Hôm nay, email là cách tốt nhất để giao tiếp dễ dàng, tốc độ và hiệu quả. Đối với trao đổi chuyên nghiệp, đó là cách được sử dụng phổ biến nhất.
Để viết một thư chuyên nghiệpchúng ta phải tôn trọng các tiêu chí, mẹo và quy tắc nhất định mà chúng tôi sẽ cố gắng giải thích cho bạn trong suốt bài viết.
Ví dụ về kế hoạch viết cho một email chuyên nghiệp
Đôi khi thư có thể phức tạp để quản lý trong ngữ cảnh chuyên nghiệp. Kế hoạch để làm theo để viết một email chuyên nghiệp phải đưa vào xử lý của người nhận tất cả các yếu tố cần thiết được ngắn gọn và chính xác.
Để viết một email chuyên nghiệp, bạn có thể áp dụng kế hoạch sau:
- Một đối tượng rõ ràng và rõ ràng
- Công thức khiếu nại
- Một khởi đầu mà phải đặt bối cảnh của giao tiếp
- Một công thức lịch sự để kết luận
- Chữ ký
Chọn chủ đề của email chuyên nghiệp
Người ta ước tính rằng một chuyên gia có thể nhận được trung bình 100 email mỗi ngày. Do đó, bạn phải chọn chủ đề email của mình để khuyến khích họ mở nó. Để làm điều này, có các quy tắc cần tuân theo:
1-Viết một đối tượng ngắn
Để tăng tỷ lệ mở email của bạn, các chuyên gia khuyên bạn nên sử dụng chủ đề tối đa 50 ký tự.
Bạn chỉ có một không gian hạn chế để viết đối tượng của bạn, vì vậy bạn phải chọn một đối tượng cụ thể, trong khi sử dụng các động từ hành động liên quan đến nội dung email của bạn.
Nói chung, các đối tượng dài được đọc kém trên điện thoại thông minh, hiện đang ngày càng được các chuyên gia sử dụng để kiểm tra email của họ.
2-Tùy chỉnh chủ đề của email của bạn
Nếu có thể, bạn phải đề cập đến tên và tên của các liên hệ của bạn ở cấp đối tượng. Nó là một yếu tố có thể làm tăng tỷ lệ mở.
Bằng cách đặt các chi tiết của người nhận của bạn ở cấp độ chủ đề của email, anh ấy sẽ cảm thấy được đánh giá cao và được công nhận, điều này sẽ khuyến khích anh ấy mở và đọc email của bạn.
Phần thân email chuyên nghiệp
Để viết một email chuyên nghiệp, bạn nên viết rõ nội dung email của mình mà không rời khỏi chủ đề và tất cả dựa trên các tiêu chuẩn và phong cách nhất định.
Hãy cẩn thận để viết một email ngắn, với các câu ngắn gọn và chính xác sẽ mang đến sự thoải mái hơn cho người nhận của bạn.
Dưới đây là một số điều cần nhớ:
1-Sử dụng Phông chữ Cổ điển
Hầu hết các dịch vụ e-mail cho phép người dùng chọn phông chữ và kiểu của văn bản. Khi nói đến email doanh nghiệp, hãy chọn phông chữ cổ điển như "Times New Roman" hoặc "Arial".
Không nên sử dụng phông chữ trang trí.
Chúng tôi cũng khuyên bạn nên:
- Áp dụng kích thước phông chữ có thể đọc được
- Tránh in nghiêng, tô sáng hoặc tô màu
- Không viết tất cả văn bản bằng chữ in hoa
2-Viết một công thức gọi tốt
Đối với một email chuyên nghiệp, nó là thích hợp hơn như trên để địa chỉ người nhận theo tên, trong khi bao gồm các tiêu đề của sự lịch sự của người theo sau là tên cuối cùng của mình.
3-Giới thiệu bản thân trong đoạn đầu tiên
Nếu bạn đang viết thư cho ai đó lần đầu tiên (ví dụ như một khách hàng mới), điều rất quan trọng là hãy giới thiệu bản thân và giải thích ngắn gọn mục đích của thông điệp của bạn.
Bạn có thể cống hiến cho bản trình bày nhỏ này một hoặc hai câu.
4-Các thông tin quan trọng nhất trong ưu tiên
Sau khi trình bày của bạn, chúng tôi đi đến điểm quan trọng nhất.
Nó rất thú vị để trích dẫn các thông tin quan trọng nhất ở đầu email của bạn. Bạn sẽ tiết kiệm thời gian của người nhận bằng cách làm rõ ý định của bạn.
Bạn phải thu hút sự chú ý của phóng viên và đi thẳng vào vấn đề.
5-Sử dụng từ vựng chính thức
Vì bạn đang viết một email chuyên nghiệp, bạn phải tạo ấn tượng tốt.
Chúng tôi khuyên bạn nên viết câu hoàn chỉnh theo phong cách lịch sự.
Nó không được khuyến khích sử dụng:
- Từ lóng;
- Chữ viết tắt vô ích;
- Biểu tượng cảm xúc hoặc biểu tượng cảm xúc;
- Truyện cười;
- Tư ngư thô lô;
6-Thực hiện một kết luận thích hợp
Để hoàn thành một email, chúng ta phải suy nghĩ về chữ ký để sử dụng, các giai điệu để áp dụng, và các công thức lịch sự để lựa chọn.
Chúng ta phải ghi nhớ rằng giao tiếp chuyên nghiệp vẫn là một ngôn ngữ được mã hóa cao. Điều rất quan trọng là phải biết các quy tắc và chọn công thức phù hợp để sử dụng ở cuối email.
Công thức được sử dụng phải phù hợp với chất lượng của người nhận và bối cảnh của việc trao đổi.
Ví dụ: nếu bạn đang nói chuyện với người giám sát hoặc khách hàng, bạn có thể sử dụng "lời chào trân trọng", đó là cụm từ thích hợp nhất. Trong khi nếu đó là đồng nghiệp, chúng ta có thể kết thúc email của mình bằng câu nói "Chúc một ngày tốt lành!" "
Về chữ ký, bạn có thể đặt phần mềm email của mình để tự động chèn chữ ký được cá nhân hóa vào cuối email của chúng tôi.
Để có hiệu quả, chữ ký phải ngắn gọn:
- Không quá 4 dòng;
- Không quá 70 ký tự mỗi dòng;
- Nhập họ và tên của bạn, chức năng của bạn, tên công ty, địa chỉ trang web, số điện thoại và fax của bạn, và có thể là liên kết đến hồ sơ LinkedIn hoặc Viadeo của bạn;
Exemple :
Robert Holliday
Đại diện công ty Y
http: /www.votresite.com
Điện thoại. : 06 00 00 00 00 / Fax: 06 00 00 00 00
Di động: 06 00 00 00 00
Một số biểu hiện lịch sự:
- Chân thành ;
- Trân trọng ;
- Trân trọng;
- Trân trọng;
- Lời chào thân ái ;
- Trân trọng ;
- Của bạn,
- Rất vui được gặp lại bạn;
- Lời chào nồng nhiệt ...
Đối với những người mà chúng ta đặc biệt biết rõ, chúng ta có thể sử dụng các công thức thân mật như "xin chào", "tình bạn", "hẹn gặp lại" ...
Các ví dụ khác về công thức cổ điển:
- Xin hãy chấp nhận, thưa ông / bà, biểu hiện của cảm xúc khác biệt của tôi;
- Xin vui lòng chấp nhận, thưa ông / bà, lời chào thân ái của tôi;
- Xin trân trọng nhận lại, Thưa ông / Bà, lời chào trân trọng nhất;
- Xin trân trọng đón nhận, thưa Ông / Bà những tình cảm trân trọng và tận tụy;
- Xin vui lòng chấp nhận, thưa ông / bà, lời chào chân thành của tôi;
- Xin vui lòng chấp nhận, thưa ngài / thưa bà, biểu hiện của sự cân nhắc cao nhất của tôi;
- Bằng cách yêu cầu bạn chấp nhận lời chào trân trọng nhất của tôi;
- Cảm ơn bạn đã chú ý đến yêu cầu của tôi;
- Hãy chấp nhận, thưa ngài / thưa bà, sự bày tỏ lòng kính trọng sâu sắc của tôi;
- Trong khi chờ đợi đọc từ bạn, xin vui lòng chấp nhận, thưa ngài / bà, sự đảm bảo cho sự cân nhắc cao nhất của tôi;
- Với lời cảm ơn của tôi, tôi cầu xin bạn tìm thấy ở đây, thưa ông / bà, biểu hiện của cảm xúc đặc biệt của tôi;
7-Bao gồm các tệp đính kèm
Về tệp đính kèm, đừng quên thông báo cho người nhận bằng cách đề cập đến họ trong phần nội dung email của bạn với lịch sự.
Nó là rất thú vị để đề cập đến kích thước và số lượng các tập tin đính kèm gửi đến người nhận.
Tiêu điểm: Kim tự tháp ngược
Đối với cái gọi là phương pháp kim tự tháp ngược, nó bao gồm bắt đầu văn bản của email chuyên nghiệp của bạn với thông tin chính của tin nhắn của bạn và sau đó tiếp tục với các thông tin khác theo thứ tự giảm dần tầm quan trọng.
Nhưng tại sao lại áp dụng phương pháp này?
Thông thường câu đầu tiên đọc tốt hơn phần còn lại của tin nhắn. Nó phải hấp dẫn. Bằng cách áp dụng phương pháp kim tự tháp ngược, chúng ta có thể dễ dàng thu hút sự chú ý của người đọc và khiến họ muốn đọc hết email.
Theo như viết là có liên quan, nó được khuyến khích sử dụng tối đa bốn đoạn văn, từ 3 để 4 dòng mỗi, trong khi tập trung vào một ý tưởng cụ thể cho mỗi đoạn.
Nếu bạn muốn áp dụng phương pháp này, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng:
- câu tương đối ngắn;
- từ nối để liên kết các câu với nhau;
- một ngôn ngữ hiện tại và chuyên nghiệp.
NHẮC NHỞ
Như bạn đã hiểu, một email chuyên nghiệp không liên quan gì đến email được gửi cho bạn bè. Có những quy tắc phải được tuân theo đối với bức thư.
1-Cẩn thận đối xử với chủ đề
Như chúng tôi đã chỉ định rõ ràng, bạn phải viết chính xác trường chủ đề (hoặc chủ đề) của email chuyên nghiệp của bạn. Nó phải ngắn gọn và rõ ràng. Người nhận của bạn phải hiểu ngay nội dung email của bạn. Do đó, anh ta có thể quyết định mở nó ngay lập tức hay đọc nó sau đó.
2-Được lịch sự
Như bạn đã hiểu rõ, cần phải sử dụng các công thức chào hỏi và lịch sự trong ngữ cảnh.
Các công thức nên ngắn gọn và được lựa chọn rất tốt.
3-Sửa lỗi chính tả
Trước hết, bạn phải đọc lại email của mình và đảm bảo rằng bạn không quên bất kỳ thông tin cần thiết nào và tại sao không có ai đó đọc nó. Rất thú vị khi có ý kiến của một người khác.
Để sửa lỗi chính tả và ngữ pháp, chúng tôi khuyên bạn nên sao chép và dán e-mail của mình trên một trình xử lý văn bản và thực hiện kiểm tra tự động. Ngay cả khi phần mềm này không sửa tất cả các lỗi, nó có thể giúp bạn. Ngoài ra, bạn cũng có thể đầu tư vào phần mềm chỉnh sửa chuyên nghiệp.
4-Đăng email của bạn
Điều rất quan trọng là thêm chữ ký vào email chuyên nghiệp của bạn. Bạn phải tuân thủ các quy tắc được liệt kê ở trên để viết chữ ký chuyên nghiệp.
Bằng cách đề cập đến các thông tin khác nhau liên quan đến chức năng của bạn, công ty của bạn ... người nhận của bạn sẽ nhanh chóng hiểu được người mà anh ta đang xử lý.
5-Tùy chỉnh email của bạn
Nếu nó nói chung, thư ít có khả năng được đọc. Bạn phải làm cho người nhận cảm thấy rằng thư chỉ được gửi cho anh ta. Vì vậy, bạn phải tùy chỉnh đối tượng và chọn công thức để áp dụng để bắt đầu email của bạn.
Nếu đó là email nhóm, điều quan trọng là phải tạo các danh sách khác nhau theo đặc điểm của người nhận, sở thích của họ, sở thích của họ và vị trí của họ. Việc phân đoạn người nhận cho phép bạn tăng tỷ lệ mở email của mình.
6-Give muốn mở thư
Khi viết một email chuyên nghiệp, bạn phải luôn luôn làm cho người nhận muốn mở nó. Nói chung, đối tượng là yếu tố đầu tiên đẩy một phóng viên để mở email của bạn và đọc nó. Vì vậy, bạn phải cung cấp cho quan trọng hơn đối tượng của bạn, chữa lành nó và làm cho nó hấp dẫn nhất có thể.
Trong cùng một nghĩa, hai câu đầu tiên trong email của bạn sẽ làm cho người nhận muốn tiếp tục đọc. Bạn nên trích dẫn thông tin quan trọng nhất ở đầu email của mình và kích hoạt sự tò mò của phóng viên.
7-Tránh đối tượng lừa đảo
Bạn không bao giờ nên sử dụng một đối tượng gây hiểu nhầm để tăng tỷ lệ mở email của bạn.
Bạn nên biết rằng email của bạn truyền tải hình ảnh của bạn (hoặc của công ty của bạn) Vì vậy, nó là rất quan trọng để tránh các đối tượng khiêu khích và gây hiểu nhầm. Đối tượng phải tuân thủ nội dung email của bạn.
8-Đặt mình vào vị trí của người đọc
Sự đồng cảm là một yếu tố rất quan trọng cần tính đến. Bạn phải đặt mình vào vị trí của người nhận để viết đúng chủ đề của email và làm cho nó hấp dẫn. Bạn phải đặt mình vào vị trí của phóng viên và liệt kê một loạt câu hỏi mà anh ta có thể tự hỏi mình. Chính từ các phản hồi mà bạn có thể điều chỉnh tiêu đề email của mình.
9-Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp
Những địa chỉ cá nhân như cô gái đáng yêu @… hoặc quý ông @… tuyệt đối phải tránh. Trong bối cảnh quan hệ nghề nghiệp, chúng tôi không bao giờ tiếp xúc với người đối thoại bằng loại địa chỉ e-mail này.
Bạn nên sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp hoặc ít nhất địa chỉ cá nhân có tên và họ của bạn.
Email chuyên nghiệp yêu cầu thông tin rất tốt, từ vựng chính xác, văn bản súc tích, yêu cầu rõ ràng và chính tả không thể khắc phục. Bằng cách áp dụng các quy tắc, mẹo và lời khuyên mà chúng tôi vừa trích dẫn, bạn có thể viết một email hấp dẫn, ngay lập tức sẽ thu hút người nhận và khơi dậy sự quan tâm của anh ấy.
