Mẫu thư: yêu cầu hoàn trả chi phí chuyên môn

Thông tin chi tiết và thư mẫu miễn phí để hoàn trả chi phí nghề nghiệp của bạn. Tất cả chúng đều dành cho các nhiệm vụ là của bạn. Vì nhu cầu và hoạt động của Kinh doanh của bạn là trách nhiệm của mình. Luật lao động quy định, cho dù là khi xuất trình các giấy tờ chứng minh hay dưới hình thức trợ cấp cố định, bạn sẽ được hoàn trả số tiền bạn đã ứng trước. Tuy nhiên, quy trình điều trị đôi khi có thể trở nên đau đớn và tốn thời gian. Do đó, bạn phải tự sắp xếp và đảm bảo lấy lại tiền. Có rất ít khả năng người khác sẽ lo lắng về điều đó cho bạn.

Các loại chi phí kinh doanh khác nhau là gì?

Trong quá trình làm việc, thỉnh thoảng bạn có thể phải chịu phí chuyên môn. Đây là những khoản chi phí cần thiết mà bạn phải ứng trước trong quá trình thực hiện nhiệm vụ và có liên quan đến việc thực hiện hoạt động của bạn. Hầu hết các báo cáo chi phí này là trách nhiệm của công ty.

Cái gọi là chi phí chuyên môn có thể có nhiều khía cạnh khác nhau, trong đó quan trọng nhất là:

• Chi phí vận chuyển: khi đi máy bay, tàu hỏa, xe buýt, taxi để đi công tác hoặc đi họp chuyên môn;
• Chi phí tính theo dặm: nếu người lao động sử dụng xe riêng của mình để đi công tác (tính theo thang số dặm hoặc số đêm ở khách sạn);
• Chi phí ăn uống: cho bữa ăn trưa của doanh nghiệp;
• Chi phí di chuyển nghề nghiệp: liên quan đến việc thay đổi vị trí dẫn đến thay đổi nơi ở.

Ngoài ra còn có:

• Chi phí tài liệu,
• Chi phí trang phục,
• Chi phí chỗ ở
• Chi phí làm việc từ xa,
• Chi phí sử dụng các công cụ NTIC (công nghệ thông tin và truyền thông mới),

Việc hoàn trả chi phí nghiệp vụ được thực hiện như thế nào?

Bất kể bản chất của chi phí phát sinh là gì, các phương pháp hoàn trả chi phí có thể có hai hình thức. Họ được cung cấp trong hợp đồng lao động, hoặc họ là một phần của thông lệ trong công ty.

Thanh toán có thể được thực hiện bằng cách hoàn trả trực tiếp các chi phí thực tế, tức là tất cả các khoản thanh toán đã phát sinh. Những vấn đề này liên quan đến chi phí của việc làm từ xa, việc sử dụng các công cụ ICT, khả năng di chuyển chuyên nghiệp hoặc chi phí phát sinh của nhân viên được đưa ra nước ngoài. Do đó, người lao động chuyển các báo cáo chi phí khác nhau của mình cho người sử dụng lao động. Đảm bảo giữ chúng trong ít nhất ba năm.

Cũng có thể bạn sẽ được thanh toán tiền bồi thường theo tỷ lệ cố định không thường xuyên hoặc định kỳ. Phương pháp này được áp dụng cho các chi phí định kỳ, ví dụ, cho một đại lý thương mại. Trong trường hợp này, người sau không có nghĩa vụ biện minh cho chi phí của mình. Mức trần do cơ quan quản lý thuế quy định và thay đổi tùy theo tính chất của chi phí (ăn uống, vận chuyển, chỗ ở tạm thời, di dời, phụ cấp số dặm). Tuy nhiên, nếu vượt quá giới hạn, nhà tuyển dụng có thể yêu cầu bạn cung cấp các tài liệu hỗ trợ. Cần lưu ý rằng giám đốc công ty không được hưởng khoản phụ cấp cố định này.

Các quy trình yêu cầu hoàn trả chi phí chuyên môn

Theo nguyên tắc chung, chi phí nghiệp vụ của bạn sẽ được hoàn trả sau khi các tài liệu hỗ trợ đã được nộp cho bộ phận kế toán hoặc cho giám đốc nhân sự. Số dư thường sẽ xuất hiện trên phiếu thanh toán tiếp theo của bạn và số tiền sẽ được chuyển vào tài khoản của bạn.

Bạn có 3 năm tùy ý để cung cấp bằng chứng về các chi phí nghề nghiệp của bạn và do đó được hoàn trả. Sau thời hạn này, sếp của bạn không còn nghĩa vụ phải trả tiền cho họ. Nếu do nhầm lẫn hoặc do quên hoặc bất cứ lý do gì chúng tôi không trả lại tiền cho bạn. Tốt nhất là nên nhanh chóng can thiệp bằng cách gửi thư yêu cầu bồi hoàn cho doanh nghiệp của bạn.

Để giúp bạn, đây là hai mẫu thư để thực hiện yêu cầu của bạn. Dù bằng cách nào. Trên hết, hãy chắc chắn đính kèm các tài liệu hỗ trợ gốc và giữ bản sao cho chính bạn.

Ví dụ về một lá thư yêu cầu hoàn trả chi phí nghề nghiệp thông thường

Họ Tên nhân viên
địa chỉ
Mã Bưu Chính

Công ty… (Tên công ty)
địa chỉ
Mã Bưu Chính

                                                                                                                                                                                                                      (Thành phố), vào ... (Ngày),

Chủ đề: Yêu cầu hoàn trả chi phí nghiệp vụ

(Thưa ông), (Bà),

Sau các chi phí phát sinh trong nhiệm vụ cuối cùng của tôi. Và bây giờ tôi muốn được hưởng lợi từ việc hoàn trả các chi phí nghề nghiệp của tôi. Qua đây, tôi sẽ gửi cho bạn danh sách đầy đủ các khoản thanh toán của tôi theo quy trình.

Vì vậy, tôi đã thực hiện một chuyến đi từ _____ (nơi đi) đến _____ (nơi đến của chuyến công tác) từ ________ đến _____ (ngày đi) để tham dự một số hội nghị quan trọng cho sự phát triển của công ty chúng tôi. Tôi đã đi máy bay đến đó và trở lại trong chuyến đi của mình và thực hiện một số chuyến đi taxi.

Đối với những chi phí này được thêm vào khách sạn của tôi và chi phí ăn uống. Các tài liệu hỗ trợ chứng thực cho tất cả những đóng góp của tôi được đính kèm trong đơn đăng ký này.

Trong khi chờ phản hồi thuận lợi từ bạn, tôi xin được nhận, thưa Ngài, lời chào trân trọng.

 

                                                                        Chữ ký

Ví dụ về một lá thư yêu cầu hoàn trả chi phí chuyên môn trong trường hợp chủ lao động từ chối

Họ Tên nhân viên
địa chỉ
Mã Bưu Chính

Công ty… (Tên công ty)
địa chỉ
Mã Bưu Chính

                                                                                                                                                                                                                      (Thành phố), vào ... (Ngày),

 

Chủ đề: Đòi hoàn trả chi phí nghiệp vụ

 

Đức ông Le Directeur,

Như một phần của nhiệm vụ của tôi, tôi đã phải thực hiện một số chuyến công tác nước ngoài. Với tư cách là một nhân viên [chức năng], tôi đã đến [điểm đến] trong 4 ngày cho các nhiệm vụ cụ thể liên quan đến vị trí của tôi.

Được sự cho phép của quản lý trực tiếp, tôi đã đi du lịch bằng xe riêng của mình. Tôi đã đi tổng cộng [số] km. Khoản tiền này phải được cộng thêm chi phí ăn uống và vài đêm tại khách sạn, với tổng số tiền là [số tiền] euro.

Luật quy định những chi phí nghiệp vụ này công ty phải chịu. Tuy nhiên, mặc dù thực tế là tất cả các tài liệu hỗ trợ cần thiết đã được giao cho bộ phận kế toán khi tôi trở về, tôi vẫn chưa nhận được khoản thanh toán liên quan cho đến nay.

Đây là lý do tại sao tôi nhờ bạn can thiệp để tôi có thể được hoàn lại tiền trong thời gian sớm nhất. Bạn sẽ tìm thấy bản sao đính kèm của tất cả các hóa đơn chứng minh yêu cầu của tôi.

Trong khi cảm ơn trước sự giúp đỡ của bạn, tôi yêu cầu bạn tin tưởng, thưa Giám đốc, sự đảm bảo cho sự cân nhắc cao nhất của tôi.

 

                                                                       Chữ ký

Tải xuống “Ví dụ về thư yêu cầu hoàn trả chi phí nghề nghiệp thông thường”