன. எடுத்துக்காட்டாக, Google வழங்குகிறது a பயிற்சி மையம் இது Gmail இன் அனைத்து அம்சங்களையும் விரிவாக உள்ளடக்கியது. சேனலில் உள்ளதைப் போன்ற இலவச பயிற்சி வீடியோக்கள் YouTube இல் உள்ளன விண்டோபிக்.
3. கேள்வி பதில் அமர்வுகள் : சக பணியாளர்கள் தங்களுக்குப் புரியாத ஜிமெயில் அம்சங்கள் அல்லது அவர்கள் எதிர்கொள்ளும் சிக்கல்கள் பற்றிய கேள்விகளைக் கேட்கக்கூடிய வழக்கமான கேள்விபதில் அமர்வுகளை நடத்துங்கள். தனிப்பயனாக்கப்பட்ட பதில்களை வழங்கவும் உங்கள் வணிகத்தில் எழும் குறிப்பிட்ட சிக்கல்களைத் தீர்க்கவும் இது ஒரு சிறந்த வாய்ப்பாகும்.
4. சுய படிப்பை ஊக்குவிக்கவும் : உங்களது சக பணியாளர்கள் ஜிமெயில் எண்டர்பிரைஸைத் தாங்களாகவே ஆராய்ந்து, உங்களிடம் உதவி கேட்பதற்கு முன் அவர்களின் சொந்தச் சிக்கல்களைத் தீர்க்க முயற்சிக்கவும். இது அவர்களின் தன்னம்பிக்கையை வளர்த்து, மேலும் சுதந்திரமாக இருக்க உதவும்.
இந்த உத்திகளைச் செயல்படுத்துவதன் மூலம், உங்கள் சக ஊழியர்களுக்கு ஜிமெயில் நிறுவனத்தில் தேர்ச்சி பெறவும், அவர்களின் பணிக்கான மதிப்புமிக்க கருவியாக மாற்றவும் நீங்கள் உதவலாம். உங்கள் பயிற்சிக்கு வாழ்த்துக்கள்!
