เพิ่มประสิทธิภาพการใช้งาน Gmail สำหรับธุรกิจด้วย Google Workspace

Google Workspace for Business และประโยชน์ของการใช้ Gmail ในบริบททางธุรกิจ

ปัจจุบัน ธุรกิจทุกขนาดต่างมองหาวิธีปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน การทำงานร่วมกัน และการสื่อสาร หนึ่งในโซลูชันยอดนิยมที่ตอบสนองความต้องการเหล่านี้คือ Google Workspace ซึ่งเป็นชุดแอปและบริการที่ออกแบบมาเพื่อทำให้การดำเนินธุรกิจและการทำงานร่วมกันระหว่างพนักงานง่ายขึ้น ในบทความนี้เราเน้นการใช้งานของ Gmail สำหรับธุรกิจ ด้วย Google Workspace และเราสำรวจสิทธิประโยชน์และฟีเจอร์เฉพาะที่พร้อมใช้งานสำหรับมืออาชีพและองค์กร

Gmail เป็นหนึ่งในบริการอีเมลที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในโลก และนำเสนอคุณลักษณะมากมายที่ทำให้การจัดการอีเมล การทำงานร่วมกัน และการสื่อสารง่ายขึ้น เมื่อใช้ Gmail เป็นส่วนหนึ่งของ Google Workspace คุณจะได้รับคุณลักษณะเพิ่มเติมและตัวเลือกการปรับแต่งที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจโดยเฉพาะ ตั้งแต่อีเมลธุรกิจส่วนบุคคลไปจนถึงการจัดการอุปกรณ์เคลื่อนที่ไปจนถึงตัวเลือกพื้นที่เก็บข้อมูลที่ปรับปรุง Gmail for Business ที่มี Google Workspace สามารถปฏิวัติวิธีการสื่อสารและทำงานร่วมกันขององค์กรของคุณ

ในบทความนี้ เราจะตรวจสอบฟีเจอร์หลักและประโยชน์ของการใช้ Gmail for Business กับ Google Workspace รวมถึงอีเมลธุรกิจส่วนบุคคล การจัดการทีม การทำงานร่วมกันและการมอบสิทธิ์ การประชุมและการสื่อสารด้วย Google Meet ตลอดจนตัวเลือกพื้นที่เก็บข้อมูล แต่ละส่วนจะลงรายละเอียดเกี่ยวกับประโยชน์เฉพาะของฟีเจอร์แต่ละรายการ ช่วยให้คุณเข้าใจว่า Gmail for Business กับ Google Workspace สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและการทำงานร่วมกันภายในองค์กรของคุณได้อย่างไร

ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้ประกอบการคนเดียว ธุรกิจขนาดเล็ก หรือองค์กรขนาดใหญ่ การใช้ Gmail for Business ร่วมกับ Google Workspace จะช่วยให้คุณได้รับประโยชน์มากมายในแง่ของการจัดการอีเมล การทำงานร่วมกัน และการสื่อสาร ดังนั้น เรามาเจาะลึกคุณลักษณะเหล่านี้และดูว่า Gmail for Business ที่มี Google Workspace สามารถปฏิวัติวิธีการทำงานและการทำงานร่วมกับทีมของคุณได้อย่างไร

 

อีเมลธุรกิจในแบบของคุณด้วย Google Workspace

ใช้โดเมนของคุณเองสำหรับที่อยู่อีเมลระดับมืออาชีพ

ข้อดีอย่างหนึ่งของการใช้ Gmail for Business เป็นส่วนหนึ่งของ Google Workspace คือความสามารถในการสร้างที่อยู่อีเมลส่วนตัวสำหรับทุกคนในทีม แทนที่จะใช้นามสกุล @gmail.com คุณสามารถใช้ชื่อโดเมนของคุณเองเพื่อสร้างความไว้วางใจและความเป็นมืออาชีพให้กับลูกค้าและคู่ค้าของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างที่อยู่อีเมลเช่น ชื่อของคุณ@example.com ou support@yourcompany.com.

หากต้องการตั้งค่าอีเมลส่วนตัวด้วยชื่อโดเมน สิ่งที่คุณต้องทำก็เพียงแค่ตั้งค่า Google Workspace กับผู้ให้บริการโดเมน เมื่อทำตามขั้นตอนนี้เสร็จแล้ว คุณจะสามารถจัดการที่อยู่อีเมลของทีมได้โดยตรงจากอินเทอร์เฟซผู้ดูแลระบบ Google Workspace

สร้างความไว้วางใจให้กับลูกค้าของคุณ

การใช้ที่อยู่อีเมลธุรกิจส่วนบุคคลที่มีชื่อโดเมนของคุณเป็นวิธีที่ดีในการสร้างความไว้วางใจให้กับลูกค้าของคุณ อันที่จริง ที่อยู่อีเมลส่วนบุคคลนั้นถูกมองว่าเป็นมืออาชีพและจริงจังมากกว่าที่อยู่อีเมล @gmail.com ทั่วไป สิ่งนี้สามารถเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจของคุณและปรับปรุงความสัมพันธ์กับลูกค้าและคู่ค้าของคุณ

การสร้างรายชื่ออีเมลจำนวนมากและนามแฝงอีเมล

เมื่อใช้ Google Workspace คุณจะสร้างรายชื่ออีเมลกลุ่มเพื่ออำนวยความสะดวกในการสื่อสารภายในทีมหรือกับลูกค้าได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างรายการต่างๆ เช่น sales@yourcompany.com ou support@yourcompany.comซึ่งจะกำหนดเส้นทางอีเมลไปยังสมาชิกหลายคนในทีมของคุณตามบทบาทหรือความเชี่ยวชาญของพวกเขา สิ่งนี้ทำให้คุณสามารถจัดการคำขอที่เข้ามาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและปรับปรุงการตอบสนองของทีมของคุณ

นอกจากนี้ Google Workspace ยังมีตัวเลือกให้คุณตั้งค่าอีเมลแทนสำหรับผู้ใช้แต่ละราย นามแฝงคือที่อยู่อีเมลเพิ่มเติมที่เชื่อมโยงกับบัญชีผู้ใช้หลัก นามแฝงอาจมีประโยชน์ในการจัดการด้านต่างๆ ของธุรกิจ เช่น การสนับสนุนลูกค้า การขาย หรือการตลาด โดยไม่ต้องสร้างบัญชีใหม่สำหรับแต่ละฟังก์ชัน

โดยสรุป การใช้ Gmail for Business กับ Google Workspace ช่วยให้คุณได้รับประโยชน์จากอีเมลธุรกิจที่ปรับเปลี่ยนในแบบของคุณ ซึ่งช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือและประสิทธิผลในการสื่อสาร การปรับแต่งที่อยู่อีเมลของคุณให้เป็นส่วนตัวและสร้างรายชื่ออีเมลจำนวนมากและนามแฝง คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการอีเมลของคุณและสร้างความเชื่อมั่นของลูกค้าในธุรกิจของคุณได้

 

จัดการทีมของคุณด้วย Google Workspace

ควบคุมการเข้าถึงองค์กรของคุณ

Google Workspace ให้คุณควบคุมได้อย่างเต็มที่ว่าใครสามารถเข้าร่วมหรือออกจากองค์กรของคุณได้ เมื่อใช้อินเทอร์เฟซผู้ดูแลระบบ Google Workspace คุณจะเพิ่มหรือนำสมาชิกในทีมออก เปลี่ยนบทบาท และจัดการสิทธิ์ได้ คุณลักษณะนี้ช่วยให้คุณสามารถรักษาความปลอดภัยในระดับสูงและป้องกันความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการเข้าถึงข้อมูลของบริษัทโดยไม่ได้รับอนุญาต

เมื่อปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติด้านความปลอดภัย คุณจะสามารถปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของคุณและรับรองว่าเฉพาะสมาชิกที่ได้รับอนุญาตในทีมของคุณเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงทรัพยากรและข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้ แนวทางปฏิบัติเหล่านี้รวมถึงการใช้การรับรองความถูกต้องด้วยสองปัจจัย การจำกัดการเข้าถึงข้อมูลตามบทบาทของผู้ใช้แต่ละคน และการเพิกถอนการเข้าถึงอย่างรวดเร็วของพนักงานที่ออกจากบริษัท

ใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านความปลอดภัย

Google Workspace ช่วยให้คุณใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยที่มีประสิทธิภาพเพื่อปกป้องข้อมูลทางธุรกิจและป้องกันความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น เมื่อปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ด้านความปลอดภัยที่จัดทำโดย Google คุณสามารถช่วยปกป้ององค์กรของคุณจากภัยคุกคามทางออนไลน์และเหตุการณ์ด้านความปลอดภัยได้

มาตรการรักษาความปลอดภัยที่แนะนำ ได้แก่ การตรวจสอบสิทธิ์แบบสองปัจจัยสำหรับทุกคนในทีมของคุณ การใช้รหัสผ่านที่รัดกุม และการอัปเดตซอฟต์แวร์และแอปเป็นประจำ นอกจากนี้ Google Workspace ยังมีคุณลักษณะด้านความปลอดภัยและการดูแลระบบขั้นสูง เช่น การป้องกันการโจมตีแบบฟิชชิงและมัลแวร์ ตลอดจนการตรวจสอบและการแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับกิจกรรมที่น่าสงสัย

จัดการอุปกรณ์พกพาของพนักงานของคุณ

ด้วยความคล่องตัวและการทำงานจากระยะไกลที่เพิ่มขึ้น การจัดการอุปกรณ์เคลื่อนที่ของพนักงานของคุณจึงกลายเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาความปลอดภัยของบริษัทของคุณ Google Workspace ช่วยให้คุณจัดการอุปกรณ์เคลื่อนที่ของพนักงานได้อย่างง่ายดาย รวมถึงกำหนดการตั้งค่าความปลอดภัย ตรวจสอบการใช้แอป และยกเลิกการเข้าถึงข้อมูลของบริษัทเมื่อจำเป็น

เมื่อใช้คุณลักษณะการจัดการอุปกรณ์เคลื่อนที่ของ Google Workspace คุณจะมั่นใจได้ว่าข้อมูลธุรกิจของคุณจะได้รับการปกป้อง แม้ว่าพนักงานจะใช้อุปกรณ์ส่วนตัวในการทำงานก็ตาม

กล่าวโดยสรุปคือ Google Workspace ช่วยให้คุณจัดการทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยให้การควบคุมการเข้าถึงองค์กรของคุณอย่างเต็มที่ บังคับใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านความปลอดภัย และจัดการอุปกรณ์เคลื่อนที่ของพนักงาน ฟีเจอร์เหล่านี้จะช่วยคุณปกป้องข้อมูลทางธุรกิจและรักษาสภาพแวดล้อมการทำงานที่ปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ

การทำงานร่วมกันและการมอบหมายงานด้วย Gmail สำหรับธุรกิจ

เพิ่มผู้รับมอบสิทธิ์เพื่อจัดการอีเมลของคุณ

Gmail for Business พร้อม Google Workspace ช่วยให้คุณเพิ่มผู้รับมอบสิทธิ์ในบัญชีอีเมล ทำให้ทำงานร่วมกันและจัดการกล่องจดหมายได้ง่ายขึ้น ผู้รับมอบสิทธิ์สามารถอ่าน ส่ง และลบข้อความในนามของคุณ ทำให้คุณสามารถแบ่งปันภาระงานและมุ่งเน้นในด้านอื่นๆ ของธุรกิจของคุณได้ คุณลักษณะนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับผู้บริหารธุรกิจและผู้จัดการที่ได้รับอีเมลจำนวนมากและต้องการมอบหมายงานอีเมลบางอย่างให้กับผู้ช่วยหรือเพื่อนร่วมงาน

หากต้องการเพิ่มผู้รับมอบสิทธิ์ในบัญชี Gmail ของคุณ เพียงไปที่การตั้งค่าบัญชีและเลือกตัวเลือก "เพิ่มบัญชีอื่น" ในส่วน "บัญชีและการนำเข้า" จากนั้น ป้อนที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณต้องการเพิ่มเป็นผู้รับมอบสิทธิ์ และทำตามคำแนะนำบนหน้าจอ

กำหนดเวลาส่งอีเมลเพื่อทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานในเขตเวลาต่างๆ

คุณลักษณะ "กำหนดเวลาส่ง" ของ Gmail ช่วยให้คุณกำหนดเวลาส่งอีเมลในวันและเวลาภายหลัง ทำให้การทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานในเขตเวลาต่างๆ ง่ายขึ้น ซึ่งจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อทำงานร่วมกับคู่ค้าระหว่างประเทศ ทีมระยะไกล หรือลูกค้าที่อยู่ในประเทศอื่นๆ

หากต้องการใช้ฟีเจอร์ "กำหนดเวลาส่ง" เพียงเขียนอีเมลตามปกติ จากนั้นคลิกลูกศรถัดจากปุ่ม "ส่ง" แล้วเลือกตัวเลือก "กำหนดเวลาส่ง" เลือกวันที่และเวลาที่คุณต้องการส่งอีเมล จากนั้น Gmail จะจัดการส่วนที่เหลือเอง

การทำงานเป็นทีมด้วยการผสานรวม Google Workspace

Gmail for Business ทำงานร่วมกับแอปและบริการอื่นๆ ของ Google Workspace ได้อย่างราบรื่น เช่น Google ไดรฟ์, Google ปฏิทิน, Google เอกสาร และ Google Meet เพื่อให้การทำงานร่วมกันและประสิทธิภาพการทำงานของทีมง่ายขึ้น การผสานรวมเหล่านี้ทำให้คุณสามารถแชร์เอกสาร กำหนดการประชุม และทำงานในโครงการกับเพื่อนร่วมงานได้แบบเรียลไทม์ โดยไม่ต้องออกจากกล่องจดหมาย Gmail

โดยสรุป Gmail for Business ที่มี Google Workspace มีคุณลักษณะการทำงานร่วมกันและการมอบสิทธิ์ที่ช่วยให้จัดการอีเมลและทำงานในทีมได้ง่ายขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มผู้รับมอบสิทธิ์เพื่อจัดการกล่องจดหมาย ตั้งเวลาส่งอีเมลเพื่อทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานในเขตเวลาต่างๆ หรือการใช้ประโยชน์จากการผสานรวม Google Workspace เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีม Gmail สำหรับธุรกิจสามารถเปลี่ยนวิธีการทำงานร่วมกันและสื่อสารของคุณได้

 

การประชุมและการประชุมทางวิดีโอรวมกับ Gmail สำหรับธุรกิจ

สื่อสารโดยไม่ต้องออกจากกล่องจดหมาย

Gmail for Business กับ Google Workspace ทำให้การประชุมและการสื่อสารของทีมง่ายขึ้นด้วยการรวม Google Chat และ Google Meet เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้คุณแชท โทร และประชุมทางวิดีโอกับเพื่อนร่วมงานได้โดยไม่ต้องออกจากกล่องจดหมาย ด้วยการลดความซับซ้อนของการเปลี่ยนระหว่างอีเมล แชท และแฮงเอาท์วิดีโอ Gmail for Business จึงเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารและการทำงานร่วมกันภายในทีมของคุณ

หากต้องการตรวจสอบเวลาว่างของเพื่อนร่วมงานและเริ่มแชทหรือแฮงเอาท์วิดีโอ เพียงคลิกไอคอน Google Chat หรือ Google Meet ในแถบด้านข้างของ Gmail คุณยังสามารถกำหนดเวลาการประชุมและการประชุมทางวิดีโอได้โดยตรงจากกล่องจดหมายของคุณโดยใช้การรวม Google ปฏิทิน

จัดระเบียบและบันทึกการประชุมทางวิดีโอด้วย Google Meet

Google Meet ซึ่งเป็นเครื่องมือการประชุมทางวิดีโอของ Google Workspace ผสานรวมกับ Gmail สำหรับธุรกิจ ทำให้จัดระเบียบและเข้าร่วมการประชุมออนไลน์ได้ง่าย คุณสามารถสร้างและเข้าร่วมการประชุมทางวิดีโอจากกล่องจดหมาย Gmail ของคุณ แชร์งานนำเสนอและเอกสารกับผู้เข้าร่วม และแม้แต่บันทึกการประชุมเพื่อดูในภายหลัง

หากต้องการสร้างการประชุม Google Meet เพียงคลิกที่ไอคอน "การประชุมใหม่" ในแผงด้านข้างของ Gmail แล้วทำตามคำแนะนำบนหน้าจอ คุณยังสามารถกำหนดเวลาการประชุมและส่งคำเชิญถึงผู้เข้าร่วมได้โดยตรงจาก Google ปฏิทิน

ทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ระหว่างการประชุมทางวิดีโอ

การประชุมทางวิดีโอของ Google Meet ช่วยให้คุณทำงานร่วมกันได้แบบเรียลไทม์กับเพื่อนร่วมงาน ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใดก็ตาม ด้วยคุณสมบัติการแชร์หน้าจอและการนำเสนอ คุณสามารถนำเสนอเอกสาร สไลด์ และตัวช่วยด้านภาพอื่นๆ ในการประชุมออนไลน์ของคุณ ทำให้การสื่อสารและการตัดสินใจง่ายขึ้น

นอกจากนี้ การประชุมทางวิดีโอของ Google Meet ยังเสนอตัวเลือกการเข้าถึง เช่น การถอดความอัตโนมัติและการแปลตามเวลาจริง ทำให้การทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานที่พูดภาษาต่างๆ หรือมีความต้องการพิเศษในการเข้าถึงได้ง่ายขึ้น

สรุปแล้ว Gmail for Business ที่มี Google Workspace มีฟีเจอร์การประชุมและการประชุมทางวิดีโอขั้นสูงที่ช่วยให้การสื่อสารและการทำงานร่วมกันภายในทีมของคุณง่ายขึ้น การรวม Google Chat และ Google Meet เข้ากับกล่องจดหมายโดยตรง ทำให้การจัดและบันทึกการประชุมทางวิดีโอทำได้ง่ายขึ้น และนำเสนอเครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ Gmail for Business สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลขององค์กรของคุณได้อย่างมาก

ตัวเลือกพื้นที่เก็บข้อมูลและการจัดการเพิ่มเติมสำหรับ Gmail สำหรับธุรกิจ

รับพื้นที่จัดเก็บเพิ่มเติม

Google Workspace ช่วยให้ Gmail สำหรับธุรกิจมีพื้นที่เก็บข้อมูลมากขึ้นสำหรับอีเมลและไฟล์ของคุณ พื้นที่เก็บข้อมูลที่ใช้ได้ขึ้นอยู่กับแผนบริการ Google Workspace ที่คุณเลือก และอาจมีพื้นที่สูงสุดไม่จำกัดสำหรับข้อเสนอบางอย่าง ซึ่งหมายความว่าคุณจะไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการจัดการพื้นที่กล่องจดหมายของคุณ และสามารถจัดเก็บอีเมลและเอกสารสำคัญทั้งหมดของคุณโดยไม่ต้องกังวลว่าพื้นที่จะเต็ม

นอกจากนี้ พื้นที่เก็บข้อมูล Google Workspace ยังแชร์ระหว่าง Gmail และ Google ไดรฟ์ ทำให้คุณจัดการและจัดสรรพื้นที่ตามความต้องการทางธุรกิจได้ ซึ่งช่วยให้คุณมีความยืดหยุ่นในการจัดเก็บและเข้าถึงเอกสาร ไฟล์ และอีเมลจากตำแหน่งที่ตั้งส่วนกลางแห่งเดียว

จัดการพื้นที่เก็บข้อมูลไดรฟ์ของคุณ

เมื่อใช้ Google Workspace คุณจะเพิ่มหรือลดพื้นที่เก็บข้อมูลสำหรับอีเมลโดยเฉพาะเพื่อควบคุมพื้นที่เก็บข้อมูลในไดรฟ์ได้ดียิ่งขึ้น วิธีนี้ช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่ามีพื้นที่เพียงพอในการจัดเก็บไฟล์สำคัญทั้งหมดของคุณ ในขณะที่ยังคงรักษากล่องจดหมาย Gmail ที่มีการจัดระเบียบเป็นอย่างดี

หากต้องการจัดการพื้นที่เก็บข้อมูลในไดรฟ์ เพียงไปที่หน้า "การตั้งค่าพื้นที่เก็บข้อมูล" ของ Google Workspace ซึ่งคุณสามารถดูการใช้พื้นที่เก็บข้อมูลปัจจุบันและปรับขีดจำกัดให้เหมาะกับความต้องการของคุณได้

ใช้ประโยชน์จาก Google Workspace

การสมัครใช้บริการ Google Workspace มอบสิทธิประโยชน์มากมายสำหรับผู้ใช้ Gmail for Business ได้แก่:

บัญชี Gmail แบบไม่มีโฆษณาโดยใช้ชื่อโดเมนของบริษัทคุณ (เช่น julie@example.com)
ความเป็นเจ้าของบัญชีพนักงานของคุณ
การสนับสนุนตลอด 24/24 ทางโทรศัพท์ อีเมล หรือแชท
พื้นที่เก็บข้อมูล Gmail และ Google Drive ไม่จำกัด
การจัดการอุปกรณ์มือถือ
การควบคุมความปลอดภัยและการจัดการขั้นสูง
แผนบริการ Google Workspace เริ่มต้นที่ $6 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน ซึ่งเป็นโซลูชันราคาประหยัดสำหรับธุรกิจที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพการใช้ Gmail และรับประโยชน์จากคุณลักษณะเพิ่มเติม

โดยสรุป Gmail for Business ที่มี Google Workspace มีตัวเลือกพื้นที่เก็บข้อมูลและเครื่องมือการจัดการมากมาย ซึ่งช่วยให้คุณจัดการอีเมลและเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยการใช้ประโยชน์จากพื้นที่เก็บข้อมูลเพิ่มเติม การจัดการพื้นที่ไดรฟ์แบบรวมศูนย์ และประโยชน์มากมายของ Google Workspace ทำให้ Gmail for Business เป็นโซลูชันที่มีประสิทธิภาพและยืดหยุ่นสำหรับธุรกิจทุกขนาด