เหตุใดการเริ่มต้นอีเมลที่ดีจึงมีความสำคัญ
ในเชิงธุรกิจ งานเขียนของคุณต้องเผชิญกับความท้าทายที่สำคัญอยู่ตลอดเวลา นั่นก็คือ การดึงดูดความสนใจของผู้อ่าน ผู้รับของคุณซึ่งเป็นผู้จัดการที่ล้นหลามจะต้องจัดเรียงข้อมูลรายวันจำนวนมาก ผลลัพธ์ ? พวกเขาให้เวลาอันมีค่าเพียงไม่กี่วินาทีกับข้อความใหม่แต่ละข้อความ
บทนำที่อ่อนแอ น่าเบื่อ ส่งมอบไม่ดี... และรับประกันความเฉยเมย! ที่แย่กว่านั้นคือความรู้สึกเหนื่อยล้าซึ่งจะทำให้ความเข้าใจในข้อความลดลง พอจะพูดได้ว่าเป็นความล้มเหลวด้านบรรณาธิการอันขมขื่น
ในทางกลับกัน การแนะนำที่ประสบความสำเร็จและมีผลกระทบจะช่วยให้คุณสามารถกระตุ้นความสนใจของลำดับชั้นหรือเพื่อนร่วมงานของคุณได้ทันที การแนะนำอย่างรอบคอบแสดงให้เห็นถึงความเป็นมืออาชีพและความเชี่ยวชาญด้านรหัสการสื่อสารทางธุรกิจ
กับดักเพื่อหลีกเลี่ยงอย่างแน่นอน
นักเขียนทางธุรกิจจำนวนมากทำผิดพลาดร้ายแรง: ลงรายละเอียดตั้งแต่คำแรก โดยเชื่อว่าพวกเขากำลังทำสิ่งที่ถูกต้อง พวกเขาจึงรีบเข้าสู่ประเด็นหลักของเรื่องทันที ความผิดพลาดที่น่าอับอาย!
วิธีการแบบ "blah" นี้ทำให้ผู้อ่านเบื่อหน่ายอย่างรวดเร็วก่อนที่เขาจะเข้าถึงแก่นของเรื่องด้วยซ้ำ จากคำแรก เขาหยิบยกและเลื่อนออกไปด้วยคำนำที่สับสนและไม่น่าดึงดูดนี้
ที่แย่ไปกว่านั้นคือ การแนะนำประเภทนี้ขาดการพิจารณาถึงปัญหาของผู้รับโดยสิ้นเชิง ไม่ได้เน้นถึงประโยชน์ที่เป็นรูปธรรมที่อาจได้รับจากเนื้อหาของข้อความ
3 ส่วนผสมมหัศจรรย์ของอินโทรที่น่าดึงดูด
เพื่อให้การแนะนำของคุณประสบความสำเร็จ ผู้เชี่ยวชาญแนะนำวิธีการ 3 ขั้นตอนซึ่งไม่สามารถหยุดยั้งได้ในการสร้างความสนใจและความปรารถนาดีของผู้อ่าน:
“ตะขอ” อันทรงพลังเพื่อโจมตีผู้เล่น
ไม่ว่าจะเป็นถ้อยคำที่น่าตกใจ คำถามยั่วยุ หรือแม้แต่ตัวเลขที่สะดุดตา... เริ่มต้นด้วยองค์ประกอบที่ชัดเจนที่ดึงดูดและกระตุ้นความอยากรู้อยากเห็นของคู่สนทนาของคุณ
บริบทที่ชัดเจนและตรงไปตรงมา
หลังจากการคลิกครั้งแรก ให้ตามด้วยประโยคที่เรียบง่ายและตรงไปตรงมาเพื่อวางรากฐานของหัวข้อที่ต้องการ ผู้อ่านควรเข้าใจได้ทันทีว่าเกิดอะไรขึ้นโดยไม่ต้องคิด
สิทธิประโยชน์สำหรับผู้รับ
ช่วงเวลาสำคัญสุดท้าย: อธิบายว่าเหตุใดเนื้อหานี้จึงทำให้เขาสนใจ และสิ่งที่เขาจะได้รับจากเนื้อหานี้โดยตรง ข้อโต้แย้งเรื่อง "ผลประโยชน์" ของคุณมีส่วนสำคัญในการทำให้ผู้คนหันมาอ่านหนังสือ
จะจัดองค์ประกอบ 3 อย่างนี้ได้อย่างไร?
ลำดับที่แนะนำโดยทั่วไปมีดังนี้:
- ประโยคที่ทำให้ตกใจหรือคำถามติดหูเป็นประโยคเปิด
- ดำเนินการต่อด้วยการกำหนดบริบทของธีม 2-3 บรรทัด
- สรุปด้วย 2-3 บรรทัดที่ให้รายละเอียดคุณประโยชน์ต่อผู้อ่าน
โดยปกติแล้ว คุณสามารถปรับสัดส่วนได้ขึ้นอยู่กับลักษณะของข้อความ ตะขอสามารถรองรับได้ไม่มากก็น้อย ส่วนการกำหนดบริบทมีให้ไม่มากก็น้อย
แต่ยึดติดกับโครงสร้างทั่วไปนี้ “ตะขอ -> บริบท -> ประโยชน์” เป็นหัวข้อทั่วไปที่ดีเยี่ยมในการแนะนำเนื้อหาข้อความของคุณอย่างมีผลกระทบ
ตัวอย่างการพูดของการแนะนำที่มีประสิทธิภาพ
เพื่อให้เห็นภาพวิธีการได้ดีขึ้น ไม่มีอะไรจะดีไปกว่าภาพประกอบที่เป็นรูปธรรมสักสองสามภาพ ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างทั่วไปสำหรับการแนะนำที่ประสบความสำเร็จ:
ตัวอย่างอีเมลระหว่างเพื่อนร่วมงาน:
“การชี้แจงเล็กๆ น้อยๆ อาจช่วยให้คุณประหยัดงบประมาณการสื่อสารครั้งถัดไปได้ 25%... ในช่วงสองสามสัปดาห์ที่ผ่านมา แผนกของเราได้ระบุกลยุทธ์การสนับสนุนใหม่ที่ทำกำไรได้เป็นพิเศษ การดำเนินการตั้งแต่ปีงบประมาณหน้า คุณจะลดค่าใช้จ่ายได้อย่างมากในขณะที่มองเห็นได้ชัดเจน”
ตัวอย่างการนำเสนอรายงานต่อผู้บริหาร:
“ผลลัพธ์ล่าสุดยืนยันว่าการเปิดตัวดังกล่าวได้กลายมาเป็นความสำเร็จเชิงพาณิชย์อย่างแท้จริง ในเวลาเพียง 2 เดือน ส่วนแบ่งการตลาดของเราในภาคระบบสำนักงานอัตโนมัติเพิ่มขึ้น 7 จุด! ในรายละเอียด รายงานนี้จะวิเคราะห์ปัจจัยสำคัญของผลการดำเนินงาน แต่ยังรวมถึงประเด็นที่ต้องวางแผนเพื่อสานต่อพลวัตที่มีแนวโน้มเช่นนี้”
โดยการนำสูตรที่มีประสิทธิภาพเหล่านี้ไปใช้ งานเขียนมืออาชีพของคุณ จะได้รับผลกระทบตั้งแต่คำแรก ดึงดูดผู้อ่านของคุณ กระตุ้นความสนใจของพวกเขา… แล้วส่วนที่เหลือจะตามมาอย่างเป็นธรรมชาติ!
