Matagal nang naging mahalagang kasangkapan ang email para sa mga komunikasyon sa negosyo, ngunit isang poll na isinagawa ng Sendmail. Ibinunyag na nagdulot ito ng tensyon, kalituhan o iba pang negatibong kahihinatnan para sa 64% ng mga propesyonal.
Kaya, paano mo maiiwasan ito sa iyong mga email? At paano maaari mong isulat ang mga email na nagbibigay ng nais na mga resulta? Sa artikulong ito, sinusuri namin ang mga diskarte na magagamit mo upang matiyak na ang iyong paggamit ng email ay malinaw, mabisa, at matagumpay.
Ang isang average na manggagawa sa opisina ay tumatanggap tungkol sa mga 80 na email sa isang araw. Sa ganitong dami ng mail, ang mga indibidwal na mensahe ay madaling malimutan. Sundin ang mga simpleng tuntunin upang ang iyong mga email ay napansin at ginagamit.
- Huwag makipag-usap nang labis sa pamamagitan ng email.
- Gumawa ng mahusay na paggamit ng mga bagay.
- Gumawa ng malinaw at maikling mensahe.
- Maging magalang.
- Suriin ang iyong tono.
- Reread.
Huwag makipag-usap nang labis sa pamamagitan ng email
Ang isa sa pinakamalaking pinagmumulan ng stress sa trabaho ay ang dami ng mga email na natatanggap ng mga tao. Kaya, bago ka magsimulang magsulat ng isang email, tanungin ang iyong sarili: "Kailangan ba talaga ito?"
Sa kontekstong ito, dapat mong gamitin ang telepono o instant messaging upang harapin ang mga tanong na malamang na maging paksa ng mga pabalik na talakayan. Gumamit ng tool sa pagpaplano ng komunikasyon at tukuyin ang pinakamahusay na mga channel para sa iba't ibang uri ng mga mensahe.
Sa tuwing posible, bigyan ang tao ng masamang balita. Nakakatulong ito sa iyo na makipag-ugnayan sa empatiya, pakikiramay at pag-unawa at kunin ang iyong sarili kung ang iyong mensahe ay mali na kinuha.
Gumawa ng mahusay na paggamit ng mga bagay
Ang isang ulo ng pahayagan ay gumagawa ng dalawang bagay: ito ay nakakakuha ng iyong pansin at nagbubuod sa artikulo upang makapagpasya ka kung babasahin ito o hindi. Ang linya ng paksa ng iyong email ay dapat gawin ang parehong.
Isang bagay ang bakanteng espasyo ay mas malamang na hindi mapapansin o tanggihan bilang "spam". Kaya palaging gumamit ng ilang napiling salita upang sabihin sa tatanggap kung tungkol saan ang email.
Maaaring gusto mong isama ang petsa sa linya ng paksa kung ang iyong mensahe ay bahagi ng isang regular na serye ng email, tulad ng isang lingguhang ulat ng proyekto. Para sa isang mensaheng nangangailangan ng tugon, maaari ka ring magsama ng call to action, gaya ng "Pakiusap bago ang Nobyembre 7."
Ang isang mahusay na pagkakasulat na linya ng paksa, tulad ng nasa ibaba, ay nagbibigay ng pinakamahalagang impormasyon nang hindi kinakailangang buksan ng tatanggap ang email. Nagsisilbi itong prompt na nagpapaalala sa mga tatanggap ng iyong pulong sa tuwing titingnan nila ang kanilang inbox.
| Hindi magandang halimbawa Magandang halimbawa |
|
| Paksa: pulong | Paksa: Pagpupulong sa proseso ng PASSERELLE - 09h ang 25 Pebrero 2018 |
Panatilihing malinaw at maikli ang mga mensahe
Ang mga email, tulad ng tradisyunal na mga liham ng negosyo, ay dapat na malinaw at maigsi. Panatilihing maikli at tumpak ang iyong mga pangungusap. Ang katawan ng email ay dapat direkta at nagbibigay-kaalaman, at naglalaman ng lahat ng may-katuturang impormasyon.
Hindi tulad ng tradisyonal na mga liham, ang pagpapadala ng maraming email ay hindi nagkakahalaga ng higit sa pagpapadala ng isa. Kaya kung kailangan mong makipag-ugnayan sa isang tao sa iba't ibang mga paksa, isaalang-alang ang pagsulat ng hiwalay na email para sa bawat isa. Nililinaw nito ang mensahe at pinahihintulutan ang iyong koresponden na tumugon sa isang paksa sa isang pagkakataon.
| Masamang halimbawa | Magandang halimbawa |
| Paksa: Mga pagbabago para sa ulat ng mga benta
Hi Michelin,
Salamat sa pagpapadala ng ulat na ito noong nakaraang linggo. Nabasa ko ito kahapon at naramdaman ko na ang Kabanata 2 ay nangangailangan ng mas tiyak na impormasyon tungkol sa aming mga numero ng benta. Sa tingin ko rin ay maaaring maging mas pormal ang tono.
Bilang karagdagan, nais kong ipaalam sa iyo na nag-iskedyul ako ng isang pulong ngayong Biyernes kasama ang departamento ng relasyon sa publiko sa bagong kampanya sa advertising. Siya ay 11:00 a.m. at nasa maliit na conference room.
Mangyaring ipaalam sa akin kung ikaw ay magagamit.
Salamat,
Camille |
Paksa: Mga pagbabago para sa ulat ng mga benta
Hi Michelin,
Salamat sa pagpapadala ng ulat na ito noong nakaraang linggo. Nabasa ko ito kahapon at naramdaman ko na ang Kabanata 2 ay nangangailangan ng mas tiyak na impormasyon tungkol sa aming mga numero ng benta.
Iniisip ko rin na ang tono ay maaaring maging mas pormal.
Maaari mo bang baguhin ito sa mga komento na ito?
Salamat sa iyong hirap!
Camille
(Nagpapadala si Camille ng isa pang email tungkol sa pulong ng PR.) |
Mahalagang magkaroon ng balanse dito. Hindi mo gustong bombahin ang isang tao ng mga email, at makatuwirang pagsamahin ang ilang nauugnay na punto sa isang post. Kapag nangyari ito, panatilihin itong simple gamit ang mga may bilang na talata o bullet point, at isaalang-alang ang "pagputol" ng impormasyon sa maliliit, maayos na mga yunit upang gawing mas madaling matunaw.
Tandaan din na sa magandang halimbawa sa itaas, tinukoy ni Camille kung ano ang gusto niyang gawin ni Michelin (sa kasong ito, baguhin ang ulat). Kung tutulungan mo ang mga tao na malaman kung ano ang gusto mo, mas malamang na ibigay nila ito sa iyo.
Maging magalang
Ang mga tao ay madalas na isipin na ang mga email ay maaaring maging mas pormal kaysa sa tradisyonal na mga titik. Ngunit ang mga mensaheng iyong ipinapadala ay isang pagmumuni-muni ng iyong sariling propesyonalismo, ang mga halaga at pansin sa detalye ay mahalaga, kaya kailangan ang isang tiyak na antas ng pormalidad.
Maliban kung may mabuting pakikitungo ka sa isang tao, iwasan ang impormal na pananalita, slang, jargon, at hindi naaangkop na mga pagdadaglat. Maaaring makatulong ang mga emoticon sa paglilinaw ng iyong intensyon, ngunit pinakamainam na gamitin lamang ang mga ito sa mga taong lubos mong kilala.
Isara ang iyong mensahe sa "Taos-puso," "Magandang araw / gabi sa iyo" o "Mabuti sa iyo," depende sa sitwasyon.
Maaaring piliin ng mga tatanggap na mag-print ng mga email at ibahagi ang mga ito sa iba, kaya laging maging magalang.
Suriin ang tono
Kapag nakikita namin ang mga tao nang harapan, ginagamit namin ang kanilang wika, mga vocal tone, at mga ekspresyon sa mukha upang suriin kung ano ang nararamdaman nila. Tinatanggal tayo ng e-mail ng impormasyong ito, na nangangahulugang hindi natin maaaring malaman kapag naunawaan ng mga tao ang ating mga mensahe.
Ang iyong pagpili ng mga salita, haba ng pangungusap, bantas, at capitalization ay madaling ma-misinterpret nang walang visual at auditory cues. Sa unang halimbawa sa ibaba, maaaring isipin ni Louise na si Yann ay bigo o galit, ngunit sa totoo lang, maganda ang kanyang pakiramdam.
| Masamang halimbawa | Magandang halimbawa |
| Louise,
Kailangan ko ang iyong ulat bago ang 17 p.m. ngayon o malalampasan ko ang aking deadline.
Yann |
Hi Louise,
Salamat sa iyong hirap sa ulat na ito. Puwede mo bang ibigay sa akin ang iyong bersyon bago ang mga oras ng 17, upang hindi ko mapalampas ang deadline ko?
Maraming salamat po
Yann |
Isipin ang "pakiramdam" ng iyong email sa damdamin. Kung ang iyong mga intensyon o emosyon ay maaaring hindi maunawaan, hanapin ang isang mas hindi maliwanag na paraan ng pagsasagawa ng iyong mga salita.
pagwawasto
Panghuli, bago i-click ang "Ipadala", maglaan ng ilang sandali upang suriin ang iyong email para sa anumang mga error sa spelling, grammar at bantas. Ang iyong mga email ay bahagi ng iyong propesyonal na imahe gaya ng mga damit na iyong isinusuot. Samakatuwid, ikinalulungkot na magpadala ng mensahe na naglalaman ng mga error sa serye.
Sa panahon ng pag-proofreading, pansinin ang haba ng iyong email. Ang mga tao ay mas malamang na magbasa ng maikli, maikakailang mga email kaysa sa matagal, hindi nakakapag-e-mail na mga email, kaya siguraduhing ang iyong mga email ay kasinghalaga hangga't maaari, nang hindi ibinubukod ang kinakailangang impormasyon.
Mga tala ng mga puntos
Karamihan sa atin ay gumugol ng isang magandang bahagi ng ating araw sa basahin at isulat ang mga email. Ngunit ang mga mensahe na ipinadala namin ay maaaring maging nakalilito para sa iba.
Upang magsulat ng mga epektibong email, tanungin ang iyong sarili kung dapat mo talagang gamitin ang channel na ito. Minsan maaaring mas mahusay na kunin ang telepono.
Gawin ang iyong mga email na maikli at tumpak. Ipadala lamang ang mga ito sa mga tao na talagang kailangang makita ang mga ito at malinaw na ipahiwatig kung ano ang gusto mo sa susunod na tatanggap.
Tandaan na ang iyong mga email ay salamin ng iyong propesyonalismo, iyong mga halaga at iyong atensyon sa detalye. Subukang isipin kung paano maaaring bigyang-kahulugan ng iba ang tono ng iyong mensahe. Maging magalang at palaging suriin kung ano ang iyong isinulat bago pindutin ang "ipadala".
